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GED (Partes Interessadas (João Carlo - Diretor Presidente, Julia Silva -…
GED
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Requisitos
Definir a ordem e/ou prioridade dos departamentos ou processos que estarão sendo incluídos no projeto
Coletar requisitos para iniciar o planejamento do projeto efetuando entrevistas, reuniões, workshops com as partes interessadas
Inventário do volume, qualidade e tipos de documentos existentes na Instituição
Tratamento, definição da chave de indexação e digitalização de todos os documentos físicos
Identificação e análise do fluxo das informações, hoje existentes
Utilização de uma metodologia, para o acompanhamento do tráfego e padronização das informações em todos os setores
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Premissas
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Disponibilidade de 2 horas semanais dos membros do projeto para posicionamento da situação, apontamento de dificuldades, sugestões de soluções e decisões futuras
O projeto deve ser acompanhado pelos seus membros que avaliarão cada fase, de acordo com os critérios definidos pelas regras de verificação das entregas estabelecidas pela equipe do projeto
Necessidades
Localizar e acompanhar o documento e/ou informação em todas as fases de forma rápida, segura, mantendo sua integridade, fazendo com que o conhecimento seja compartilhado, que os arquivos sejam armazenados de forma patronizada e que estejam integrados.
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Fase de Indexação
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Requisitos
Avaliação da dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento, ampliações fotográficas contemporâneas devem estar em bom estado de conservação
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Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo
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Instalação do Servidor
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Requisitos
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O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida
O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada
Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário
O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso
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Consultoria
Requisistos
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Será adotado o modelo SaaS modelo de negócio para softwares, denominado SaaS - Software as a Service ou Software como Serviço, o fornecedor do software se responsabilizará por toda a estrutura necessária para a disponibilização do sistema (servidores, conectividade, cuidados com segurança da informação) e o cliente utiliza o software via internet
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Instalação Web
Requisitos - Piloto I
Interface amigável: a substituição de um processo de trabalho tradicional por um sistema automatizado gera grande impacto na empresa. Muitos funcionários envolvidos não usam computador intensamente, por isso, uma interface amigável é essencial no ganho de produtividade
Integração com o ERP de maneira a permitir que os documentos estejam disponíveis não apenas para os usuários do ERP, mas a todos os profissionais da empresa
Desempenho em rede: além da compatibilidade com os sistemas operacionais e protocolos usados na empresa, deve-se avaliar a estabilidade do produto em condições normais de trabalho em rede
Com a transferência de boa parte das atividades para o computador, o baixo desempenho em rede pode comprometer todas as atividades relacionadas com o sistema
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