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GED (IMPLANTAÇÃO (PILOTO II (Mudanças (Abertura do "Query Change"…
GED
IMPLANTAÇÃO
INSTALAÇÃO
Hardware
Software
TREINAMENTO
Manuais
Operação do sistema pelo administrador
Operação do software: captura e digitação
Operação do sistema para usuários finais
Objetivo
Ensinar os usuários finais
Critério
Instruções necessárias para cada grupo
Participação do RH
Treinamento no local de trabalho
O tempo de treinamento é função do perfil do usuário
PILOTO II
Refazer os testes do Piloto I
Migração para o site do cliente
Reinstalação de todos os equipamentos
Definidas novas configurações de rede e permissão de acesso
Teste de funcionalidade e velocidade
Mudanças
Abertura do "Query Change"
Validar custos
Validar prazos
TESTES
Responsabilidades do revendedor
Planejamento
Definição do cronograma
Testes a executar
Hardware
Software
Estresses
Rede
Web
Aplicativo
Hardware
Questionário para aprovação
Qual o número máximo de transações possíveis?
Havendo degradação, como o sistema se comportará?
O sistema consegue atingir o objetivo?
ACOMPANHAMENTO
Analista à disposição
Custos a encargo da consultoria
Para todas as etapas manter um analista para aquisição de conhecimento
INSTALAÇÃO SERVIDOR
CARACTERÍSTICAS
Alta prioridade para documentos sensíveis
Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria
Gerenciamento do fluxo de papéis
Velocidade de transmissão
Permitir a definição de referências cruzadas
Recuperação de documento de um disco ´ptico
REQUISITOS
Software customizado e integrado nos aplicativos existentes
Integração com ERP e CRM
Software via intenet
Mapeamento dos processos
Políticas por parte do cliente
Segurança definida
Backup definida
Inventário e classificação dos documentos
DEFINIÇÕES
Definição dos níveis de acesso
Definição do perfil do usuário
Definição da política e do software de backup
Análise e implantação do fluxo dos documentos
Definição da política de mudança de fornecedor
Definição dos prazos de circulação
Definição dos prazos da tabela de temporalidade
Tipos de licença
INTEGRAÇÃO COM OUTROS SISTEMAS
Formatos proprietários
Custo
Flexibilidade
CONSULTORIA
DIGITALIZAÇÃO
ATIVIDADES PREDECESSORAS
Tratamento arquivístico
Seleção dos documentos
Identificação dos documentos
Organização dos documentos
CARACTERIZAÇÃO
Tipo de equipamento para captura
ESCÂNERES DE MESA (FLAT BED)
Folha simples
Ampliação fotográficas em bom estado
Tipos de documentos existentes
Quantificação dos documentos
Características físico-químicas de cada documento
OBRIGATORIEDADE
Realizar nas dependências da empresa
ACEITAÇÃO
Corresponder as definições pré-estabelecidas
Finalizado a fase de digitalização
Documentos presentes no servidor
Identificado corretamente
REQUISITOS
Classificar os documentos
Implantar o modelo SaaS
Responsabilizar o fornecedor por toda estrutura do software
Cliente utilizará via internet
Realizar inventário
DOCUMENTOS FÍSICOS
Pesquisar empresa terceirizada para arquivamento físico
Contratar empresa selecionada
Instituir CPAD (Comissão Permanente de Avaliação de Documentos)
INDEXAÇÃO
Examinar suporte original
Avaliar características físicas
Avaliar estado de conservação
Garantir a melhor fidelidade visual
ENCERRAMENTO
Controle de licença de uso
Intermediação: Melhor opção a selecionar segundo critério da consultoria
Contrato de um ano, após receber um Termo Aditivo de Contrato
Garantir a contratação antes do início do projeto
Termo de entrega
Necessidades
Assinatura e data
.
INSTALAÇÃO WEB
HARDWARE
PROCESSO DE ALERTA
Usuário Administrador
Comitê responsável envia resposta
Iniciado pelo próprio sistema
Enviar e-mail para todos usuários do comitê
Nome do documento
Número do documento
USUÁRIOS
Administrador de Centro de Administração
Administrador de documentos
Comitê variável
Comitê fixo
Leitor privado
ITENS OBRIGATÓRIOS
Data
Palavras-chaves
Tipos de acessos
Comentário adicional
QUESTIONAMENTOS PARA ACEITAÇÃO
Atinge objetivo?
Qual o número máximo de transações?
É necessário definição de ajustes de software e/ou software?
Havendo falhas, como o sistema se comportará?
PILOTO I
Elaboração de Mock-up
TESTES
Hardware
Software
Servidor
Estações clientes
Estresse
Web
Hardware de apoio
Rede
Aplicativo
ACEITAÇÃO
Aquisição e testes do sistema
Confirmação do gerente de TI
REQUISITOS
Espaço físico
Inventário
Classificação
Definição dos documentos físicos
Definição dos softwares
Análise de infraestrutura necessária
Estrutura e arquitetura de rede
Definição do tempo de resposta
Número de usuários
PRECIFICAÇÃO E COMPRA
Sistema de climatização
Sistema de segurança física
Impressoras
Sistema de backup
Computadores
Hardware p/ armazenagem física
Nobreaks
Servidores
Scanners