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GED - Gestão Eletrônica de Documentos (4 - Implantação (Treinamento…
GED - Gestão Eletrônica de Documentos
1 - Consultoria
Requisitos
Definição do local de armazenamento
Modelo de negócio para software - SaaS
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos
Digitalização
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados.
Tratamento arquivístico, seleção, identificação e a organização (arranjo, descrição e indexação)
Observação dos tipos de documentos existentes no acervo e sua quantificação, além das características físico-químicas de cada tipo de documento.
Critérios de Aceitação
Confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação.
Indexação
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados.
Definição do tipo de equipamento de captura digital a ser utilizado.
Premissas
Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores, assim como equipamentos que suportem o software para o execução das atividades
2 - Instalação Web
Requisitos
Interface Amigável
Integração com o ERP para usuários do ERP e profissionais da empresa.
Verificação de desempenho e compatibilidade em rede visando estabilidade nas atividades exercidas
Realização de testes de estresse e conexões de rede
Critérios de Aceitação
Aprovação da aquisição do hardware pelas partes interessadas e patrocinador do projeto.
Hardware
Estações de trabalho(computadores para a aplicação)
Servidores de banco de dados
Físico
Virtual
Capacidade de armazenamento
Capacidade de processamento
Scanners
Quantidade
Tipos
Impressoras e plotters
Quantidade
Tipos
Nobreaks
Hardware para armazenagem física para os documentos que serão gerados e armazenados em forma de papel
Sistemas de backup
Sistema de climatização
Sistemas de segurança física
Definição do espaço físico disponível para a estrutura
Piloto 1
Elaboração do Mock-up virtual
Montagem da estrutura que será utilizada para instalação de todas as ferramentas e realização de testes(funcionalidades e velocidades)
Apresentação e análise dos resultados
testes
Testes de Hadware
Teste de software(GED) no servidor e nas estações de trabalho
Testes de estresses do aplicativo
Testes de estresses da rede
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
Testes de estresses da Web
Critérios de aceitação da fase de testes
Parametrizações
Consultoria e suporte do software
Consultoria
Helpdesk
Definição de perfis para os usuários do sistema
Usuário Leitor Privado
Usuário Redato
Usuário de comitê variável
Usuário administrador de documentos
Usuário Administrador de documentos
Usuário administrador de centro de adminstração
Definição de campos obrigatórios para preenchimento
Processo de alerta
Critérios de aceitação (finalização da fase de testes e treinamento dos usuários)
3 - Instalação do servidor
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos existentes a seres digitalizados
O cliente deverá ter uma política de privacidade, já estabelecida.
O cliente deverá ter uma política de backup, já estabelecida
Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário
O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso
O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes
Integração com ERP e CRM
Iniciação dos processos
Definição dos tipos de licença
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
Definição dos prazos de circulação
Definição dos prazos da tabela de temporalidade
Definição do perfil dos usuários
Definição dos níveis de acesso
Definição da política e do software de backup
Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados
Características / Funcionalidades do sistema
Velocidade da transmição
Gerenciamento do fluxo de papéis
Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema
Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento gerados para a revisão do andamento do trabalho
Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos
Recuperar documentos de um disco óptico enquanto o usuário acessa simultaneamente os dados relacionados a partir do computador da organização
Integração com outros sistemas
Integração com o sistema de ERP da empresa
Os sistemas de discos ópticos deverão fazer interface com outros sistemas eletrônicos, o processamento de dados e o fac-símile
4 - Implantação
Instalação de hardware e software
Treinamento
Requer ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema conforme sua alçada
Treinamento deve ser no local de trabalho
Cada grupo de usuários deve receber instruções necessárias para assegurar conforto com o novo sistema GED
O tempo de treinamento necessário irá depender do perfil dos usuários em utilizar aplicações
Participações do RH da instituição no planejamento e administração dos treinamentos
Disponibilizar antes do treinamento o manual de utilização do sistema
Apresentação e análise dos resultados
Piloto II
Migração para o site do cliente
Para toda e qualquer modificação, deverá ser aberto na base "Query change" uma solicitação de mudança.
Testes
Testes de hardware
Teste de software
Testes de estresses do aplicativo
testes de estresses da rede
testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos
testes de estresses da web
Acompanhamento
Consultoria do analista de sistemas para suportar os usuários
Acompanhamento feito pelo analista suporte do cliente para aquisição do conhecimento
Finalização dos critérios de aceitação
5 - Encerramento
Controle de licença de uso
Tramite de licença de uso do software de gerenciamento de documentos feito entre a instituição e a empresa que fornece o sistema
Termo de entrega
Termo de aceite da entrega contendo a data e assinatura dos participantes autorizando o encerramento do projeto
Definição das Lições aprendidas durante o projeto