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Implantação de uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED) (1. MAPEAMENTO…
Implantação de uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
1. MAPEAMENTO INICIAL
1.1 Separação da Documentação
1.2 Inventário e Classificação dos Documentos
1.3 Definição do Local de Armazenamento
1.4 Cotação em 3 Fornecedores Distintos
1.5 Definição e Contratação de Empresa Especializada em Guarda Física
1.6 Instituição de uma Constituição Permanente de Avaliação de Documentos
2. CONSULTORIA
2.1 Digitalização
2.1.3 indexação
2.1.3.1 Definição do Tipo de Equipamento para Digitalização
2.1.4 Definição dos Tipos e Quantidades de Arquivos no Acervo
2.1.2 Descrição
2.1.5 Definição das Características Físico-Químicas de Cada Tipo de Documento
2.1.1 Arranjo
2.1.6 Confirmação dos Documentos no Servidor Conforme sua Identificação
2.2 Parametrização
2.2.2 Definição do Usuário Redator
2.2.3 Definição do Usuário de Comitê Fixo
2.2.1 Definição do Usuário Leitor Privado
2.2.4 Definição do Usuário de Comitê Variável
2.2.5 Definição do Usuário Administrador de Documentos
2.2.6 Definição do Usuário Administrador do Centro de Administração
2.2.7 Definição da Data (automática)
2.2.8 Definição das Palavras Chaves e Comentários Adicionais aos Comentários
2.2.9 Tipo de Acesso (público ou privado)
3. INSTALAÇÂO
3.1 Instalação da Web
3.1.4 Piloto I
3.1.4.1 Elaboração do Mock-Up em Power Point
3.1.4.2 Aprovação do Mock-Up
3.1.5 Testes
3.1.5.2 Teste do GED no Servidor e nas Estações
3.1.5.3 Teste de Estresse do Aplicativo, da Rede e da Web
3.1.5.1 Teste do Hardware
3.1.3 Especificação do Hardware
3.1.6 Processo de Alerta
3.1.6.1 Alerta Via E-mail (revisões, obsolescências ou atualizações de documentos)
3.1.2 Definição de Software
3.1.7 Finalização da Instalação da Web por Meio de Decisão e Aprovação das Partes Interessadas e do Patrocinador da Aquisição do Hardware Especificado
3.1.1 Requisitos
3.1.1.2 Integração com o ERP
3.1.1.3 Desempenho de Rede
3.1.1.1 Interface Amigável
3.1.1.4 Realizações de Testes de Estresses e Conexão de Rede
3.2 Instalação do Servidor
3.2.2 Processos
3.2.2.4 Definição dos Perfis de Usuários
3.2.2.5 Definição dos Níveis de Acesso
3.2.2.3 Definição dos Prazos de Circulação e da Tabela de Temporalidade
3.2.2.6 Definição da Política e Software de Backup
3.2.2.2 Análise e Implantação do Fluxo dos Documentos no Sistema
3.2.2.7 Definição da Política de Mudança do Fornecedor
3.2.2.1 Definição do Tipo de Licença
3.2.3 Finalização
3.2.3.1 Confirmação que o Software Atende os Requisitos Citados nas Especificações
3.2.3.2 Aprovação do Gerente de T.I. Confirmando o Funcionamento Correto
3.2.1 Requisitos
3.2.1.2 O Cliente Deverá ter Uma Política de Segurança de Backup já Estabelecida
3.2.1.3 Mapeamento dos Processos,
dos Tipos de Documentos
3.2.1.1 Inventário e Classificação dos Documentos a Serem Digitalizados
3.2.1.4 Integração com ERP e CRM
4. IMPLANTAÇÃO
4.3 Treinamento
4.3.2 Disponibilização do Manual do Administrador
4.3.3 Disponibilização do Manual para a Utilização do Software
4.3.1 Disponibilização do Manual do Usuário Final
4.3.4 Disponibilização para Captura de Digitalização de Documentos
4.2 Instalação do Software nas Máquinas dos Funcionários
4.1 Instalação do Hardware
4.4 Piloto II
4.4.2 Reinstalação de todo o Equipamento
4.4.3 Novas Configurações de Rede
4.4.1 Migração para o Site do Cliente
4.4.4 Definição de Permissões de Acesso
ENCERRAMENTO
5.1 Controle de Licença de Uso
5.2 Execução do Termo de Aceite de Entrega