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AUTONOMIE ((3.3.5 Processus de Prise de Décision Intégrative, Le…
AUTONOMIE
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Le Facilitateur doit conduire le processus de Prise de Décision Intégrative de la manière suivante :
1.Présenter la Proposition : tout d’abord, le Proposeur peut décrire la Tension, et présente une Proposition visant à résoudre la Tension. Si le Proposeur demande de l’aide pour élaborer une Proposition, le Facilitateur peut autoriser une discussion ou tout autre processus collaboratif pour l’aider. Toutefois, le Facilitateur doit concentrer cette activité seulement sur l’élaboration d’une première Proposition centrée sur la Tension du Proposeur, et non sur la résolution d’autres Tensions ou sur l’intégration des préoccupations des autres dans ladite Proposition.
2.Questions de Clarification : une fois la Proposition faite par le Proposeur, les autres participants peuvent poser des questions de clarification pour mieux comprendre la Proposition ou la Tension sous-jacente. Le Proposeur peut répondre à chaque question, ou ne pas le faire s’il n’a pas la réponse. Le Facilitateur doit interdire l’expression de toute réaction ou commentaire à propos de la Proposition et empêcher toute forme de discussion. Au cours de cette étape, ou plus généralement à tout moment dans le processus où un participant peut parler, ce dernier peut demander au Secrétaire de lire la Proposition qui a été saisie ou de clarifier la Gouvernance actuellement en vigueur, et le Secrétaire est tenu de répondre à la demande.
3.Tour de Réaction : lorsqu’il n’y a plus de Questions de Clarification, chaque participant sauf le Proposeur, peut partager à son tour, ses réactions par rapport à la Proposition. Le Facilitateur doit immédiatement stopper et interdire tout commentaire en dehors du tour, toute tentative d’engager les autres dans un dialogue ou tout échange de quelque sorte que ce soit, ainsi que toute réaction à d’autres réactions et non à la Proposition.
4.Clarifier et Modifier : après le Tour de Réaction, le Proposeur peut partager des commentaires en réponse aux réactions et/ou apporter des modifications à la Proposition. Toutefois, le but premier de toute modification doit être de tenter de répondre au mieux à la Tension du Proposeur et non aux Tensions soulevées par les autres. Lors de cette étape, le Facilitateur doit immédiatement stopper et interdire tout commentaire de la part de quiconque autre que le Proposeur ou le Secrétaire, et les interventions du Secrétaire se doivent d’être limitées uniquement à la saisie de la modification de la Proposition.
5.Tour d’Objection : ensuite, chaque participant, à son tour, peut soulever des Objections potentielles à l’adoption de la Proposition. Le Facilitateur doit stopper et interdire toute forme de discussion ou de réaction. Le Facilitateur peut tester les Objections comme décrit dans la Section 3.2.5, et doit noter toute Objection valide qui subsiste à la suite du test. S’il n’y a aucune Objection valide, le Secrétaire enregistre la Proposition en tant que Gouvernance adoptée pour le Cercle.
6.Intégration : en cas d’Objection valide, le Facilitateur doit ensuite faciliter une discussion visant à modifier la Proposition afin de résoudre chaque Objection, une à la fois. Le Facilitateur marque l’Objection comme étant résolue une fois que l’Objecteur confirme que la Proposition ainsi modifiée ne déclencherait plus l’Objection, et que le Proposeur confirme que la Proposition ainsi modifiée répond toujours à sa Tension initiale. Durant la discussion, le Facilitateur doit appliquer les règles d’intégration décrites dans la Section 3.2.6. Lorsque toutes les Objections qui ont été notées sont traitées, le Facilitateur refait un Tour d’Objection afin de vérifier s’il n’y a pas de nouvelle Objection à la Proposition ainsi modifiée.
Synthèse
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Pour résumer, voici les "points forts" que l'on peut retenir d'Holacracy :
La raison d'être de l'organisation, déclinée jusque dans les rôles donne du sens et une orientation.
Les anciens managers peuvent retrouver du temps pour mettre à profit leur expertise. Le management des personnes se fait par les processus de triage et de gouvernance qui protègent chacun des jeux de pouvoir pour des prises de décision objectives et éclairées par l'intelligence collective. Raisons d'être, constitution (signée par le plus au niveau de pouvoir de l'organisation adoptant l'Holacracy), processus de triage et de gouvernance évitent toute anarchie (au sens péjoratif du terme).
Les modifications d'organisation (rôles, politiques, etc) sont déclenchées par les tensions apportées par les collaborateurs. Ce qui rend ces modifications pragmatiques car basées sur les faits et non des interprétations ou projections sur l'avenir.
