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GED (Gestão eletrônica de documentos) (INSTALAÇÃO WEB (REQUISITOS…
GED (Gestão eletrônica de documentos)
CONSULTORIA
REQUISITOS
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados;
Definir o modelo SaS (Software as a Service ) como moledo a ser utilizado
Definição do local de armazenamento;
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos;
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
DIGITALIZAÇÃO
Tratamento arquivístico;
INDEXAÇÃO (definição do equipamento de captura digital a ser utilizado)
Utilização dos Escâneres de mesa (flat bed)
REQUISITOS
Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados;
Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo.
Avaliação da dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento, ampliações fotográficas contemporâneas devem estar em bom estado de conservação;
PREMISSAS
Treinamento às pessoas envolvidas sobre a nova ferramenta de GED, assim como equipamentos que suportem o software para a execução das atividades.
CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO
Confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação.
Seleção, identificação e organização (arranjo, descrição e indexação)
Observar os tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação, além das características físico-químicas;
Critérios de aceitação
Verificar se todos os documentos selecionados constam no servidor conforme foi especificada sua identificação.
INSTALAÇÃO WEB
REQUISITOS
Desempenho em rede: além da compatibilidade com os sistemas operacionais e protocolos usados na empresa, deve-se avaliar a estabilidade do produto em condições normais de trabalho em rede.
Com a transferência de boa parte das atividades para o computador, o baixo desempenho em rede pode comprometer todas as atividades relacionadas com o sistema.
Integração com o ERP de maneira a permitir que os documentos estejam disponíveis não apenas para os usuários do ERP, mas a todos os profissionais da empresa.
Realização de testes de estresses e conexões de rede.
Interface amigável
CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO
Será considerada finalizada a fase requisitos após a decisão e aprovação das partes interessadas e do patrocinador da aquisição do hardware especificado.
HARDWARE
Pesquisa para a especificação e posterior aquisição do hardware.
Impressoras (Impressoras e Plotters – Quantidade e tipos).
Nobreaks.
Scanners (Quantidade e tipos).
Hardware para armazenagem física para os documentos que serão gerados e armazenados em forma de papel.
Servidores de bancos de dados (físico, virtual ou ambos), capacidades de armazenamento / processamento.
Sistemas de backup.
Estações de trabalho (computadores para a aplicação).
Sistema de climatização.
Sistemas de segurança física.
Requisitos
Área geográfica dos usuários relacionados no item três.
Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores.
Número de usuários que utilizarão o sistema.
Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos.
Definição dos softwares necessários.
Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados.
Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente, desta forma a responsabilidade pela arquitetura também é seu critério.
Premissas
Espaço físico disponível para estrutura de hardware.
Critérios de Aceitação
Será considerada finalizada a fase hardware após a aquisição e testes dos sistemas da instituição e de acordo do gerente da área de TI confirmando o funcionamento conforme especificado.
PILOTO I
TESTES
Testes de estresses da rede;
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos;
Testes de estresses do aplicativo;
Testes de estresses da Web.
Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes;
Hardware;
Critério de aceitação
Gerente de TI atestando a conformidade dos testes e todo evento corregido nesse primeiro piloto.
Análise de resultados
PARAMETRIZAÇÃO
PERFIS DOS USUÁRIOS
Usuário de Comitê Fixo
Usuário de Comitê Variável
Usuário Redator
Usuário Administrador de Documentos
Usuário Leitor Privado
Usuário Administrador de Centro de Administração.
CADASTRO DE DOCUMENTOS
CAMPOS OBRIGATÓRIOS
Palavra-chave;
Comentários adicionais;
Data;
Tipos de acesso.
Processos de alerta
Critérios de aceitação
Será considerada finalizada a fase quando todos os usuários forem cadastrados no sistema com seus respectivos perfil (feito testes com os usuários administrativos e no mínimo uma pessoa de cada setor com perfil de apenas leitura).
Suporte
Critérios de aceitação
Será considerado finalizado após testes e treinamento com os usuários que darão suporte ao sistema após a finalização da implantação e entrega do projeto pela consultoria.
INSTALAÇÃO DO SERVIDOR
REQUISITOS
Integração com ERP e CRM.
Definição dos tipos de licença;
O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes.
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema;
O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso.
Definição dos prazos de circulação;
Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário.
Definição dos prazos da tabela de temporalidade;
O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada.
Definição do perfil dos usuários;
O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida.
Definição dos níveis de acesso;
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados.
Definição da política e do software de backup;
Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados.
SOFTWARE
Características / funcionalidades
Velocidade de transmissão: uma página de 8,5 x 11 polegadas pode ser transferida do disco óptico para a estação do usuário numa rede em 2 a 3 segundos.
Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema.
Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos, ou seja, a pesquisa de um documento pode ser feita por nome, número de conta, palavra-chave ou outra combinação de descritores.
Gerenciamento do fluxo de papéis, as pessoas devem ser avisadas automaticamente sobre quando devem iniciar o próximo procedimento;
Recuperar documentos de um disco óptico enquanto o usuário acessa simultaneamente os dados relacionados a partir do computador da organização e, por meio de janelas, exibe as imagens e os dados.
Integração com outros sistemas
Critérios de aceitação
Será considerada finalizada a fase software após confirmação que o mesmo atende os requisitos citados na especificação e aprovado pelo gerente de TI confirmando o funcionamento correto.
Instalação
IMPLANTAÇÃO
Instalação
Consiste na instalação de hardware e software definidos para comportar e se trabalhar com o sistema de gerenciamento de documentos.
Critérios de aceitação
Será considerado finalizado após as instalações de sistemas e software necessários em 100% das máquinas (PCs) dos usuários de toda instituição que trabalhem direta ou indiretamente com o sistema GED.
Treinamento
Distribuição dos manuais de utilização do sistema.
Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos.
O tempo de treinamento necessário irá depender do perfil dos usuários em utilizar aplicações. É aconselhado montar grupos com até 10 usuários e que os participantes não sejam interrompidos durante o treinamento.
Deverá ser disponibilizado antes do inicio do treinamento o manual de utilização do sistema.
Cada grupo de usuários deve receber instruções necessárias para assegurar conforto com o novo sistema GED.
Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final.
Treinamento deve ser no local de trabalho.
Requer ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema conforme sua alçada.
Piloto II
Testes
Apresentação e análise dos resultados
Qual o número máximo de transações realmente possível?
Se a plataforma de execução se degradar, como o sistema se comportará?
O sistema consegue atingir o objetivo?
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos;
Testes de estresses do aplicativo;
Testes de estresses da Web.
Teste de software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no clientes;
Testes de estresses da rede;
Hardware
Critérios de aceitação
Na data final da entrega não houver nenhum incidente em aberto ou pendente por parte de usuários referente a algum problema com o sistema GED, ou incidência aberta recorrente ao mesmo problema ainda sem solução.
Critérios de aceitação
Será considerado finalizado após toda e qualquer incidência tenha sido regularizada, desde que seja de competência do projeto e não de problemas rotineiros ou pontuais com usuários ou máquinas fora da alçada de implantação ou sistema implantado referente ao projeto.
Acompanhamento
ENCERRAMENTO
Controle de Licença de uso
Termo de entrega