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PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS (CORRESPONDÊNCIA comunicação escrita,…
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
CORRESPONDÊNCIA
comunicação escrita, produzida
e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice-versa
INTERNA
aquela trocada entre setores ou áreas de uma
mesma instituição
EXTERNA
é a trocada entre uma instituição e outras entidades
e/ou pessoas físicas
OFICIAL
é a que versa sobre assuntos de serviços ou interesses específicos das
atividades da instituição
um ofício que solicite informações ao órgão é uma correspondência oficial
PARTICULAR
versa sobre interesse pessoal de funcionários/servidores da instituição. Uma fatura do cartão do crédito do servidor que chega ao órgão é, logicamente, uma correspondência particular
PROCESSO
AUTUAÇÃO
Autuação nada mais é do que a transformação, em
processo, da correspondência que deu entrada no protocolo
3) Cada folha é numerada, carimbada e rubricada;
4) Os dados básicos são cadastrados em um sistema;
2) Todas as folhas são numeradas sequencialmente;
5) É atribuído um número para o processo, que o identificará dentro da instituição;
1) O documento que deu entrada é acondicionado em uma capa de cartolina;
6) É colada na capa do processo uma etiqueta com seus dados.
NUMERAÇÃO DE FOLHAS
3) A numeração ocorre somente na frente da folha, e não no verso
4) A numeração, o carimbo e a rubrica são feitas no canto superior direito da
folha.
2) A primeira folha do processo deve ser a número 1
5) Não é permitida qualquer rasura (no caso de erro, deve-se inutilizar a numeração errada e, ao lado dela, fazer nova numeração).
1) A numeração se dará em ordem crescente.
JUNTADA DE DOCUMENTOS
ANEXAÇÃO
A juntada por anexação é aquela em que os documentos são juntados ao
processo permanentemente, passando a integrá-lo de
FORMA DEFINITIVA
APENSAÇÃO
quando um processo é reunido a outro em caráter provisório, ou seja,
TEMPORÁRIO
e conserva sua numeração e autonomia. Nesse caso, ambos são literalmente “amarrados” um ao outro
DESAPENSAÇÃO
A desapensação é a separação de processos anteriormente apensados. Nesse momento, os processos passam a
tramitar isoladamente
e tal procedimento é registrado no sistema de protocolo
DESENTRANHAMENTO
Desentranhamento consiste na
retirada de folhas/documentos do processo de forma definitiva
, mediante justificativaque ocorrerá quando houver interesse do órgão ou
entidade ou a pedido do interessado
DESMEMBRAMENTO
Desmembramento consiste na
retirada de folhas/documentos do processo de forma
definitiva para a formação de um novo processo
DILIGENCIA
Ato investigatório ou de pesquisa, que visa esclarecer, averiguar ou complementar uma informação equivocada ou incompleta em um processo
ARQUIVAMENTO
Arquivamento significa a guarda do documento, avulso ou processo, cuja tramitação cessou, e se caracteriza pelo fim da ação administrativa que determinou a produção do documento