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PROJETO GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (FASE INSTALAÇÃO DO SERVIDOR…
PROJETO GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
FASE DE INICIAÇÃO
Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto
Conhecer o cronograma
Definir as fases
Instalação WEB
Instalação do servidor
Consultoria
Implantação
Mapeamento inicial / Estudo do Cenário atual
Encerramento
Conhecer o Gerente de Projetos
Jean Oliveira
Conhecer as premissas
O projeto deve ser acompanhado pelos seus membros que avaliarão cada fase, de acordo com os critérios definidos pelas regras de verificação das entregas estabelecidas pela equipe do projeto.
Disponibilidade de 2 horas semanais dos membros do projeto para posicionamento da situação, apontamento de dificuldades, sugestões de soluções e decisões futuras.
Disponibilidade de 2 horas diárias das áreas durante o levantamento.
Sensibilização dos setores para a importância da participação no projeto.
Conhecer os requisitos
Inventário do volume, qualidade e tipos de documentos existentes na instituição
Tratamento, definição da chave de indexação e digitalização de todos os documentos físicos
Coletar requisitos para iniciar o planejamento do projeto efetuando entrevistas, reuniões, workshops com as partes interessadas
Identificação e análise do fluxo das informações atualmente existentes
Definir a ordem e/ou prioridade dos departamentos ou processos que estarão sendo incluídos no projeto
Utilização de uma metodologia, para o acompanhamento do tráfego e padronização das informações em todos os setores
Conhecer as necessidades do negócio
Localizar e acompanhar o documento e/ou informação em todas as fases de forma rápida, segura, mantendo sua integridade , fazendo com que o conhecimento seja compartilhado, que os arquivos sejam armazenados de padronizada e que estejam integrados
Conhecer o orçamento
Será realizado através de recurso próprio
Conhecer os fatores críticos de sucesso
Servidor e harware compatíveis para o funcionamento do sistema
Conscientização dos usuários finais sobre a importância do sistema
Comunicação e colaboração de todos os membros do projeto
Apoio do executivos da instituição
Conhecer as restrições
O investimento não pode ser superior a R$ 4 milhões e o tempo de alocação dos participantes no projeto não poderá ser excedido há um ano.
Conhecer os objetivos do projeto
Realização da manutenção periódica de documentos e controles de prazos de validade automatizados pelo GED.
Facilitação de acesso pela internet/ intranet
Obtenção dos recursos de indexação de conteúdo, parâmetros de publicação e organização.
Facilidade na localização dos documentos gerenciados pelo GED dentro da estrutura de publicação
Conhecer as partes interessadas
Nome: Joaquim Ferreira; Área: TI; Cargo: Diretor de TI
Nome: Rainer Shumacher; Área: TI; Cargo: Engenheiro de Software
Nome: Julia Silva; Área: Diretoria; Cargo: Diretora Financeira
Nome: Karla Vasconcelos; Área: TI; Cargo: Engenheira de Hardware
Nome: João Carlo; Área: Diretoria; Cargo: Diretor Presidente
Nome: Joana Prado; Área: Engenharia; Cargo: Gerente de Engenharia
Nome: Jean Oliveira; Área: Consultoria; Cargo: Gerente de Projetos
Nome: Isabela Rocha; Área: Consultoria; Cargo: Analista Sênior
FASE DE CONSULTORIA
Requisitos para iniciar o projeto
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
Será adotado o modelo Saas de negócio para softwares, denominado Saas - Software as a Software como Serviço, o fornecedor do soft se responsabilizará por toda a estrutura necessária para a disposição do sistema
Definição do local de armazenamento
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos
Instituição da Comissão Permanente de avaliação de Documentos
Requisitos para o processo de Digitação
O processo de digitação deverá ser realizado, nas instalações da instituição detentora do acervo documental
Observar os tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação, além das características fisico-químicas de cada tipo de documento, para reduzir os riscos e a integridade física do original
Realização do tratamento arquivístico, a seleção, a identificação e a organização( arranjo, descrição e indexação)
Critérios de Aceitação
Confirmação dos documentos selecionados no servidor conforme especificada sua identificação
Requisitos para o processo de indexação
Caso aprovado pela mesa à consultoria deve seguir com os procedimentos propostos, caso seja recusado pela mesa, a consultoria deve reavaliar e retornar com outras alternativas e sugestões até que a mesa aprove
Considerando a dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento, são indicados para os documentos planos em folhas simples e ampliações fotográficas conteporâneas em bom estado de conservação
O equipamento a ser utilizado será o escâneres de mesa (Flat Bled)
