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Gestão Eletrônica de Documentos) (IMPLANTAÇÃO : (PILOTO II (Testes…
Gestão Eletrônica de Documentos)
CONSULTORIA
DIGITALIZAÇÃO
Realizar o tratamento arquivístico, seleção, identificação e a organização do material a ser arquivado
Definir o tipo de equipamento de captura digital a ser utilizado
Observar os tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação
Observar as características físico-químicas de cada tipo de documento
Realizar a digitalização nas instalações da instituição detentora do acervo documental
INDEXAÇÃO
Utilizar os Escâneres de mesa (flat bed) para captura digital
Garantir a dimensão do item documental
Garantir que a área de escaneamento e ampliações fotográficas em bom estado de conservação
Escanear somente os documentos planos em folha simples
REQUISITOS
Realizar inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados.
Definir do local de armazenamento
Definir e contratar empresa especializada para guarda física dos documentos
Instituir da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
TREINAMENTO
Realizar treinamento das pessoas indicadas na ferramenta de GED
Realizar treinamento das pessoas nos equipamentos que suportem o software
INSTALAÇÃO WEB
REQUISITOS
Interface amigável
Desempenho em rede
Compatibilidade com os sistemas operacionais
Compatibilidade com os protocolos usados na empresa
Estabilidade em condições normais de trabalho em rede
Realização de testes de estresses e conexões de rede
Integração de maneira a permitir que os documentos estejam disponíveis para todos os usuários
Aprovação
Partes interessadas
Patrocinador
HARDWARE
Realizar pesquisa para a especificação do hardware.
Componentes a ser adquiridos
Estações de trabalho
Servidores de bancos de dados
Scanners
Impressoras
Nobreaks
Sistemas de backup
Sistema de climatização
Sistemas de segurança física
Hardware para armazenagem física
Requisitos
Inventário, classificação e definição dos documentos
Definição dos softwares necessários
Número de usuários que utilizarão o sistema
Área geográfica dos usuários
Análise da infraestrutura física para instalação dos servidores
Estrutura e arquitetura que comporte o número de acessos
Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente
Aprovação
Gerente da área de TI
PILOTO I
Será montada na dependência da instituição
Testes a serem realizados
Hardware
software
Estresses do aplicativo
Estresses da rede
Estresses dos hardwares de apoio
Estresses da Web
Apresentação e análise dos resultados
Aprovação
Gerente da área de TI
PARAMETRIZAÇÕES
Perfis dos usuários
Usuário Leitor Privado
Usuário de Comitê Fixo
Usuário de Comitê Variável
Usuário Administrador de Documentos
Usuário Administrador de Centro de Administração
Campos obrigatórios
Data
Palavras chaves
Comentário Adicional
Tipo de acessos
Processo de Alerta
Emitir alerta via e-mail para todos os usuários (redatores) informando a necessidade de revisão do documento
O e-mail deverá conter o número e nome do documento a ser atualizado
Após a revisão, o usuário encaminha para comitê aprovador
O comitê deverá receber e-mail informando que há documento pendente de aprovação/reprovação
Critérios de Aceitação
Usuários cadastrados
Testes realizados
Suporte
Acompanhar toda implantação
Disponibilizar um técnico e um especialista para suporte
Critérios de Aceitação
Após testes e treinamento com os usuários
INSTALAÇÃO SERVIDOR
Integração com outros sistemas
Integração com o sistema de ERP da empresa
Flexibilidade
Custo de novas soluções por conta do cliente
Características / funcionalidades
Velocidade de transmissão
Gerenciamento do fluxo de papéis
Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria
Permitir a definição de referências cruzadas
Permitir recuperação dos documentos de um disco óptico
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
Integração com ERP e CRM
O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes
Possibilidade de utilização do software via internet
Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
Aprovação
Gerente da área de TI
IMPLANTAÇÃO :
PILOTO II
Realizar migração para o site do cliente
Realizar as configurações de rede feitas e as permissões de acessos
Testes
Hardware
Software
Estresses do aplicativo
Estresses da rede
Estresses dos hardwares de apoio
Estresses da Web
Apresentação e análise dos resultados
Gerente da área de TI
Gerente da área de TI
Instalação
Hardware e software
Critérios de Aceitação
Instalação em 100% das máquinas
Aprovação pelo Gerente da área de TI
Treinamento
Treinar os usuários finais nos mecanismos do sistema
Participação do RH no planejamento e administração dos treinamentos
Grupos com até 10 usuários
Treinamento deve ser no local de trabalho
Disponibilizar os seguintes manuais:
Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final
Manual para Operação do Sistema pelo Administrador
Manual para Operação do Software: captura e digitação
Acompanhamento
Disponibilizar um analista de sistema
Os custos de transporte, refeição e hospedagem do analista ficam a cargo da consultoria
Não deverá ser feitas modificações no sistema
Toda fase de acompanhamento deve ser seguida também por analista de suporte do cliente para aquisição do conhecimento
ENCERRAMENTO
Controle de Licença de uso
O trâmite da licença de uso do software será entre a instituição e a empresa que fornece o sistema
A consultoria apenas faz o levantamento e da a melhor opção para contratação
A consultoria não possui nenhuma alçada para decisão e contratação.
Contrato de prestação de serviços com validade de um ano
Termo de entrega
Termo de Aceite da Entrega
Necessário conter a data e assinatura dos participantes autorizando o encerramento do projeto