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Gestão Eletrônica de Documentos - GED : (Consultoria :silhouettes:…
Gestão Eletrônica de Documentos - GED
:
Consultoria
:silhouettes:
Digitalização
processo de conversão dos documentos arquivísticos em formato digital.
Indexar
Escâneres
Flat Bed
Documentos planos em folha simples
Ampliações fotográficas contemporâneas em bom estado de conservação
Outros
Documentos encadernados
Local
Instalações da instituição detentora do acervo documental
Arranjo
Definir local de armazenamento
Definir modelo de software (SaaS)
Definir e contratar de empresa para guardar os documentos
Instituir Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
Treinar Pessoal
Inventário e Classificação
Descrição
Verificar tipo de documento
Quantificar tipos de documento
Averiguar características Físico-Químicas
Dimensionar do documento
Parametrizações
Implementar Perfis de Usuários
Leitor Privado
Redator
Comitê Fixo
Comitê Variável
Administrador de Documentos
Administrador de Centro de Administração
Cadastrar Documentos
Palavras-Chaves
Comentário Adicional
Tipos de Acesso
Público
Privado
Data
Suporte
Acompanhar Instalação
Help Desk
(suporte a operação após a entrega do proj)
Instalação Web
:earth_americas:
Requisitos
Decisão e Aprovação das Partes Interessadas e do Patrocinador
Realização de testes de estresses e conexões de rede
Bom desempenho da rede:
Estabilidade do produto em condições normais de trabalho em rede
Integração com o ERP
Interface amigável
Hardware
Requisitos
Inventário e Classificação dos documentos
Definição dos softwares necessários
Mapear usuários
Área geográfica dos usuários
Número de usuários
Analisar Infraestrutura
Estrutura e Arquitetura de rede compatíveis aos acessos
Definir tempo de resposta
Estrutura Física
Montar Estações de Trabalhos
Instalar Sistemas de segurança física
Instalar Sistemas de Climatização
Preparar Hardware para armazenagem física de documentos
Equipamentos
Comprar Scanners
Comprar Impressoras
Comprar Nobreaks
Estrutura do Sistema
Contratar Servidores de bancos de dados
Instalar Sistemas de back up
Aprovação
Confirmar Aquisição dos sistemas
Testar Sistemas
Confirmar funcionamento (Gerente de TI)
Piloto I
Montar de Estrutura
(dependências da instituição)
Testes
Testar Hardware
Testar Software
Testar Estresses de Aplicativo
Testar Estresses de Hardware de Apoio
Testar Estresses de Rede
Testar Estresses da Web
Elaborar de Mock-up
Aprovar mock-up (cliente)
Apresentar e Analisar Resultados
Criar
Processos de Alerta
(por e-mail)
Alerta aos Usuários Redatores (c/ nº e nome do doc)
Atualizar, ou
Revisar, ou
Tornar Obsoleto
Alerta aos Usuários Administrativo
Encaminhamento ao Comitê Aprovador
(Usuários Comitê Fixo e Variável)
Aguardar sugestão de mudança ou aprovação
Alerta aos Usuários Comitê Fixo e Váriavel sobre pendência de avaliação
Instalação Servidor
:warning:
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos
Verificação de política de segurança
Verificação de política de backup
Mapeamento dos processos e tipos de documentos
Pagamento por serviço via internet
Sistema customizado e integrado
Integração ERP e CRM
Software
Processos de Análise e Definições
Definir tipos de licença
Analisar e implementar do fluxo dos documentos no sistema
Definir prazos de circulação
Definir prazos da tabela de temporalidade
Definir perfil de usuários
Definir níveis de acesso
Definir Política e do software de backup
Definir Política de mudança de fornecedor
Características/Funcionalidades
Velocidade de Transmissão:
O tempo de transferência de uma página do tamanho Carta do disco óptico para a estação do usuário deve ser entre 2 e 3 segundos
Gerenciamento do Fluxo de papéis:
aviso de automático indicando o próximo passo do usuário
Permissão de definição de referências cruzadas de documentos:
pesquisa de documento pode ser feita por nome, número de conta, palavra-chave ou outra combinação
Revisão do Andamento de Trabalho:
Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria e Relatórios de gerenciamento gerados
Recuperação de Documento simultânea
Integrar Sistemas
Discos Ópticos
Interface com outros sistemas eletrônicos
Interface com o processamento de dados
Interface com Fac-Símile
Sistema ERP
Escolha de software flexível
Verificação de portabilidade de arquivos
Aprovação
Verificar atendimento aos Requisitos
Aprovar software (Gerente de TI)
Instalação
(responsabilidade do revendedor)
Instalar software
Servidor
Estações Clientes
Teste
Suporte
Parametrizações
Aprovação
Garantir acesso dos documentos implantados a todos da instituição
Implantação
:check:
Treinamento
Treinamento de Pessoal
Treinar operadores de suporte
Treinar administradores, criadores de documento, revisores e aprovadores
Treinar usuários finais
Requisitos
instruções devem ser adequadas a cada usuário assegurando conforto com novo sistema GED.
realizar treinamentos por grupos (até 10 participantes)
RH deve ser envolvido nos treinamentos
treinamento realizado no local de trabalho
Disponibilização de Manual de utilização do sistema
Finalização
Documentar treinamentos
Instalação
Instalar Hardware
Instalar Software
Piloto II
Testes
Testar Hardware
Testar Software
Testar Estresses de Aplicativo
Testar Estresses de Hardware de Apoio
Testar Estresses de Rede
Testar Estresses da Web
Migração para o Site do cliente
Reinstalar Equipamentos
Realizar novas configurações de redes
Definir das permissões de acessos
Testar de Funcionalidade e Velocidade
Query Change
(ver comentário)
Aprovar
Prazos Adicionais
Custos Adicionais
Apresentar Análise dos Resultados
Número máximo de transações
O sistema consegue atingir o objetivo
Procedimento em caso de degradação
Acompanhamento
Analista de sistema
Analista de suporte do cliente
Encerramento
:checkered_flag:
Controle de Licença de uso
Termo de Entrega
Termo de Aceite da Entrega