A definição do equipamento de captura digital a ser utilizado só poderá ser realizada após o minucioso exame do suporte original, considerando suas caraterísticas físicas e estado de conservação, de forma a garantir aos representantes digitais a melhor fidelidade visual em relação aos documentos originais, e sem comprometer seu estado de conservação
Requisitos para o processo de escanemaneto
Avaliação da dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento, ampliações fotográficas conteporâneas devem estar em bom estado de conservação
Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados
Os documentos encadernados não utilizam o dispositivo de escaniar
FASE DE INSTALAÇÃO WEB
Requisitos da instalação
Interface amigável: a substituição de um processo de trabalho tradicional por um sistema automatizado gera grande impacto na empresa
Integração com o ERP de maneira a permitir que os documentos estejam disponíveis não apenas para os usuários do ERP, mas a todos os profissionais da empresa
Desempenho em rede: além da compatibilidade com os sistemas operacionais e protocolos usados na empresa, deve-se avaliar a estabilidade do produto em condições normais de trabalho em rede
Com a transferência de boa parte das atividades para o computador, o baixo desempenho em rede pode comprometer todas as atividades relacionadas com o sistema
Realização de testes de estresses e conexões de rede
Critérios de aceitação
Será considerada finalizada a fase requisitos após a decisão e aprovação das partes interessadas e do patrocinador da aquisição do hardware especificado.
Projeto Piloto 1
Testes
Hardware
Testes de estresses do aplicativo
Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes;
Testes de estresses da rede
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Testes de estresses da Web
Critérios de aceitação
Consideramos finalizada a fase após o de acordo do gerente de TI atestando a conformidade dos testes e todo evento corregido nesse primeiro piloto, sendo possível dar prosseguimento as outras fases do projeto
Parametrização
Toda parametrização de funcionamento do sistema assim como de usuários serão feitos pela consultoria e após a implantação será de responsabilidade da instituição. A consultoria ainda dará suporte pelo tempo determinado em contrato
Usuários e seus perfís
É definido pela própria instituição as pessoas para criação, atualização, revisão, administração de documentos, sendo que para visualização e pesquisa a parametrização é default para todos da empresa.
Requisitos
Será montada na dependência da instituição, uma estrutura similar de forma a possibilitar instalação de todas as ferramentas e realização de todos os testes (funcionalidades e velocidades)
A fim de evitar erros de definição de software e hardware, será elaborado um mock-up virtual, não funcional (uma apresentação em power point, com todas as telas e funcionalidades disponíveis no sistema)
O desenvolvimento do sistema, propriamente dito, dar-se-á somente após aprovação do mock-up por parte do cliente.
Processos de alerta
O processo de alerta é iniciado pelo próprio sistema na data prevista para o documento sofrer revisão, ou seja, o sistema dispara o processo através de e-mail, para todos os usuários que pertencem ao papel de redator na mesma área do documento. Este e-mail contem o número e nome do documento a ser atualizado, revisado ou tonar obsoleto. O usuário ao receber o alerta deve entrar no sistema para trabalhar no documento
Após a revisão, ou atualização, ou solicitação de tornar obsoleto, a usuário administrativo encaminha para comitê aprovador que é o comitê fixo e variável, aguarda parecer de sugestão de mudança ou aprovação para seguir o fluxo de publicação
As pessoas do comitê recebem também um e-mail informando que há documento pendente de aprovação/reprovação.
Critérios de aceitação
O processo de alerta é iniciado pelo próprio sistema na data prevista para o documento sofrer revisão, ou seja, o sistema dispara o processo através de e-mail, para todos os usuários que pertencem ao papel de redator na mesma área do documento. Este e-mail contem o número e nome do documento a ser atualizado, revisado ou tonar obsoleto. O usuário ao receber o alerta deve entrar no sistema para trabalhar no documento
Após a revisão, ou atualização, ou solicitação de tornar obsoleto, a usuário administrativo encaminha para comitê aprovador que é o comitê fixo e variável, aguarda parecer de sugestão de mudança ou aprovação para seguir o fluxo de publicação
As pessoas do comitê recebem também um e-mail informando que há documento pendente de aprovação/reprovação
Hardware
Premissas
Espaço físico disponível para estrutura de hardware.
Critérios de aceitação
Será considerada finalizada a fase hardware após a aquisição e testes dos sistemas da instituição e de acordo do gerente da área de TI confirmando o funcionamento conforme especificado.
