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Gestão Eletrônica de Documentos - GED - Adrianne Michelle (INSTALAÇÃO WEB,…
Gestão Eletrônica de Documentos - GED - Adrianne Michelle
CONSULTORIA
Digitalização
Local a ser Digitalizado
Instituição do acervo
Tipo de Equipamento - TPE
Escâner de Mesa - Flat Bed
Tipos de Documento
Quantificação de Documentos
Formato dos Documentos do Acervo
Características Físico-Química
Material do Documento
Segurança Integridade Física do Original.
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
Avaliação da dimensão do item documental
Documentos que Não Utilizam este Dispositivo
Documentos Encardenados
Documentos que Utilizam este Dispositivo
Documentos Planos em Folha Simples
Definição do local de armazenamento;
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos;
Critérios de Aceitação
Confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação
Indexação
Minucioso Exame do Suporte Original
Características Físicas
Estado de Conservação
Fidelidade Visual em Relação aos Documentos Originais
TPE - Flat Bed
Considerar o Tamanho do Item Documental
Documentos Plano
Folhas Simples
Ampliações Fotográficas Contemporâneas
Requisitos
Premissias
Treinamento para as pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED
INSTALAÇÃO WEB
Requisitos
Interface Amigável
Ganho na Produtividade
Substituição de um Processo de Trabalho Tradicional por um Sistema Automatizado
Integração com o ERP
Disponibilidade
Desempenho em Rede
Avaliar a Estabilidade do Produto
Realização de Testes
Conexão de Rede
Estresse
Inventário
Classificação dos documentos físicos
Definição dos documentos físicos
Definição de Software
Números de Usuários
Analise da Infraestrutura Necessária
Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos.
Critérios de Aceitação
Aprovação
Das Partes Interessadas e Do Patrocinador
Hardware
Especificações
Estações de Trabalho
Computadores para a aplicação
Servidores de Bancos de Dados
Fisico
Virtual
Ambos
Capacidade de Armazenamento
Capacidade de Armazenamento
Capacidade de Processamento
Tipos de Hardwares
Scanners
Tipos
Quantidades
Impressoras
Tipos
Quantidades
Hardware para Armazenamento Físico
Sistemas
Sistemas de Backup
Sistemas de Climatização
Sistemas de Segurança Física
Piloto 1
Testes
Testes de Hardware
Teste de Software
No Servidor
Nas Estações Clientes
Teste de Estresse
Da Rede
Do Aplicativo
Dos Hardwares de Apoio
Da Web
Montada na Dependência da Instituição
Elaborado um Mock-up Virtual
Critérios de Aceitação
Consideramos finalizada a fase após o de acordo do gerente de TI atestando a conformidade dos testes e todo evento corregido nesse primeiro piloto, sendo possível dar prosseguimento as outras fases do projeto.
Primissas
Espaço físico disponível para estrutura de hardware
Apresentação e análise dos resultados
O sistema consegue atingir o objetivo?
Qual o número máximo de transações realmente possível?
Se a plataforma de execução se degradar (por exemplo, uma falha parcial de rede, falta de espaço em disco, etc.), como o sistema se comportará?
Parametrização
Consultoria
Parametrização de Funcionamento do Sistema
Parametrização de Usuários
Dará Suporte pelo tempo determinado em contrato
Usuários e Seus Perfis
É definido pela própria instituição as pessoas para criação, atualização, revisão, administração de documentos, sendo que para visualização e pesquisa a parametrização é default para todos da empresa.
Perfis de Usuários
Usuário Leitor Privado
Usuário Redator
Usuário de Comitê Fixo
Usuário de Comitê Variável
Usuário Administrador de Documentos
Usuário Administrador de Centro de Administração
Documento, Campos Obrigatórios
Data
A data de criação é automática, ela segue a data de publicação, sendo assim o documento terá validade conforme parametrização, que pode ser de meses ou anos;
Palavras chaves
Ao colocar palavras chaves para o documento, para facilitar no momento de busca no Portal o mesmo aparece será na pesquisa.
Comentário Adicional
É o texto que ira aparecer junto ao título do documento na navegação no portal ou na busca.
Tipo de acessos
É necessário informar se o documento será público (todos terão acesso ao documento) ou privado (o acesso ao documento só é possível para um certo grupo).
Processo de Alerta
O processo de alerta é iniciado pelo próprio sistema na data prevista para o documento sofrer revisão, ou seja, o sistema dispara o processo através de e-mail, para todos os usuários que pertencem ao papel de redator na mesma área do documento. Este e-mail contem o número e nome do documento a ser atualizado, revisado ou tonar obsoleto. O usuário ao receber o alerta deve entrar no sistema para trabalhar no documento.
Após a revisão, ou atualização, ou solicitação de tornar obsoleto, a usuário administrativo encaminha para comitê aprovador que é o comitê fixo e variável, aguarda parecer de sugestão de mudança ou aprovação para seguir o fluxo de publicação.
