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Gestão Eletrônica de Documentos (INSTALAÇAO WEB (Requisitos (Realização de…
Gestão Eletrônica de Documentos
Consultoria
Separação de Documentos
Definir Empresa Especializada em Guarda Física do Documentos
Definir o Local de Armazenamento
Realizar o Tratamento Arquivístico
Classificar os Documentos
Indexação
Digitalização
Escâneres de Mesa
Documentos em Folha Simples
Definição da dimensão do documento
Não se aplica a documentos encaderandos
Necessidade de usar outro equipamento
Motivo
Custo
Prazo
Apresentar à comissão de gerenciamento de mudanças
Paramenrização
Perfis de usuário
Comitê fixo
Comitê variável
Redator
Administrador de documentos
Administrador de Centro de Administração
Leitor Privado
Campos obrigatórios
Data
Tipos de Acessos
Comentário adicional
Palavras chave
Treinamento
Utilizar equipamentos que suportem o software
Treinar pessoas indicadas sobre a nova ferramenta GED
Suporte
Realizar o acompanhamento
INSTALAÇAO WEB
Requisitos
Realização de testes de estresses e conexões de rede
Interface amigável
Desempenho em rede
aprovação das partes interessadas e patrocinadores
Integração com o ERP
Definir Hardware
Requisitos
Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados
Definição dos softwares necessários
Número de usuários que utilizarão o sistema
Área geográfica dos usuários relacionados
Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores
Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos
Definição do tempo de resposta do sistema
Tipos
Servidores de bancos de dados
Scanners
Estações de trabalho
Impressoras
Nobreaks
Hardware para armazenagem física
Sistemas de backup
Sistemas de climatização
Sistemas de segurança físcia
Piloto 1
Testes
Testes de estresses da rede
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Testes de estresses do aplicativo
Testes de estresse da web
Teste de software no servidor
e nas estações clientes
Apresentar e analisar os resultados
Hardware
Processo de alerta
Email contendo o número e o
nome do documento a ser
atualizado ou revisado
Análise de resultados
ENCERRAMENTO
Controle de licença de uso
Termo de entrega
Data e assinatura dos participantes
autorizando o encerramento do projeto
INSTALAÇÃO DO SERVIDOR
Definições
Prazos da tabela de temporalidade
Perfil dos usuários
Prazos de circulação
Níveis de acesso
Análise e implantação do fluxo de documentos no sistema
Política e do software de backup
Tipos de licença
Política de mudança do fornecedor
Características
Gerenciamento do fluxo de papeis
Documentos sensíveis ao tempo recebem prioridade alta
Velocidade de transmissão
Recuperar documentos de um disco óptico
Requisitos
Mapeamento de processor
O cliente deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos exigentes
O cliente deverá ter uma política de backup
O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso
O cliente deverá ter uma política de segurança já estabelecida
integração com ERP e CRM
Inventário de classificação dos documentos
exigentes a serem digitalizados
Integração com outros sistemas
Flexibilidade
A instituição contratante não arcará com custos adicionais caso softwares diferentes
Integração com o sistema ERP
Processamentos de dados
IMPLANTAÇÃO
Manual de utilização
do sistema
Manual para operação do sistema pelo adminsitrador
Manual para operação do software: Captura e digitação
Manual para operação do sistema para o usuário final
Treinamento
Ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema
Realizado no local de trabalho
Cada grupo de usuários deve receber instruções necessárias para assegurar conforto com o novo sistema GED
O tempo de treinamento necessário irá depender do perfil dos usuários
Participação do RH da instituição no planejamneto e administração os treinamentos
Instalação
Software
Hardware
Acompanhamento
Validação do sistema por parte do cliente
Disposição de um analista de sistema
Piloto 2
Reinstalação do equipamento
Novas configurações de rede e permissões de acessos
Migração para o site do cliente
Refazer os testes de funcionalidade e segurança
Validação dos testes do Piloto 1