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Gestão Eletrônica de Documentos (GED) (CONSULTORIA (Separação de…
Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
CONSULTORIA
Separação de Documentos
Definição do local de armazenamento
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
Realizar o tratamento arquivístico
Identificação e a organização
Digitalização
Indexação
Definição do equipamento de captura digital a ser utilizado
Escâneres de mesa
Dimensão não poderá exceder a área de escaneamento
Indicados para documentos planos em folha simples
Indicados para ampliações fotográficas contemporâneas em bom estado de conservação
Não se aplica a documentos encadernados
Necessidade de outro tipo de scanner ou equipamento
Documento para apresentar a comissão de gerenciamento de mudanças
Motivo da utilização
Prazo
Custo
Treinamento
Treinamento às pessoas indicadas sobre a nova ferramenta de GED
Utilização de equipamentos que suportem o software para a execução das atividades
Parametrização
Usuários
Leitor Privado
Redator
Processo de alerta
Comitê Fixo
Comitê Varável
Administrador de Documentos
Administrador de Centro de Administração
Campos obrigatórios ao cadastrar documentos
Datas
Palavras Chaves
Comentário adicional
Tipos de acessos
Suporte
Dar suporte pelo tempo determinado em contrato
INSTALAÇÃO WEB
Dfinição do software
Hardware
Classe
Servidores de bancos de dados
Scanners
Impressoras
Nobreaks
Hardware para armazenagem física
Sistemas de backup
Sistema de climatização
Sistemas de segurança física
Estações de trabalho
Requisitos
Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados
Definição dos softwares necessários
Número de usuários que utilizarão o sistema.
Área geográfica dos usuários relacionados no item três.
Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores;
Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos.
Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente, desta forma a responsabilidade pela arquitetura também é seu critério.
Piloto I
Montagem e Instalação
Elaborado um mock-up virtual
Testes
Planejamento das fases de testes
Hardware
Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes
Testes de estresses do aplicativo
Testes de estresses da rede
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Testes de estresses da Web
Finalização da implantação e entrega do projeto pela consultoria
INSTALAÇÃO SERVIDOR
Software
Definição do software que será utilizado
SaaS - Software as a Service
SGDB (sistema gerenciador de banco de dados)
SGDB (sistema gerenciador de banco de dados)
OCR
Captura de dados
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida.
O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada
Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário.
O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso
O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes
Integração com ERP e CRM
Processos
Definição dos tipos de licença
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
Definição dos prazos de circulação
Definição dos prazos da tabela de temporalidade
Definição do perfil dos usuários
Definição dos níveis de acesso
Definição da política e do software de backup
Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados
Características / funcionalidades
Velocidade de transmissão
Gerenciamento do fluxo de papéis
Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema
Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria e relatórios de gerenciamento
Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos
Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos
Integração com outros sistemas
Integração com o sistema de ERP
Interface com outros sistemas eletrônicos
Processamento de dados e o fac-símile
Flexibilidade
IMPLANTAÇÃO
Instalação
Instalação de hardware
Instalação de hardware
Treinamento
Ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema conforme sua alçada
Deve ocorrer no local de trabalho
Instruir o grupo no sistema GED
Grupos de 10 usuários que não sejam interrompidos durante o treinamento
Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos
Disponibilizar o manual de utilização do sistema
Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final
Manual para Operação do Sistema pelo Administrador
Manual para Operação do Software: captura e digitação
Piloto II
Testes
Hardware
Teste de software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no clientes
Testes de estresses do aplicativo
Testes de estresses do aplicativo
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Testes de estresses da Web
Testes de estresses da rede
ENCERRAMENTO
Controle de Licença de uso
Termo de entrega
data e assinatura dos participantes autorizando o encerramento do projeto