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arquivologia fim da aula 1
Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo - Operações de arquivamento
Classificação
Depois que o estudo é concluído, o arquivista passa para essa etapa. Nela ocorre a determinação da entrada e das referências pela interpretação dos documentos. Loco, não é qualquer um que pode fazer isso. è uma atividade intelectual
Codificação
Ela reduz o tempo de ordenação e facilita o arquivamento e localização: o arquivista opõe, ou seja, inclui nos documentos os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado, usando: letras, números, letras e números e cores :
Estudo
É a leitura atenta de cada documento para verificar a entrada que deverá ser atribuída a ele, assim como verificar a existência de antecedentes e a necessidade de referências cruzadas
Ordenação
É a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação em escaninhos, pilhas ou classificadores, enquanto as fichas devem ser separadas por guia. A ordenação serve para agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. agiliza e racionaliza o trabalho de arquivamento. A ordenação é uma atividade intelectual
Inspeção
Consiste no exame do documento para verificar se ele realmente se destina ao arquivamento, se possui anexo e se a classificação atribuída será alterada ou mantida
Guarda de documentos
É o guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. O arquivamento é um operação física, ou seja, não é uma atividade intelectual
Inspeção - estudo - classificação - codificação - ordenação - guarda de documentos
Modelos de arquivos e tipos de pastas
Vertical: Os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo uma consulta rápida, sem necessidade de manipular ou remover outras fichas ou documentos
Horizontal: Os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, escaninhos ou estantes. esse tipo de arquivamento é muito usado para desenhos, mapas, plantas, assim como nos arquivos permanentes
O que diferencia os tipos de arquivamento é a posição em que as fichas e documentos estão dispostos e não a forma dos móveis, portanto, são dois tipos de arquivamento: horizontal e vertical
Material de consumo
Ficha - Retângulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, usado para o registro das informações
Guia divisória - Retângulo de cartão resistente que é usado para separar as partes ou seções dos arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade é facilitar a busca dos documentos e seu rearquivamento
É o que sofre desgaste a curto ou médio prazo. São as fichas, guias, pastas, tiras de inserção e outros
Projeção - é a parte superior, em destaque, da guia. Certamente você já viu uma ao usar uma pasta suspensa. Você também pode ver a projeção sendo chamada de Visor. Pode ser recortada no próprio cartão ou pode ser aplicada nele, sendo de celuloide ou de metal. A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela
Notação - É o que está escrito na projeção. A notação pode ser alfabética, numérica ou alfanumérica (A notação também pode ser aberta - indica apenas o início da seção) ou fechada - indica o início e fim da seção
Posição - é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode ser de metade da guia, um terço, um quarto ou um quinto. E por isso que a posição é denominada pelos nomes de primeira posição, segunda posição, terceira posição, quarta posição ou quinta
Função da guia
Em relação à sua função, a guia pode ser
Primária - indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo
Secundária - indica uma subdivisão da primária
Subsidiaria - indica uma subdivisão da secundária
especial - Indica a localização de um nome ou assunto de grande frequência
Para saber se a guia é primária, secundária, subsidiária ou especial deve olhar para sua notação (escrito na projeção)
Guia - Fora
Significado que não há uma pasta de arquivo. Pode ser um indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental para assinalar a sua remoção temporária
Para identificá-la. vem uma notação com a palavra FORA
Tira de inserção
É uma tira de papel gomado ou de cartolina picotada onde as notações sã escritas. Essas tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guais
Individual ou pessoal - Nela é guardada documento sobre determinado assunto ou pessoa, em ordem cronológica
Miscelânea - Onde são guardados documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e, dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica