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Gestão Eletrônica de Documentos (GED) (CONSULTORIA (Separação dos…
Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
CONSULTORIA
Separação dos Documentos
Classificar os documentos
Realizar o tratamento arquivístico
Definir o local de armazenamento
Definir empresa especializada em guarda física dos documentos
Digitalização
Indexação
Escâneres de Mesa
Documentos planos em folhas simples
Definição da dimensão do documento
Não se aplica a documentos encadernados
Necessidade de usar outro equipamento
Motivo
Custo
Prazo
Apresentar à comissão de gerenciamento de mudanças
Treinamento
Treinar pessoas indicadas sobre a nova ferramenta GED
Utilizar equipamentos que suportem o software
Parametrização
Perfis de Usuários
Leitor Privado
Redator
Comitê Fixo
Comitê Variável
Administrador de Documentos
Administrador de Centro de Administração
Campos Obrigatórios
Data
Palavras Chave
Comentário Adicional
Tipos de Acessos
Suporte
Realizar o acompanhamento
INSTALAÇÃO WEB
Requisitos
Interface amigável
Integração com o ERP
Desempenho em rede
Realização de testes de estresses e conexões de rede
Aprovação das partes interessadas e patrocinadores
Definir Hardware
Requisitos
Definição dos softwares necessários
Número de usuários que utilizarão o sistema
Área geográfica dos usuários relacionados
Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores
Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos
Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente
Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados
Tipos
Estações de trabalho
Servidores de bancos de dados
Scanners
Impressoras
Nobreaks
Hardware para armazenagem física
Sistemas de backup
Sistemas de climatização
Sistemas de segurança física
Piloto 1
Testes
Hardware
Teste de software no servidor
e nas estações clientes
Testes de estresses do aplicativo
Testes de estresses da rede
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Testes de estresses da Web
Apresentar e analisar os resultados
Processo de Alerta
Email contendo o número e nome do documento a ser atualizado ou revisado
Análise de resultados
INSTALAÇÃO DO SERVIDOR
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida
O cliente deverá ter uma política de backup
Mapeamento dos processos
O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso
O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes
Integração com ERP e CRM
Definições
Tipos de licença
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
Prazos de circulação
Prazos da tabela de temporalidade
Perfil dos usuários
Níveis de acesso
Política e do software de backup
Política de mudança do fornecedor
Caracterísitcas
Velocidade de transmissão
Gerenciamento do fluxo de papeis
Documentos sensíveis ao tempo recebem prioridade alta
Recuperar documentos de um disco óptico
Integração com outros sistemas
Integração com o sistema de ERP
Flexibilidade
A instituição contratante não arcará com custos adicionais caso softwares diferentes
Processamento de dados
IMPLANTAÇÃO
Instalação
Software
Hardware
Manual de utilização do sistema
Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final
Manual para Operação do Sistema pelo Administrador
Manual para Operação do Software: captura e digitação
Treinamento
Ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema
Realizado no local de trabalho
Cada grupo de usuários deve receber instruções necessárias para assegurar conforto com o novo sistema GED
O tempo de treinamento necessário irá depender do perfil dos usuários
Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos
Piloto 2
Validação dos testes do Piloto 1
Migração para o site do cliente
Reinstalação do equipamento
Novas configurações de rede e permissões de acessos
Refazer os testes de funcionalidades e segurança
Acompanhamento
Validação do sistema por parte do cliente
Disposição de um analista de sistema
ENCERRAMENTO
Controle de Licença de Uso
Termo de Entrega
Data e assinatura dos participantes autorizando o encerramento do projeto