Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Arhiivi füüsiline korrastamine (Pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga…
Arhiivi füüsiline korrastamine
Pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga dokumendid
Arhiiviväärtusega dokumendid
Dokumendid võetakse välja registraatoritest, kiirköitjatest või muust pikaajaliselt sobimatust ümbrisest.
Eemaldatakse: katkine, mittearhiivipüsivast materjalist ümbris, liigsed koopiad, mittearhiiviaines, metallkinnitid.
Puhastamine:
lehed kuivpuhastatakse tolmust, kasutades pintslit, kindaid, HEPa-filtriga tolmuimejat ning isikukaitsevahendeid
Parandamine:
Enne parandama hakkammist tuleb hinnata dokumentide olukorda- kahjustuse iseloomu ja ulatust. Parandada tuleb ainult nii palju kui vajalik ja nii vähe kui võimalik. Rebenenud lehti parandatakse tekstivabadelt väljadelt või lehe tekstivabalt pöördelt.
Kahjustatud lehtede töötlemine:
Enne tuleb konsulteerida Rahvusarhiiviga.
Dokumendid järjestatakse:
kronoloogiliselt, tähestikuliselt, temaatiliselt.
Lehtede
nummerdamine ei ole vajalik
Lehed
nummerdatakse grafiitpliiatsiga. Tühje lehti ei nummerdata.
Kinnituskirje lisamine:
ei ole vajalik.
Kinnituskirje lisamine
: Lehtede arv märgitakse säiliku lõppu lisatud nummerdamata paberilehele vormistatud kinnituskirje lehele.
Kinnituskirje peab sisaldama:
lehtede arvu sõnades ja numbris, kasutatud literaga ja vahele jäänud numbreid, kirje koostaja nime, allkirja, ja kirje koostamise kuupäeva.
Lehtede kinnitamine kaantsesse või mappi:
Lisatakse üks valge arhiivipüsiv paber säiliku ette ja teine säiliku lõppu ning kinnitatakse paeltega kaantesse või mappi.
Lehtede kinnitamine kaantesse või mappi:
Lisatakse üks arhiivipüsiv paber esilehe ette ja kinnituskirje leht säiliku lõppu ning kinnitatakse paeltega arhiivikaantesse või mappi.
Kinnitamiseks
ei tohi
kasutada plast- või metallklambreid.
Lahtiste lehtede paigutamine ümbrikusse või mappi
: kinnitamata lehed paigutatakse ümbrikusse või mappi.
Lahtiste lehtede paigutamine ümbrikusse või mappi:
Kuni 10-leheline säilik või kahjustunud paberist lehed paigutatakse arhiivipüsivast materjalist ümbrikusse või mappi kinnitamata kujul.
Säiliku tähistamine:
arhiivimoodustaja nimetus
struktuuriüksuse nimetus
sarja tähis
toimiku nr
pealkiri
piirdaatumid
Ümbrise valimine:
Horisontaalselt säilitatav karp või mapp.
Vertikaalselt säilitatav mapp või karp.
Ümbrise valimine:
Horisontaalselt säilitatav arhiivipüsivast materjalist arhiivikarp.
Säilikute paigutamine karpi
: Horisontaalselt säilitatavasse karpi jäetakse säilikute mugavamaks kasutamiseks vähemalt 2 cm ulatuses vaba ruumi.
Ümbrise tähistamine:
Ümbrisele märgitakse arhiivimoodustaja nimetus, struktuuriüksuse nimetus, sarja tähis, toimiku nr, piirdaatumid, karbi nr.
Säilikute paigutamine laudile:
vertikaalselt või horisontaalselt karbis samuti horisontaalselt või vertikaalselt karbis.
Säilikute paigutamine laudile
: horisontaalasendis säilitatavaid arhiivikarpe paigutatakse laudile kuni kolm karpi ülestikku.