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Implantação de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) na UCLx (Consultoria,…
Implantação de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) na UCLx
Mapeamento Inicial/ Estudo do cenário atual
1.1 Separação, pela própria UCLx, dos documentos a serem digitalizados
1.2 Análise, por parta da contratada, do montante de documentos a serem digitalizados
Consultoria
2.2 Digitalização dos documentos na própria UCLx
2.2.1 Definição do tipo de equipamento de captura digital com base no trabalho feito em 2.1
2.2.1.1 Escolha pelos escâneres de mesa (flat bed)
Se houver documentação que não se adeque aos escâneres mencionados, a Consultoria deve:
Elaboração de documento com a motivação para utilização de outra ferramenta, prazo e custo, a ser enviado para a Comissão de Gerenciamento
Se houver deferimento, a consultoria segue com a proposta
Em caso de indeferimento, a consultoria reavaliará outras alternativas até que a Comissão aprove.
2.2.2 Digitalização propriamente dita
A fase de Digitalização só termina com a confirmação de que os documentos constam no servidor
2.1 Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
2.1.1 Tratamento arquivístico dos documentos
Segundo as normas do CENADEM - Centro Nacional da Gestão da Informação - e CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos
2.1.2 Seleção de documentos
2.1.3 Identificação dos documentos
2.1.4 Organização dos documentos
2.1.4.1 Arranjo
2.1.4.2 Descrição
2.1.4.3 Indexação
2.1.4.3.1 Identificação das características físicas e estado de conservação dos documentos
A fase de Indexação só termina com a confirmação de que os documentos constam no servidor
2.3 Definição do local de armazenamento dos documentos físicos
2.4 Definição da empresa especializada em guarda física dos documentos
2.4.1 Contratação da empresa escolhida
2.6 Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
Suporte ao cliente pelo tempo determinado em contrato
Acompanhamento durante toda a implantação e após a entrega do projeto
Presença do técnico da consultoria conjuntamente com o Help Desk da empresa
A fase de suporte só termina quando forem feitos os testes e treinamento com os usuários que dão suporte ao sistema após a implantação e entrega do projeto pela consultoria
2.5 Parametrização
2.5.2 Treinamento dos usuários do sistema
O treinamento será feito pela Consultoria em conjunto com a equipe de RH da instituição
2.5.1 Cadastro dos usuários segundo perfis pré-determinados
Usuário Leitor Privado
Usuário Redator
Usuário de Comitê Fixo
Usuário de Comitê Variável
Usuário Administrador de Documentos
Usuário Administrador de Centro de Administração
2.5.3 Processo de Alerta
Fluxo de publicação
Na data prevista para revisão documental, o sistema envia alerta para todos os Redatores
Após o trabalho dos redatores, o Administrador encaminha o documento para o Comitê Aprovador
O Comitê Aprovador também recebe e-mail informando existência de documentos pendentes de aprovação/reprovação
Após aprovação ou sugestões do Comitê, o Administrador finaliza a publicação.
2.5.4 A fase de Parametrização só termina quando:
Todos os usuários do sistema foram cadastrados
Testes forem feitos com os Usuários Administrativos
Testes forem feitos com os Usuários Leitores Privados
Instalação Web
3.1 Especificação de Hardware
3.1.1 Definição de softwares necessários
Se, após análise e definição do software, for constatado que o mesmo está aquém do esperado, o custo da solução ideal ficará por conta do cliente (com a solução aprovada).
A fase de software só termina após a confirmação que o mesmo atende os requisitos citados na especificação e aprovado pelo gerente de TI, confirmando o funcionamento correto.
3.1.2 Número de usuários do sistema
3.1.4 Análise de infraestrutura (posicionamento dos servidores)
3.1.3 Área geográfica dos usuários
3.1.5 Estrutura e arquitetura de rede
3.1.6 Tempo de resposta do sistema
3.2 Piloto I
3.2.3 Testes
3.2.1.1 Hardware
3.2.1.2 Software (sistema GED)
3.2.1.3 Estresses
3.2.1.3.2 Rede
3.2.1.3.1 Aplicativo
3.2.1.3.3 Hardware de apoio
3.2.1.3.4 Web
3.2.4 Análise de resultados
3.2.4.2 Conclusão: se for necessário, faz-se a definição de ajustes de software e/ou hardware
3.2.4.3 A fase de Instalação WEB só termina com a ratificação do gerente de TI atestando a conformidade dos testes e todo o evento desse primeiro piloto.
