Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
บทที่ 5 การท างาน กับแฟ้มงานหลาย ๆ แฟ้มใน Microsoft Excel…
บทที่ 5 การท างาน กับแฟ้มงานหลาย ๆ
แฟ้มใน Microsoft Excel
การใช้เวิร์กบุ๊คร่วมกัน
เอกสารหรือไฟล์ข้อมูลต่าง ๆ ที่จัดเก็บลงไปในเวิร์กบุ๊ค บางครั้งอาจจ าเป็นต้องมีการน ามาใช้งานร่วมกันหลาย ๆ คน เช่น บริษัทหรือหน่วยงานทมีข้อมูลที่ต้องใช้ร่วมกันจ านวนมาก เพื่อลดความซ้ าซ้อนในการจัดเก็บและความถูกต้องของข้อมูลที่ตรงกัน ก็อาจมีการสร้างไฟล์ส่วนกลางเอาไว้ เพื่อน ามาแจกจ่ายหรือให้คนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเข้าไปเปิดดูหรือแก้ไขได้ แต่การใช้งานร่วมกันอาจมีปัญหาที่จะตามมากได้ เช่น คนที่ไม่เกี่ยวข้องแอบเปิดดูเอกสารลับหรือผู้ใช้หลาย ๆ คนแก้ไขข้อมูลทับกัน ท าให้เอกสารที่ใช้อาจไม่
ปลอดภัย
การป้องกันเวิร์กบุ๊ค
การป้องกันเวิร์กบุ๊คจะเป็นการป้องกันในลักษณะของโครงสร้าง และหน้าต่างการใช้งาน เพื่อไม่ให้มีการเพิ่ม ลบ ย้าย เปลี่ยนชื่อเวิร์กซีต ไม่ให้เรียกเวิร์กซีตที่ซ่อนไว้ออกมาดู หรือปรับเปลี่ยนลักษณะ
ของหน้าต่างงาน
การป้องกันเวิร์กบุ๊คมี 2 แบบ
Structure (โครงสร้าง) ป้องกันโครงสร้างของเวิร์กบุ๊ค เช่นห้ามแทรก ลบ หรือย้ายต าแหน่งเวิร์กซีต
Windows (หน้าต่าง) ป้องกันหน้าต่างเพื่อให้มีขนาดและต าแหน่งอยู่ในต าแหน่งเดิมทุกครั้งที่เปิดขึ้นมาใช้งาน
ตำแหน่งอยู่ในต าแหน่งเดิมทุกครั้งที่เปิดขึ้นมาใช้งาน
เปิดไฟล์เวิร์กบุ๊คที่จะสร้างการป้องกัน
เลือกค าสั่ง Review คลิกปุ่ม Protect Workbook และเลือก
Protect Structure and Windows
ใส่รหัสผ่านอีกครั้ง จากนั้น คลิกปุ่ม OK
ป้องกันเซลและเวิร์กชีต
ข้อมูลบางอย่างอาจต้องมีการใช้งานร่วมกันหลายคน การให้
สิทธิผู้อื่นใช้งานก็ต้องมีการป้องกันเนื้อหาไว้ก่อนเพื่อความปลอดภัย
ของข้อมูล เช่น เปิดใช้งานได้แต่แก้ไขไม่ได้ หรือแก้ไขได้บางจุด
ป้องกันการแก้ไขทั้งเวิร์กชีต
คลิกปุ่ม Protect Sheet (การป้องกันแผ่นงาน)
คลิกเลือก Protect Worksheet and contents of
locked cells (ป้องกันแผ่นงานและเนื้อหาในเซลล์ที่ถูกล๊อก)
ก าหนดรหัสผ่าน เพื่อใช้ยกเลิกการป้องกัน
คลิกเลือก หรือยกเลิก ให้มี
การเลือกเซลล์ที่ถูกล๊อค และเซลล์ที่ไม่ถูกล๊อคได้
ยกเลิกการป้องกันเวิร์กซีต
การยกเลิกการป้องกันเวิร์กซีต ท าได้โดยเลือกค าสั่ง Unprotect
Sheet (ยกเลิกการป้องกันแผ่นงาน) แล้วใส่รหัสผ่านที่ตั้งไว้อีกครั้ง
1คลิกปุ่ม Unprotect Sheet (ยกเลิกการป้องกันแผ่นงาน)
2กรอกรหัสผ่าน แล้วคลิก OK
การแชร์เวิร์กบุ๊ค (Share Workbook)
ข้อมูลในไฟล์เวิร์กบุ๊คบางไฟล์อาจต้องมีการใช้งานพร้อม ๆ กัน