Requisitos do Hardware
Definição dos softwares necessários.
Número de usuários que utilizarão o sistema.
Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados
Área geográfica dos usuários relacionados no item três.
Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores;
Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos.
Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente, desta forma a responsabilidade pela arquitetura também é seu critério.
Tipos de Hardware
Scanners (Quantidade e tipos)
Impressoras (Impressoras e Plotters – Quantidade e tipos)
Servidores de bancos de dados (físico, virtual ou ambos), capacidades de armazenamento / processamento
Nobreaks
stações de trabalho (computadores para a aplicação)
Hardware para armazenagem física para os documentos que serão gerados e armazenados em forma de papel
Sistemas de backup
Sistema de climatização
Suporte
A área de suporte deve acompanhar toda implantação e após a entrega do projeto um técnico da consultoria junto a um especialista da empresa (Help Desk) ficará disponível para dar suporte à operação
Critérios de aceitação
Será considerado finalizado após testes e treinamento com os usuários que darão suporte ao sistema após a finalização da implantação e entrega do projeto pela consultoria
FASE INSTALAÇÃO DO SERVIDOR
Características / Funcionalidades
Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos, ou seja, a pesquisa de um documento pode ser feita por nome, número de conta, palavra-chave ou outra combinação de descritores.
Recuperar documentos de um disco óptico enquanto o usuário acessa simultaneamente os dados relacionados a partir do computador da organização e, por meio de janelas, exibe as imagens e os dados.
Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento gerados para a revisão do andamento do trabalho
Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema
Gerenciamento do fluxo de papéis, as pessoas devem ser avisadas automaticamente sobre quando devem iniciar o próximo procedimento
Velocidade de transmissão: uma página de 8,5 x 11 polegadas pode ser transferida do disco óptico para a estação do usuário numa rede em 2 a 3 segundos.
Integração com os outros sistemas
Formatos proprietários: antes da transferência do acervo de documentos de uma empresa para o meio eletrônico, deve-se verificar a portabilidade dos arquivos gerados evitando formatos proprietários
Flexibilidade: No que diz respeito a fluxo de trabalho e grupos de projetos, a escolha de um software flexível reduzirá o custo da adaptação a pequenas mudanças nos processos da empresa.
Os sistemas de discos ópticos deverão fazer interface com outros sistemas eletrônicos, o processamento de dados e o fac-símile.
A instituição contratante não arcará com custos adicionais caso softwares diferentes dos descritos acima sejam necessários.
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida
O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada
Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário
O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso
O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes
Integração com ERP e CRM
Processos posteriores aos resultados das análises
Definição dos prazos de circulação
Definição dos prazos da tabela de temporalidade
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
Definição do perfil dos usuários
Definição dos tipos de licença
Definição dos níveis de acesso
Definição da política e do software de backup
Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados
Critérios de aceitação
Será considerada finalizada a fase software após confirmação que o mesmo atende os requisitos citados na especificação e aprovado pelo gerente de TI confirmando o funcionamento correto.
Software
Tendo em vista que o inventário dos documentos já tenha sido realizado, poderá ser realizada a definição do software que será utilizado
Com o inventário à disposição, inicia-se o processo de análise que consiste em classificar os tipos de documentos existentes, definir a forma legal e/ou ideal de armazená-los e o tempo de arquivamento, ou seja, a temporalidade do documento, baseados nas normas do CENADEM - Centro Nacional da Gestão da Informação e CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos.
Será adotado o modelo SaaS - Software as a Service ou Software como Serviço, o fornecedor do software se responsabiliza por toda a estrutura necessária para a disponibilização do sistema (servidores, conectividade, cuidados com segurança da informação) e o cliente utiliza o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso
Instalação
Instalação de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes e testá-lo é de responsabilidade do revendedor que executa essas atividades. Assim como o suporte e parametrizações no desenvolver do projeto.
Critérios de aceitação
Será considerada finalizada a fase de instalação quanto todos da instituição tiver acesso sistema de documentos implantado
FASE DE IMPLANTAÇÃO
Treinamento
O programa de treinamento deve ser baseado nos diferentes níveis de usuários e diferentes preocupações conforme Parametrizações
Requer ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema conforme sua alçada
Treinamento deve ser no local de trabalho
O tempo de treinamento necessário irá depender do perfil dos usuários em utilizar aplicações. É aconselhado montar grupos com até 10 usuários e que os participantes não sejam interrompidos durante o treinamento
Cada grupo de usuários deve receber instruções necessárias para assegurar conforto com o novo sistema GED
Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos
Deverá ser disponibilizado antes do inicio do treinamento o manual de utilização do sistema.
Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final
Manual para Operação do Sistema pelo Administrador
Manual para Operação do Software: captura e digitação
Critérios de aceitação
Neste item vamos considerar como finalizado após o termino de três entregas sendo que a primeira é o treinamento dos operadores de suporte, no qual tem a função de suprir necessidades da operação após a implantação; a segunda é o treinamento de usuários que efetivamente vão trabalhar no sistema GED como administrador, criador de documento, revisor, aprovador e o terceiro é o treinamento a usuários que utilizarão o sistema apenas para consulta de documentos
Os treinamentos devem ser feitos pela consultoria com pessoal de RH como multiplicadores á novos operadores após a implantação. A finaização ocorrerá em forma de documento assinado pelo gerente de RH.
Projeto piloto 2
Após validação da estrutura e validação dos primeiros testes, ocorrerá a migração para o site do cliente. Todo equipamento será reinstalado, as novas configurações de rede feitas e as permissões de acessos definidas. Com todo o sistema funcionando, serão refeitos os testes de funcionalidades e velocidade.
A consultoria não adicionará nenhuma funcionalidade solicitada por qualquer representante do site do cliente que não esteja na linha de base de escopo. Para toda e qualquer modificação, deverá ser aberto na base “Query change” uma solicitação de mudança, e validado seus custos e prazos adicionais (se houverem).
Instalação
Consiste na instalação de hardware e software definidos para comportar e se trabalhar com o sistema de gerenciamento de documentos
Critérios de aceitação
Será considerado finalizado após as instalações de sistemas e software necessários em 100% das máquinas (PCs) dos usuários de toda instituição que trabalhem direta ou indiretamente com o sistema GED
Testes
É de responsabilidade do revendedor, com a participação do usuário que executa essas atividades.
Planejamento das fases de testes e apresentação do cronograma para as áreas envolvidas
Deverão ser realizados testes de:
Hardware;
Teste de software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no clientes;
Testes de estresses do aplicativo;
Testes de estresses da rede;
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos;
Testes de estresses da Web.
Apresentação e análise dos resultados:
O sistema consegue atingir o objetivo?
Qual o número máximo de transações realmente possível?
Se a plataforma de execução se degradar (por exemplo, uma falha parcial de rede, falta de espaço em disco, etc.), como o sistema se comportará?
Critérios de Aceitação
Este item será considerado finalizado se na data final da entrega não houver nenhum incidente em aberto ou pendente por parte de usuários referente a algum problema com o sistema GED, ou incidência aberta recorrente ao mesmo problema ainda sem solução.
Acompanhamento
Após validação do sistema por parte do cliente, a consultoria colocará a disposição um analista de sistema para suportar os usuários (não serão feitas modificações no sistema – apenas auxilio na utilização das ferramentas)
Toda fase de acompanhamento deve ser seguida também por analista de suporte do cliente para aquisição do conhecimento.
Critérios de Aceitação
Será considerado finalizado após toda e qualquer incidência tenha sido regularizada, desde que seja de competência do projeto e não de problemas rotineiros ou pontuais com usuários ou máquinas fora da alçada de implantação ou sistema implantado referente ao projeto
FASE DE ENCERRAMENTO
Controle de licença de uso
Todo o tramite de licença de uso do software de gerenciamento de documentos será entre a instituição e a empresa que fornece o sistema. A consultoria apenas faz o levantamento e da a melhor opção para contratação, senso assim, intermediaria, não tento nenhuma alçada para decisão e contratação de fato
A área financeira da instituição, junto a área de TI vão conduzir esse tópico e devem garantir a contratação antes do início do projeto.
A empresa prestadora de serviços fez um contrato de prestação de serviços com validade de um ano. Após esse período para validar a licença de uso de software a empresa prestadora enviará um Termo Aditivo de Contrato com o índice de reajuste da mensalidade e a renovação da prestação de serviços
Termo de entrega
O Termo de Aceite da Entrega é o documento onde o Projeto é considerado finalizado em sua totalidade, com suas entregas conforme escopo e informações de questões em aberto (caso tenha) seu responsável e data de prevista para solução.
Esse documento deve conter a data e assinatura dos participantes autorizando o encerramento do projeto