3.2.4.1 Pontos de questionamento
O sistema consegue atingir o objetivo?
Qual o número máximo de transações realmente possível?
Se a plataforma de execução se degradar, como o sistema se comportará?
3.2.1 Elaboração do Mock-up
Só passará para as próximas fases após a aprovação do cliente
3.2.2 Desenvolvimento do sistema
Instalação Servidor
4.1 Definições
4.1.1 Tipos de licença
4.1.2 Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema
4.1.3 Prazos de circulação
4.1.4 Prazos da tabela de temporalidade
4.1.5 Perfil dos usuários (etapa feita na Instalação WEB)
4.1.6 Níveis de acesso
4.1.7 Política e do software de backup (já estruturados pelo cliente)
4.1.8 Política de mudança de fornecedor
4.2 Integração com outros sistemas
4.2.1 Sistemas de discos ópticos
Outros sistemas eletrônicos
Processamento de dados
Fac-símile
4.2.2 Sistema de ERP da empresa
Implantação
5.1 Instalação de hardware e software para GED
A fase de implantação só termina quando o sistema estiver instalado em 100% das máquinas dos usuários do GED
5.2 Treinamento
5.2.1 Manuais de utilização do sistema
Manual para o Usuário Final
Manual para o Administrador
Manual para Operação do Software: captura e digitação
5.2.2 Treinamento ocorrerá no local de trabalho
5.2.3 Participação do RH da instituição no planejamento e administração dos treinamentos
A fase de treinamento só termina quando ocorrerem as 3 entregas seguintes e quando o Gerente de RH assinar documento apropriado.
Treinamento dos operadores de suporte
Treinamento de usuários que trabalharão efetivamente com o GED:
Administrador
Criador de documento
Revisor
Aprovador
Treinamento de usuários que apenas consultarão documentos
5.3 Piloto II
5.3.1 Testes
5.3.1.1 Planejamento das fases de testes e apresentação do cronograma para as áreas envolvidas
5.3.1.2 Tipos de testes:
5.3.1.2.1 Hardware
5.3.1.2.2 Software (sistema GED) no servidor em todas as estações mapeadas no cliente
5.3.1.2.3 Estresses
Aplicativo
Rede
Hardware de apoio
Web
5.3.2 Análise de resultados
5.3.2.1 Pontos de questionamento
O sistema consegue atingir o objetivo?
Qual o número máximo de transações realmente possível?
Se a plataforma de execução se degradar, como o sistema se comportará?
5.3.2.2 A fase do Piloto II só termina se na data final da entrega não houver nenhum incidente em aberto ou pendente por parte de usuários referente a algum problema com o sistema GED, ou incidência aberta recorrente ao mesmo problema ainda sem solução
5.4 Acompanhamento
Feito pela consultoria conforme o tópico 2.6
A fase de Acompanhamento só termina após toda e qualquer incidência tenha sido regularizada, desde que seja de competência do projeto
Encerramento
6.1 Controle de Licença de uso
6.1.1 Todo o trâmite ocorre entre a instituição e a empresa que fornece o sistema
6.1.2 A consultoria não tem alçada para decisão e contratação de fato
6.1.3 A área financeira da instituição e a área de TI vão conduzir esse tópico e devem garantir a contratação antes do início do projeto
6.1.4 O contrato de prestação de serviços é feito inicialmente com validade de um ano
Após um ano, é feito um Termo Aditivo de Contrato, com o índice de reajuste e renovação da prestação de serviços.
6.2 Termo de Entrega
Documento contendo:
6.2.1.1 Declaração de finalização do projeto em sua totalidade
6.2.1.2 Entregas conforme escopo
6.2.1.3 Informações de questões em aberto (caso existam), seu responsável e data de previsão para solução
6.2.1.4 Data e assinatura dos participantes autorizando o encerramento do projeto