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Técnicas de Análise de Processos (Técnicas (5W1H (What? O que?, Who? Quem?…
Técnicas de Análise de Processos
Etapas
1 - Objetivos
Objetivo Global
Metas Gerais de crescimentos da empresa para os próximos anos
Devem estar escrito no planejamento estratégico
Objetivos específicos
Definição dos objetivos de cada etapa do processo produtivo
Identificar metas de melhorias, menos erros, etc
2 - Saídas
Identificar as saídas do processo
Identificar o valor dessas saídas
3 - Perfil de Clientes
Conhecer o perfil do cliente
Adequar seu produto/serviço a esse perfil
Consolidar a confiança deles
4 - Entradas
Avaliar as entradas do processo para economizar e ver como está indo a qualidade
5 - Componentes
Identificar
Quem participa de cada estapa
Quem é essencial naquele sub processo
Podem ser participantes diretos ou indiretos
6 - Fornecedores
Cuidar de falhas na entrega, qualidade, outros
7 - Melhorias
Hora de avaliar o que realmente funciona bem e o que não funciona
benchmarking pode ajudar a avaliar
Identificação dos gargalos do processo
9 - Documentação
Documentar todo o trabalho realizado
Revisões devem ser periódicas
Relatório de todas as melhorias feitas para melhor visualizar
8 - Processo de Negócio e Handoff
identificação do Domínios do negócio
Técnicas
5W1H
What? O que?
Who? Quem?
When? Quando?
Why? Porque?
Where? Onde?
How? Como
O planejamento é a montagem de um plano com base nas respostas as perguntas abaixo
Matriz GUT
Objetivos
Priorizar a solução de problemas
Classificar por
Gravidade
Do problema
Urgência
De resolução
Tendência
De piora do problema
Passos
1 - Listar os problemas
2 - Classificar pelas 3 palavras
3 - Montar um ranking
4 - Identifique pontos fracos
5 - Elaborar planos de ação
Matriz BASICO
Priorização
Projetos
Problemas
Avaliar
Possibilidades
1 -
B
enefícios para a organização
2 -
A
brangência dos Resultados
3 -
S
atisfação interna
4 -
I
nvestimento necessário
5 -
C
liente externo - (Impacto)
6 -
O
peracionalização - (Facilidade)
Passos
1 - Listar e Classificar os Projetos
2 - Criar planos de Ação
3 - Analisar a visão geral dos projetos/problemas
BPM
Business Process Management
Objetivos
Sistematizar o processo de negócio
Mostrar como processos são executados
Erros
Falhas
Gargalos
Identificar melhorias
Melhorias contínuas
:warning:
Controlar
Métodos
Técnicas
Ferramentas
Análise
Publicação
Otimização
Controle
Benefícios
Transparência nos processos
Controle administrativo
Aumento de Produtividade
Padronização
Redução de custos
Identificação de desperdicios
Tempo
Material
Processos redundantes
Automação de Processos
Foco principal é a melhoria contínua e não a mudança de tudo de uma vez
BPMS
Softwares responsáveis por automatizar e dar informações sobre o andamento dos processos
Business Process Management Suites
Organograma Hierarquico
Demonstra a estrutura organizacional
Identifica as relações hierárquicas
Como funções se agrupam
Como unidades se vinculam
Não detalha os processos mas ajuda a identifica-los bem
Hierárquico Funcional
Monta a estrutura hierárquica
Principais atividades em cada parte
Facilita a identificação de macroprocessos
Não detalha os processos
Ajuda na relação e sequenciamento das atividades
Diagrama de Blocos
Representa graficamente a sequencia das atividades do processo
Circulos(início e fim)
Retangulo(Atividade)
Losango(Decisão, atividades que podem ir juntas)
Setas(Mostra o caminho)
Script do Processo
Descreve passo a passo o processo
Como um CheckList
Fluxogramas
Representado através de símbolos os processos
Representa
Operações
Funcionários
Documentação
Unidades Organizacionais
Tipos
Vertical
Horizontal
Administrativo
Global e Colunas
IDEF0
Descrever formalmente um processo
Criado nos anos 60
Usado quando for complexo o processo
Usa-se Retângulos
Entradas
Saídas
Controles
Mecanismos
Principais conceitos
Funçoes
Processos
Atividades
Handoffs
Passagem de 'Bastão'
Limite de um processo e início de outro
Processos Operacionais
Criado no dia a dia diferente dos processos estratégicos
Repetitivos
Processos Estratégicos
Pensado no crescimento da empresa, planejado para algum benefício
Desenhado pela alta direção