Critérios de Aceitação
Será considerada finalizada a fase quando todos os usuários forem cadastrados no sistema com seus respectivos perfil.
Suporte
A área de suporte deve acompanhar toda implantação e após a entrega do projeto um técnico da consultoria junto a um especialista da empresa (Help Desk) ficará disponível para dar suporte à operação.
Critérios de Aceitação
Será considerado finalizado após testes e treinamento com os usuários que darão suporte ao sistema após a finalização da implantação e entrega do projeto pela consultoria.
INICIAÇÃO
Termo de Abertura
Descrição do Projeto
Implantação de um sistema GED para controle e gerenciamento de documentos
Objetivos do Projeto
Organizar e manter a integridade dos Documentos e/ou informações através do GED
Fatores Críticos
Apoio dos executivos da instituição
Comunicação e colaboração de todos os membros do projeto.
Conscientização dos usuários finais sobre a importância do sistema.
Servidor e hardware compatíveis para o funcionamento do sistema GED.
Necessidade de Negócios
Localizar e acompanhar o documento e/ou informação em todas as fases
Que os arquivos sejam armazenados de forma padronizada e que estejam integrados.
Requisitos
Definir a ordem e/ou prioridade dos departamentos ou processos
Coletar requisitos para iniciar o planejamento do projeto
Inventário
Do Volume de Documentos Existentes
Da Qualidade de Documentos Existentes
Dos Tipos de Documentos Existentes
Tratamento
Definição da Chave de indexação
Digitalização de Todos os Documentos Físicos
Identificação e análise do fluxo das informações, hoje existentes
Metodologia
Para o acompanhamento do tráfego
Padronização das informações em todos os setores.
Cronograma
Mapeamento Inicial / Estudo do cenário atual
Inicio: 08/04
Entrega: 11/04
Consultoria
Inicio: 11/04
Entrega: 06/05
Instalação Web
Inicio: 06/05
Entrega: 15/06
Instalação Servidor
Inicio: 06/05
Entrega: 15/06
Implantação
Inicio: 15/06
Entrega: 10/07
Encerramento
Inicio: 10/07
Entrega: 17/07
Premissas
O projeto deve ser acompanhado pelos seus membros que avaliarão cada fase, de acordo com os critérios definidos pelas regras de verificação das entregas estabelecidas pela equipe do projeto
Disponibilidade de 2 horas Semanais
Para Posicionamento da Situação
Para Apontamento de Dificuldades
Sugestões de Soluções
Decisões Futuras
Disponibilidade de 2 horas diárias das áreas durante o levantamento
Sensibilização dos setores para a importância da participação no projeto
Orçamento
Recursos Próprios No Total de R$ 3847mil
Restrições
O investimento não pode ser superior a R$ 4 milhões e o tempo de alocação dos participantes no projeto não poderá ser excedido há um ano.
Partes Interessadas
João Carlo, Diretor Presidente
Julia Silva, Diretora Financeira
Joaquim Ferreira, Diretor de TI
Rainer Shumacher, Engenheiro de Software
Karla Vasconcelos, Engenheira de Hardware
Joana Prado, Gerente de Engenharia
Jean Oliveira, Gerente de Projetos
Isabela Rocha, Analista Sênior
INSTALAÇÃO DO SERVIDOR
Software
Definição do Software que será utilizado
Com o inventário à disposição, inicia-se o processo de análise que consiste em classificar os tipos de documentos existentes, definir a forma legal e/ou ideal de armazená-los e o tempo de arquivamento
Entenderemos por software para a aplicação: SGDB (sistema gerenciador de banco de dados), software GED, OCR e Captura de dados
Será adotado o modelo SaaS - Software as a Service ou Software como Serviço, o fornecedor do software se responsabiliza por toda a estrutura necessária para a disponibilização do sistema
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados.
O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida.
O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada.
Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário.
O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso.
O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes.
Integração com ERP e CRM.
Com os resultados da análise, iniciam-se os processos de
Definição dos tipos de licença;
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema;
Definição dos prazos de circulação;
Definição dos prazos da tabela de temporalidade;
Definição do perfil dos usuários;
Definição dos níveis de acesso;
Definição da política e do software de backup;
Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados.
Características / funcionalidades
Velocidade de transmissão: uma página de 8,5 x 11 polegadas pode ser transferida do disco óptico para a estação do usuário numa rede em 2 a 3 segundos.
Gerenciamento do fluxo de papéis, as pessoas devem ser avisadas automaticamente sobre quando devem iniciar o próximo procedimento;
Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema.
Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento gerados para a revisão do andamento do trabalho.
Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos, ou seja, a pesquisa de um documento pode ser feita por nome, número de conta, palavra-chave ou outra combinação de descritores.
