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Arquivologia aula 0 (Elementos dos documentos (Gênero (Definição - Como é…

- - - - Esclarecem os assuntos visando fundamentar uma solução: parecer, relatório, voto
    - - registro de fatos e ocorrências, usando-se: atas, termo, auto de infração, apostila
    - - Diretamente ligados aos atos normativos, pois os atos de correspondência é que viabilizam a execução deles. - divulgação do ato normativo por meio de circular, carta, ofício, memorando, notificação, alvará, telegrama e edital
    - - Atos que comprovam os assentamentos, como as certidões, atestados e traslados
    - - Documentos relacionados a normatização das atividades, EX: Leis, decretos, estatutos, portarias
    - - Representados por acordo de vontade em que a administração federal, estadual ou municipal é uma das partes. EX: tratado, convênio, contrato
  - - - Formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas e perfis)
    - - Fotografias, gravuras, diapositivos, desenhos. São documentos de suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, com imagens fixas
    - - Documentos, manuscritos, impressos ou datilografados. (contratos, certidões, tabelas, correspondência, folhas de pagamento, atas, detre outros)
    - - Discos e fitas áudio magnéticas - com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos
    - - Filmes e fitas videomagnéticas - documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento
    - - Documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador, disquete, disco rígido, memória flash ou disco ótico
    - - Rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela - - - documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas
- - - - Arranjo
      - Descrição/publicação
      - Referência
      - Conservação
  - - - Expedição
        
        É fazer a movimentação de acordo com o destinatário. Expedição é sempre externa - Expedição = externo
        
        Rotinas que devem ser adotadas
        
        Receber a correspondência
        
        Verificar se não faltam folhas ou anexos
        
        Numerar e completar a data, no original e nas cópias
        
        Separar o original das cópias
        
        Expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT, malotes ou em mãos
        
        Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivamento, into é, ao arquivo propriamente dito
      - Arquivamento
        
        Ato de armazenar um documento em um mobiliário quando esse documento já não precisa mais ser consultado com tanta frequência
      - Protocolo
        
        Atividades de protocolo são desenvolvidas na fase de utilização do programa de gestão de documentos e não na fase de produção
        
        Conjunto de atividades que envolve o recebimento, registro/autuação, classificação, expedição/distribuição e controle/movimentação
      - Empréstimo e consulta
        
        Só podem ser emprestados aos setores que os produziram ou receberam (OBS: está no arquivo corrente) - salvo se autorizado
        
        Busca-se evitar lacunas no patrimônio arquivístico
        
        Quando um documento é retirado, utiliza-se a guia-fora para indicar que algum documento foi retirado e não foi devolvido
        
        Rotinas de empréstimo
        
        Atender às requisições oriundas dos vários órgãos
        
        Preencher em duas vias o formulário recibo de dossiê
        
        Colocar a segunda via no lugar da pasta retirada para empréstimo
        
        Preencher e encaminhar o formulário cobrança de dossiê quando a pasta não tiver sito restituída no prazo estipulado
        
        Arquivar a pasta e eliminar a segunda via do recibo
        
        Arquivar a primeira via assinada pelo requisitante no fichário de lembretes, em ordem cronológica para efeito de controle de prazos
        
        Apor o carimbo restituído na primeira via assinada pelo requisitante e devolvê-la
      - Destinação
        
        No arquivo corrente pode acontecer de 3 formas
        
        Recolhido diretamente ao arquivo permanente
        
        Eliminado imediatamente (de acordo com o trâmite permitido em lei)
        
        Transferido para o arquivo intermediário