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Gestão Eletrônica de Documentos (IMPLANTAÇÃO (TESTES (Apresentação e…
Gestão Eletrônica de Documentos
CONSULTORIA
Separar a documentação a ser digitalizada
Digitalizar no próprio ambiente da instituição
REQUISITOS
Fazer inventário dos documentos existentes a serem digitalizados
Classificar documentos existentes a serem digitalizados
Adotar o modelo SaaS (Software as a Service ou Software como Serviço)
Definir local de armazenamento
Definir e contratar a empresa especializada em guarda física dos documentos
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
DIGITALIZAÇÃO
Realizar tratamento arquivístico
Realizar seleção
Realizar a identificação e a organização (arranjo, descrição e indexação)
Observar os tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação
Observar as características físico-químicas de cada tipo de documento, para reduzir os riscos e a integridade física do original.
CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO
Confirmar que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação.
INDEXAÇÃO
ESCÂNERES DE MESA (FLAT BED)
Garantir aos representantes digitais a melhor fidelidade visual
Considerar suas características físicas e estado de conservação
REQUISITOS
Avaliar a dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento, ampliações fotográficas contemporâneas devem estar em bom estado de conservação.
Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo.
Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados.
PREMISSAS
Treinar às pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED, assim como equipamentos que suportem o software para a execução das atividades.
CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO
Confirmar que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação
INSTALAÇÃO WEB
REQUISITOS
Realizar testes de estresses e conexões de rede.
Avaliar a estabilidade do produto em condições normais de trabalho em rede (desempenho em rede)
Integrar o ERP de maneira a permitir que os documentos estejam disponíveis não apenas para os usuários do ERP, mas a todos os profissionais da empresa
Interface amigável
CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO
Será considerada finalizada a fase requisitos após a decisão e aprovação das partes interessadas e do patrocinador da aquisição do hardware especificado.
HARDWARE
Estações de trabalho (computadores para a aplicação)
Servidores de bancos de dados (físico, virtual ou ambos), capacidades de armazenamento / processamento
Scanners (Quantidade e tipos)
Impressoras (Impressoras e Plotters – Quantidade e tipos)
Nobreaks
Hardware para armazenagem física para os documentos que serão gerados e armazenados em forma de papel
Sistemas de backup;
Sistema de climatização;
Sistemas de segurança física
REQUISITOS
Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados
Definição dos softwares necessários
Número de usuários que utilizarão o sistema
Área geográfica dos usuários relacionados no item três
Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores
Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos.
Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente, desta forma a responsabilidade pela arquitetura também é seu critério
PREMISSAS
Espaço físico disponível para estrutura de hardware
Estão inclusos no projeto: Seis (6) Servidores, sendo que três (3) serão virtuais e três (3) serão físicos
CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO
Será considerada finalizada a fase hardware após a aquisição e testes dos sistemas da instituição e de acordo do gerente da área de TI confirmando o funcionamento conforme especificado
AQUISIÇÃO E OU DEFINIÇÃO
Estações de trabalho (computadores para a aplicação);
Servidores de bancos de dados (físico, virtual ou ambos), capacidades de armazenamento / processamento;
Scanners (Quantidade e tipos);
Impressoras (Impressoras e Plotters – Quantidade e tipos);
Nobreaks;
Hardware para armazenagem física para os documentos que serão gerados e armazenados em forma de papel;
Sistemas de backup;
Sistema de climatização;
Sistemas de segurança física;
PILOTO
I
ELABORAR MOCK-UP VIRTUAL
Desenvolver sistema, propriamente dito, somente após aprovação do mock-up por parte do cliente.
MONTAR NA DEPENDÊNCIA DA INSTITUIÇÃO UMA ESTRUTURA SIMILAR
Realizar todos os testes (funcionalidades e velocidades).
Instalar todas as ferramentas
TESTES
PLANEJAR FASES DE TESTES
Apresentar o cronograma para as áreas envolvidas
Executar testes com a participação do usuário que executa essas atividades
TIPOS DE TESTES
Testar software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes
Testar estresses do aplicativo
Testar hardware
Testar estresses da rede
Testar estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Testar estresses da Web.
APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS
Se necessário, definir ajustes de software e/ou hardware
Falha na plataforma de execução, como o sistema se comportará?
Máximas transações realmente possível ?
Atingiu o objetivo ?
CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO
Gerente de TI atestar conformidade dos testes e todo evento corrigido
PARAMETRIZAÇÕES
CONSULTORIA PARAMETRIZAR O FUNCIONAMENTO DO SISTEMA ASSIM COMO DE USUÁRIOS
USUÁRIOS
Atualizar documentos
Revisar documentos
Criar documentos
Administrar documentos
Pesquisar documentos (todos da empresa)
Visualizar documentos (todos da empresa)
PERFIS DE USUÁRIOS
Usuário de comitê fixo
Usuário de comitê variável
Usuário redator
Usuário administrador de documentos
Usuário administrador de centro de administração
Usuário leitor privado
CADASTRO DE DOCUMENTOS
CAMPOS OBRIGAÓRIOS
Palavras chaves
Data
Tipo de acessos
Comentário adicional
PROCESSO DE ALERTA
ALERTA AUTOMÁRICO NA DATA PREVISTA PARA SOFRER REVISÃO
Disparar o processo através de e-mail
Conter número do documento
Conter nome do documento
USUÁRIOS QUE PERTENCEM AO PAPEL DE REDATOR NA MESMA ÁREA DO DOCUMENTO
Atualizar documento
Revisar documento
Tornar documento obsoleto
APÓS REVISADO OU ATUALIZADO OU TORNADO OBSOLETO
USUÁRIO ADMINISTRATIVO
Encaminhar para comitê aprovador ( fixo e variável)
USUÁRIO DE COMITÊ FIXO E VARIÁVEL
VERIFICAR PENDÊNCIA
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CRITÉRIO DE ACEITAÇÃO
Testar com os usuários administrativos e no mínimo uma pessoa de cada setor com perfil de apenas leitura)
SUPORTE
Aacompanhar toda implantação
Dar suporte à operação após finalizado a implantação
CRITÉRIOS DE ACEITAÇÃO
Testar e treinar com os usuários que darão suporte ao sistema após a finalização da implantação e entrega do projeto pela consultoria.
INSTALAÇÃO SERVIDOR
REQUISITOS
Política de segurança já estabelecida.
Política de backup, já estruturada.
Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário.
O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso.
O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes.
Integração com ERP e CRM.
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados.
APÓS ANALISE
Definir dos tipos de licença;
Analisar e implantar o fluxo dos documentos no sistema;
Definir os prazos de circulação;
Definir os prazos da tabela de temporalidade;
Definir o perfil dos usuários;
Definir os níveis de acesso;
Definir a política e do software de backup;
Definir política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados.
CARACTERÍSTICAS
Velocidade de transmissão
Gerenciar o fluxo de papéis
Priorizar documentos sensíveis ao tempo
Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento gerados
Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos
Recuperar documentos de um disco óptico enquanto o usuário acessa simultaneamente
INTEGRAÇÃO COM OUTROS SISTEMAS
Integrar com o sistema de ERP da empresa;
Evitar formatos proprietários;
Flexibilidade
Custo da solução ideal ficará por conta do cliente (com a solução aprovada).
IMPLANTAÇÃO
Instalação em 100% das maquinas
Instalar Hardware
Instalar Software
Disponibilizar os manuais de utilização do sistema
Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final.
Manual para Operação do Sistema pelo Administrador.
Manual para Operação do Software: captura e digitação.
Treinamento
Treinar no local de trabalho
Montar grupo de 10 usuários
Ensinar aos usuários finais
Participação do RH no planejamento
Critérios de Aceitação
Treinar usuários para consultas
Treinar usuários como administrador, criador de documento, revisor, aprovador
Treinar operadores de suporte
PILOTO II
Reinstalar todos equipamentos
Definir novas configurações de rede feitas
Migrar para o site do cliente
Definir as permissões de acessos
TESTE
Testar funcionalidades
Testar velocidade
MUDANÇAS DIFERENTE DO ESCOPO
Validar seus custos e prazos adicionais
Abrir solicitação de mudança
TESTES
Testar hardware
Testar software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no clientes
Testar estresses do aplicativo;
Testar estresses da rede;
Testar estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Testar estresses da Web.
Apresentação e análise dos resultados
O sistema consegue atingir o objetivo?
Qual o número máximo de transações realmente possível?
Se a plataforma de execução se degradar (por exemplo, uma falha parcial de rede, falta de espaço em disco, etc.), como o sistema se comportará?
Acompanhamento
Seguida por analista de suporte
Os custos ficam a cargo da consultoria
Disponibilizar um analista de sistema para suportar os usuários
ENCERRAMENTO
Controle de Licença de uso
A consultoria não tem nenhuma alçada para decisão e contratação
Garantir a contratação antes do início do projeto fica a cargo da área financeira e de TI
Tramite de licença será entre a instituição e a empresa que fornece o sistema
Validade de um ano
Após o vencimento reajustar mensalidade e a renovação da prestação de serviços,
Termo de entrega
Termo de Aceite da entrega
Assinatura dos participantes
Data
Entregar conforme o escopo
Informar questões em aberto (caso tenha)
Informar data prevista para solução