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Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) (Consultoria (2.5…
Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
Mapeamento Inicial
1.1 Inventário
1.1.1 Levantamento/Quantificação dos documentos
1.1.2 Identificar e selecionar os documentos a serem digitalizados
1.1.3 Organizar os documentos
Consultoria
2.3 Contratar empresa de arquivo morto
2.3.1 Pesquisar empresas
2.3.2 Levantar orçamento
2.3.3 Contratar empresa
2.5 Digitalização
2.5.4 Alugar escanêres de mesa (Flat bed)
2.5.5 Digitalizar documentos
2.5.1 Treinar funcionários para a utilização do escâner
2.5.3 Documentar pedido para utilização de nova ferramenta de captura de digital
2.5.6 Lançar documentos digitalizados no servidor
2.5.2 Selecionar documentos compatíveis a dimensão do escâner
2.6 Treinamento geral sobre utilização do GED
2.1 Inventário
2.1.1 Selecionar documentos a serem digitalizados
2.1.6 Organizar documentos
2.1.6.1 Arranjar documentos
2.1.6.3 Indexar documentos
2.1.6.3.1 Lançar os documentos indexados no servidor.
2.1.6.2 Descrever documentos
2.1.5 Realizar tratamento Arquivístico
2.1.3 Identificar os tipos de documentos
2.1.2 Quantificar documentos
2.1.4 Classificar integridade física dos documentos
2.2 Definir local de armazenamento dos documentos
2.4 Criar CPAD
2.7 Compra de computadores
Instalação da WEB
3.1 Inclusão
3.1.1 Desenvolver interface amigável
3.1.2 Integrar junto à ERP da empresa
3.2 Avaliar desempenho em rede
3.3 Definição de Software
3.3.1 Análise de compatibilidade e estabilidade
3.4 Definição do Hardware
3.4.1 Definir número de usuários e área de atuação
3.4.2 Definir espaço físico
3.4.3 Pesquisar fornecedores e adquirir equipamentos
3..4.4 Definir tempo de resposta do servidor
3.5 Piloto I
3.5.1 Elaborar mock-up virtual
3.5.2 Apresentação as partes interessadas
3.6 Testes
3.6.1 Realizar testes de estresse dos componentes de Software,
hardware
3.6.2 Analisar os resultados
3.7 Suporte
3.7.1 Definir responsáveis técnicos
3.7.2 Acompanhar os procedimentos
Instalação do Servidor
4.1 Definir o Software especifico (GED, SGBD, Captura de
Dados e OCR)
4.1.1 Relacionar cada documento (tipo, nivel)
4.1.2 Definir forma legal/ideal de armazenamento
4.1.3 Definir tempo de arquivamento
4.2 Gerenciar o cliente
4.2.1 Confirmar politica de segurança
4.3 Analise dos resultados
4.3.1 Definir tipos de licenças
4.3.2 Definir prazos de circulação
4.3.3 Definir perfils dos usuários e níveis de acesso
4.3.4 Definir políticas e Software de backup
4.3.5 Definir prazos da tabela de temporalidade
4.3.6 Analisar e implantar o fluxo dos documentos no sistema
4.3.7 Definir política de mudança de fornecedor
Implantação
5.1 Instalação
5.1.1 Instalar Hardware
5.1.2 Instalar Software
5.2 Treinamento
5.2.1 Criar manuais
5.2.1.1 Para administradores
5.2.1.2 Para usuários finais
5.2.2 Selecionar equipe
5.2.2.1 Realizar treinamento teórico e técnico
5.3 Piloto II
5.3.1 Migrar para o site do cliente
5.3.2 Reinstalar equipamentos
5.4 Testes
5.4.1 Realizar testes de funcionalidade e velocidade
5.4.2 Realizar testes de Hardware e Software
5.4.3 Realizar testes de estresse
5.5 Acompanhamento
5.5.1 Apurar e analisar os resultados
5.5.2 Validação por parte do cliente
Encerramento
6.1 Controle de licença de uso
6.2 Realizar termo de entrega e finalizar o projeto