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Arquivologia Fim aula 0 + aula 1 (Métodos de arquivamento (Básicos…

- - - - Classificação
        
        Protocolo analisa o documento para saber seu assunto. feito para que haja a correta classificação dos documentos de acordo com o plano de classificação da instituição
        
        Protocolo não abre os documentos confidenciais, reservados, particulares ou semelhantes
      - Expedição / distribuição
        
        Trata-se de enviar o documento ao seu destinatário - Expedição é externo e distribuição é interno
      - Registro e autuação
        
        Quando o protocolo insere os dados de determinado documento em um sistema (manual ou informatizado) e atribui um código de acompanhamento (faz o registro). Ele fornece dados de suas características fundamentais aos interessados
        
        Correspondências particulares não são registradas, apenas distribuídas
      - Controle da tramitação / movimentação
        
        Tramitação / movimentação = curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativo. Também chamado de movimentação ou trâmite
      - Recebimento
        
        recebimento de correspondências (ECT, Malotes, balcão)
- - - - Os seus textos estiverem reproduzidos em outros ou que tenham sido impressos em sua totalidade
      - Os originais estão conservados, suas cópias podem ser eliminadas
      - São apenas formais, como convites
      - Documentos obsoletos e que não tenham mais importância para a administração
- - - - Cronológico
        
        É importante a ordem numérica e a data.
        
        Vantagens - Mais sigiloso, menor chance de erros por ser mais fácil lidar com números do que com letras
        
        Desvantagens - Método indireto, exigindo duplicidade de pesquisa
      - Dígito-terminal
        
        Necessário em locais com grande volume de informações
        
        Documentos são numerados sequencialmente, mas os números são apresentados em 3 grupos de 2 dígitos (cada um) e são lidos da direita para a esquerda, formando pares
        
        Vantagens - redução de erros de arquivamento, rapidez na localização e arquivamento, expansão equilibrada do arquivo distribuído em 3 grandes grupos, possibilidade de divisão equitativa do trabalho entre os arquivistas
        
        Desvantagens - Leitura não convencional dos números, Disposição física dos documentos de acordo com o sistema utilizado na leitura
      - Simples
        
        Existe a atribuição de um numero para cada documento. E a partir daí é que eles são organizados
      - Método indireto
    - - Alfabético
        
        Enciclopédico
        
        Classificação será feita por grandes grupos, na forma de títulos. E esses títulos serão organizados alfabeticamente
        
        Dicionário
        
        Classificação ficará similar a um dicionário, por isso ele tem esse nome (basicamente, ordem alfabética)
      - Numérico
        
        Decimal
        
        Limitado
        
        Usa pontos para separar os números (1.1 - 1.2 / 1.3)
        
        Separa cada assunto em 10 classes, depois mais 10 subclasses e, a seguir, divisões, grupos, subgrupos, subseções e etc
        
        Unitermo ou indexação coordenada
        
        É a indexação por termos simples extraídos do documento. Também é conhecida como método unitermo
        
        Duplex
        
        Método de ordenação que tem por eixo a distribuição dos documentos em grandes classes por assunto, numeradas consecutivamente, que podem ser subdivididas em classes subordinadas mediante o uso de números justapostos com traços de união (Mistura do enciclopédico com números)
        
        Usa traços de união, um hífen para separar os números. Possui classe ilimitadas
    - - 1 Nome do estado, cidade e correspondente = quando o arquivo é organizado por estados, as capitais devem ser alfabetas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais
      - Nome da cidade, estado e correspondente - quando o arquivo é organizado por cidade e não o estado, seremos "tradicionais", ou seja, usar a ordem alfabética por cidades, sem privilégio para capitais
      - As melhores ordenações geográficas são:
        
        Nome da cidade, estado e correspondente
        
        Nome do estado, cidade e correspondente
      - Correspondência com outros países - Nesse caso, primeiro nessa ordem: 1 País, 2 Capital do País, 3 Correspondente, 4 As demais cidades serão alfabetizadas em ordem alfabética
      - Sistema direto - É o método mais usado quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a procedência ou local
      - Vantagens - direto e fácil de usar
      - Desvantagens - Exige duas classificações: local e nome do correspondente
    - - Desvantagem - se houver grande volume de documentos, aumenta a chance de erros
      - Vantagens - rápido, direto, fácil e barato
      - Marilene leite Paes, 13 regras:
        
        1 Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois, o prenome - em caso de sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome
        
        2 Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam
        
        3 Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo
        
        4 As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais (J. vieira - Vieira, J.)
        
        5 Os artigos e preposições, tais como o, de, da, e, um, uma não são considerados! (ver também a regra 9) (pedro de almeida - almeida, pedro de)
        
        6 Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como filho, júnior, neto, sobrinho são considerados parte integrante do ultimo sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética
        
        OBS: os graus de parentesco serão considerados na alfabetização quando servirem de elemento de distinção. Caso sobrenome e prenome sejam iguais, diferencia pelo sobrinho, neto e etc
        
        7 Os títulos não são considerados na alfabetização. São colocados após o nome completo, entre parênteses (Ministro Milton campos - Campos, Milton (ministro))
        
        8 Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, exceto nos casos de espanhóis e orientais (ver também regras 10 e 11 para entender melhor)
        
        9 As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser considerados. O mais comum é considerá-los como parte integrante do nome quando escritos com letra maiúscula
        
        10 Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai (atenção, pois foge à regra a qual estamos acostumados. (José de Oviedo y Banõs - Oviedo y Banõs, José)
        
        11 Os nomes orientais - japoneses, chineses e árabes - são registrados como se apresentam, ou seja, da mesma forma
        
        12 Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome (Estratégia concursos - Estratégia concursos --- The Library of Congress - Library of Congress (The))
        
        13 Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados - os números arábicos, romanos, ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses (II Conferência de pintura Moderna - Conferência de pintura Moderna (II))
      - Método direto, sem consulta a um índice auxiliar para localizar qualquer documento - elemento principal é o nome
  - - - Usa-se para arquivar nomes (também), sendo que a forma de classificação não é pela grafia e sim pela semelhança da pronúncia. Ou seja, a grafia pode ser diferente, o que vale é o som. Não utilizado no brasil
    - - Método obsoleto. No lugar dos números, usa-se a combinação de letras. As letras assumiram o papel de símbolos. A ideia do método era facilitar a localização dos arquivos, por, em tese, auxiliar na memorização por parte do arquivista
    - - Utilizado para arquivamento de nomes. Combina letras, cores e números. Um detalhe importante: é usa\do para arquivar nomes, mas deve-se evitar acumular pastas de sobrenomes iguais. Não utilizado nos arquivos brasileiros
    - - Ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes