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IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA GED PARA CONTROLE E GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS.
IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA
GED
PARA CONTROLE E GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS.
1. CONSULTORIA
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos
Adoção do modelo SaaS
Definição do local de armazenamento
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Digitalização
Tratamento arquivístico, seleção, identificação e organização dos documentos
Realização na instituição detentora do acervo
Finalização mediante constatação do arquivamento do documento no servidor conforme sua identificação
Indexação
Exame do suporte orginal
Definição do equipamento de captura digital
Utilização de
flat bed
para documentos planos em folha simple
Utilização de outro equipamento para documentos que não sejam atendidos pelo
flat bed
Apresentação de documentação declarando os motivos para se utilizar outro equipamento que não o
flat bed
Treinamento para responsáveis pela utilização da ferramenta
2. NSTALAÇÃO WEB
Requisitos
Utilização de interface amigável
Integração com o ERP
Avaliar a estabilidade do produto em condições normais de trabalho em rede
Realização de testes de estresse e conexões de rede
Aprovação das partes interessadas e do patrocinador da aquisição do hardware
Hardware
Definição do software
Pesquisa para especificação
Tipos
Estacções de trabalho
Servidores de banco de dados
Scanners
Impressoras
Nobreaks
Hardware para armazenagem física de documentos
Sistemas de backup
Sistemas de climatização
Sistemas de segurança física
Determinar número de usuários
Determinar área geográfica dos usuários
Análise de infraestrurura onde estarão os servidores
Estruturação da rede para um dado número de acessos
Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente
Montagem de modelo piloto (mock-up virtual)
Realização de testes
Usuários e seus perfis
Leitor privado
Redator
Comitê físico
Comitê variável
Administrador de documentos
Administrador de Centro de Administração
Parametrização
Implantação de processo de alerta
3. INSTALAÇÃO SERVIDOR
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos
Política de segurança pré estabelecida (cliente)
Política de backup estruturada (cliente)
Mapeamento dos processos
Utilização do software via internet pelo cliente, pagando um valor recorrente pelo uso
O sistema deve ser integrado e customizado aos nossos aplicativos existentes
Integração com ERP e CRM
Análise
Definição dos tipos de licença
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
Definição dos prazos de circulação e da tabela de temporalidade
Definição dos perfis de usuários e dos níveis de acesso
Definição da política e do software de backup e da política de mudança de fornecedor
Características/funcionalidades
Velocidade de transmissão
Gerenciamento do fluxo de papéis
Estabelece prioridade à documentos sensíveis ao tempo
Estabelece trilhas eletrônicas de autoria e relatórios de gerenciamento para revisão do andamento do trabalho
Permiti a definição de referências cruzadas para os documentos
Recuperar documentos de um disco óptico enquanto o usuário acessa simultaneamente os dados relacionados a partir do computador da organização
Integração com outros sistemas
Os sistemas de discos ópticos deverão fazer interface com outros sistemas eletrônicos, o processamento de dados e o fac-símile e com o sistema de ERP da empresa
Instalação e teste
Acompanhamento por parte de um analista de sistemas da consultora e um analista de suporte por parte do cliente
4. IMPLANTAÇÃO
Instalação do hardware e do software
Programa de treinamento
ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema
Treinamento no local de trabalho
Tempo de treinamento dependente do perfil de usuário
Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos.
Disponibilização de manual para Operação do Sistema para o Usuário Final
Disponibilização de manual para Operação do Sistema pelo Administrador
Disponibilização de manual para Operação do Software: captura e digitação
Testes
Migração para o site do cliente
Teste de hardware
Teste de software
Testes de estresse do aplicativo, da rede, dos hardwares e da web
Apresentação e análise dos resultados
5. ENCERRAMENTO
Contrato de licença de uso
Tramite realizado entre a instituição e a empresa fornecedora do sistema
A consultora servirá como intermediadora buscando a melhor opção de contratação
A empresa fornecedora fará um contrato com validade de um ano. Após esse período, se necessário, demandado o envio de Termo aditivo de contrato
Termo de entrega
Termo de aceite de entrega
Finalização do projeto
Deve conter a data e assinatura dos participantes autorizando o encerramento do projeto