Recuperar documentos de um disco óptico enquanto o usuário acessa simultaneamente os dados relacionados a partir do computador da organização e, por meio de janelas, exibe as imagens e os dados.
Integração Com Outros Sistemas
Os sistemas de discos ópticos deverão fazer interface com outros sistemas eletrônicos, o processamento de dados e o fac-símile.
Integração com o sistema de ERP da empresa;
Formatos Proprietários
Flexibilidade
Critérios de Aceitação
Será considerada finalizada a fase software após confirmação que o mesmo atende os requisitos citados na especificação e aprovado pelo gerente de TI confirmando o funcionamento correto.
Instalação
Instalação de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes e testá-lo é de responsabilidade do revendedor que executa essas atividades. Assim como o suporte e parametrizações no desenvolver do projeto.
Critérios de Aceitação
Será considerada finalizada a fase de instalação quanto todos da instituição tiver acesso sistema de documentos implantado.
IMPLANTAÇÃO
Instalação
Consiste na instalação de hardware e software definidos para comportar e se trabalhar com o sistema de gerenciamento de documentos
Critérios de Aceitação
Será considerado finalizado após as instalações de sistemas e software necessários em 100% das máquinas (PCs) dos usuários de toda instituição que trabalhem direta ou indiretamente com o sistema GED.
Treinamento
Baseado nos diferentes níveis de usuários e diferentes preocupações
Requer ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema conforme sua alçada.
Treinamento deve ser no local de trabalho.
Cada grupo de usuários deve receber instruções necessárias para assegurar conforto com o novo sistema GED.
O tempo de treinamento necessário irá depender do perfil dos usuários em utilizar aplicações
Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos
Manual de Utilização do Sistema
Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final
Manual para Operação do Sistema pelo Administrador
Manual para Operação do Software: captura e digitação
Critérios de Aceitação
Considerar como finalizado após o termino de três entregas
Suprir necessidades da operação após a implantação
Treinamento de usuários que efetivamente vão trabalhar no sistema GED como administrador, criador de documento, revisor, aprovador e o terceiro é o treinamento a usuários que utilizarão o sistema apenas para consulta de documentos.
A finaização ocorrerá em forma de documento assinado pelo gerente de RH.
Piloto II
Validação da Estrutura e Validação dos Primeiros Testes
Com todo o sistema funcionando, serão refeitos os testes de funcionalidades e velocidade
Para toda e qualquer modificação, deverá ser aberto na base “Query change” uma solicitação de mudança, e validado seus custos e prazos adicionais (se houverem).
Testes
De Hardware
Teste de software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no clientes
De Estresse
Do Aplicativo
Da Rede
Dos Hardwares de Apoio Envolvidos
Da Web
Apresentação e Análise dos Resultados
O sistema consegue atingir o objetivo?
Qual o número máximo de transações realmente possível?
Se a plataforma de execução se degradar (por exemplo, uma falha parcial de rede, falta de espaço em disco, etc.), como o sistema se comportará?
Critérios de Aceitação
Este item será considerado finalizado se na data final da entrega não houver nenhum incidente em aberto ou pendente por parte de usuários referente a algum problema com o sistema GED.
Acompanhamento
Após validação do sistema por parte do cliente, a consultoria colocará a disposição um analista de sistema para suportar os usuários
Esse acompanhamento será de 5 dias úteis, das 7:30hr ás 17:00hrs
Os custos de transporte, refeição e hospedagem do analista ficam a cargo da consultoria.
Toda fase de acompanhamento deve ser seguida também por analista de suporte do cliente para aquisição do conhecimento
Critérios de Aceitação
Será considerado finalizado após toda e qualquer incidência tenha sido regularizada, desde que seja de competência do projeto e não de problemas rotineiros ou pontuais com usuários ou máquinas fora da alçada de implantação ou sistema implantado referente ao projeto.
ENCERRAMENTO
Controle de Licença de Uso
O tramite de licença de uso do software de gerenciamento de documentos será entre a instituição e a empresa que fornece o sistema
A consultoria apenas faz o levantamento e da a melhor opção para contratação
A área financeira da instituição, junto a área de TI devem garantir a contratação antes do início do projeto
A empresa prestadora de serviços fez um contrato de prestação de serviço com validade de um ano. Após esse período para validar a licença de uso de software a empresa prestadora enviará um Termo Aditivo de Contrato com o índice de reajuste da mensalidade e a renovação da prestação de serviços,
Termo de Entrega
O Termo de Aceite da Entrega é o documento onde o Projeto é considerado finalizado em sua totalidade, com suas entregas conforme escopo e informações de questões em aberto (caso tenha) seu responsável e data de prevista para solução.
Esse documento deve conter a data e assinatura dos participantes autorizando o encerramento do projeto.
Lições Aprendidas Durante o Projeto