หลายคน ซึ่งโดยปกติเมื่อเวิร์กบุ๊คใดหนึ่งถูกเปิดด้วยผู้ใช้คนแรกไปแล้วเมื่อผู้ใช้คนต่อไปมาเปิดไฟล์เดียวกันอีก Excel จะแจ้งเตือนว่ามี
คนเปิดไปแล้ว และคุณสามารถเปิดอ่านได้อย่างเดียว (Read only)หากไปแก้ไขอะไรเพิ่มเติมต้องบันทึกลงชื่อใหม่เท่านั้น แต่การท าแบบนี้จะก่อให้เกิดไฟล์ใหม่ขึ้นมามากมายจนผู้ใช้สับสนว่า ไฟล์ไหนเป็นเวอร์ชั่นล่าสุด
เปิดแชร์และติดตามการเปลี่ยนแปลง
สามารถเปิดแชร์ไฟล์ให้ใช้งานร่วมกัน และยังสามารถสร้างการ
ป้องกันด้วยการติดตามการเปลี่ยนแปลง โดยใช้ค าสั่ง Protect and
Workbook (การป้องกันและการใช้สมุดงานร่วมกัน) เพียงครั้งเดียว ซึ่งจะช่วยให้ติดตามตรวจสอบข้อมูลที่ถูกแก้ไขได้อย่างรัดกุมมากขึ้น
1เปิดไฟล์เวิร์กบุ๊ค
2คลิกปุ่ม Protect and share Workbook (การ
ป้องกันและการใช้สมุดร่วมกัน)
3คลิกเลือก Shareing With track changes
(ใช่ร่วมกัน และสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลง)
ติดตามการเปลี่ยนแปลงเวิร์กบุ๊ค
การติดตามการเปลี่ยนแปลงจะท าได้กับเวิร์กบุ๊คที่เปิดการแชร์
(Share Workbook) เพื่อให้ดูการแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่เกิดขึ้นในเวิร์กบุ๊คที่ใช้งานร่วมกันหลายคน โดยจะมองเห็นเป้นเครื่องหมาย
สามเหลี่ยมสีน้ าเงินหรืออื่น ๆ ตามจ านวนผู้ใช้ ที่เปิดแก้ไขเวิร์กบุ๊คนี้แสดงที่มุมบนซ้ายของเซล เน้นให้รู้ว่ามีการแก้ไขข้อมูลตรงไหน และโดย
ใครบ้าง
1เปิดไฟล์เวิร์กบุ๊คที่ต้องการเปิดการติดตาม
2คลิกเลือก Track changes (ติดตามการ
เปลี่ยนแปลง)
3คลิกเลือก Highlight Changes (เน้นสิ่งที่เปลี่ยนแปลง)
4คลิกเลือก Track changes while (ติดตาม
การเปลี่ยนแปลงขณะแก้ไข)
5เลือกการตรวจสอบ
6เลือกการแก้ไข
ไฟล์และความปลอดภัย
เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลที่ส าคัญ ๆ ควรตั้งค่าการป้องกัน
ไฟล์เวิร์กบุ๊คไว้บ้าง เช่น สร้างไฟล์ส ารองอัตโนมัติ ตั้งบันทึกการกู้คืน
เป็นต้น เผื่อเวลาเกิดปัญหาขึ้นมาจะได้มีไฟล์ส ารองมาใช้งานแทนได้
ดีกว่าข้อมูลหายไปทั้งหมด
ตั้งค่าบันทึกการกู้ไฟล์
1คลิกปุ่ม File แล้วคลิกปุ่ม Options
2คลิกแถบ Save
3คลิกเลือกSave AutoRecover(บันทึกข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัตทุก ๆ)และตั้งเวลาที่จะให้บันทึกทุก ๆ กี่นาท
สร้างไฟล์สำรองทุกครั้งที่บันทึก
คลิกปุ่ม File แล้วคลิกปุ่ม Save as (บันทึกเป็น)
คลิกปุ่ม Tools (ตัวเลือก) แล้วเลือก General Optional(ตัวเลือกทั่วไป)
แทรกข้อคิดเห็น (Comment)
1คลิกในเซลที่จะใส่ข้อคิดเห็น
3กรอกข้อความ
2คลิกปุ่ม New Comment (สร้างข้อคิดเห็น)