Chaque collaborateur apportant une tension est encouragé par les processus Holacracy à proposer une solution plutôt qu'à se plaindre et risquer de s'enliser dans un rôle de "victime" attendant son "sauveur" (l'entreprise, un manager, etc).
Les prises de décision d'organisation sont rapides, du fait qu'on ne recherche pas un consensus mais à traiter uniquement les éventuelles objections qu'une décision susciterait. Une objection qui doit quant à elle être valide selon des critères clairs et pertinents.
La périodicité des réunions de gouvernance donne le droit à l'erreur sur une décision de modification d'organisation. Au pire, cette décision provoquera une tension qui sera remontée et traitée lors d'une prochaine réunion de gouvernance. On peut ainsi régulièrement restructurer collectivement l'organisation pour se rapprocher empiriquement de l'efficience au service de la raison d'être.
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TRIAGE
réunion opérationnelle, réunion debout
Réunion Triage (1h)(Hebdomadaire)
- un facilitateur nommé
- un tri effectué par les membres (Vote)
- degré de disponibilité (on ne fait pas autre chose)
- degré de concentration (actif vs passif)
Check-list :
- revue tour de table
- revue des indicateurs (nouvelles sur les projets de chacun mis en visibilité en terme de statut )
Ordre du jour sujets[] (animé par le facilitateur)
- dans quel rôle parles tu et à quel rôle t'adresses tu ?".
- décrit la tension éprouvée et propose au rôle Magicien du Code d'exécuter une action permettant de résoudre sa tension
- Facilitateur propose au secrétaire de noter l'action et l'affecte au rôle Magicien du Code et que tu amènes ta tension en réunion de gouvernance pour pouvoir traiter cette tension de façon durable en clarifiant les autorités, pas juste ponctuellement
Tour de clôture
- chacun dispose d'un moment de parole qui lui est dédié (mode "baton de parole") pour exprimer son ressenti sur le déroulement de la réunion. "J'ai trouvé la réunion utile et je suis soulagée d'avoir pu instruire mon point".
GOUVERNANCE
Réunion de Gouvernance (2h)(mois)
- traiter les tensions susceptibles de modifier l'organisation ou "structure" du cercle associé
- Notamment les rôles du cercle et les règles qui s'appliquent à ces derniers.
- On appelle ces règles, des "politiques".
- tour d'inclusion comme en réunion de triage
- traiter les aspects logistiques (durée de la réunion, horaire de la pause déjeuner qui entre-coupe la réunion, etc),
- dresser l'ordre du jour de la même façon qu'en réunion de triage
- facilitateur l'invite à faire une proposition
- on est pas là pour le plaisir de se plaindre mais pour construire l'avenir
- Charge donc à xxx de transformer sa tension en proposition ou de demander une discussion ouverte si elle souhaite avoir recours à l'intelligence collective du cercle.
- décrit sa tension d'origine et sa proposition qui consiste à ajouter au rôle Captain Ergo, le domaine "Maquette des écrans".
- passe ensuite aux questions de clarification
- Chacun peut alors poser une question de clarification au proposeur
- Aucune discussion ou réaction n'est permise, seules les questions de clarification sont autorisées afin de maintenir le bon niveau d'efficacité du processus de gouvernance. Le facilitateur interrompt donc immédiatement toute dérive. Le "proposeur" n'est pas obligé de répondre si il n'a pas la réponse.
- tour de réaction
- Chacun peut à son tour réagir à la proposition sans être interrompu par un autre et sans déclencher de discussion avec une autre personne. Juste après ce tour de réaction, à la lueur des différentes réactions, Miriam prend conscience d'un élément qui lui avait échappé. Elle profite alors de l'étape de clarification et modification pour clarifier sa proposition et l'ajuster en fonction de cette prise de recul dont elle vient de bénéficier grâce aux autres membres du cercle
- passer au tour d'objection
- Chacun a son tour exprime ses éventuelles objections. Tony qui incarne le rôle de Magicien de Code exprime une objection. Le rôle Secrétaire la note
- Le facilitateur décide de tester l'objection identifiée afin de vérifier sa validité.
- série de questions
- "Penses tu qu'adopter cette proposition ferait régresser le cercle ?
- Si oui, te bases tu sur des faits avérés ou es tu en train d'anticiper l'avenir ?"
- etc... Tony s’est rendu compte que son objection n'était finalement pas valide (i.e. ne respecte pas les critères de validité d’une objection, définis dans la constitution). La proposition de Miriam consistant à modifier l'organisation à travers l'attribution d'un domaine à l'un de ses rôles est ainsi acceptée en moins de 10 minutes.
- Une fois l'ensemble des points traités, on passe au tour de clôture comme en réunion de triage.
Cercle
Un cercle a pour mandat de
- réaliser la mission de l'unité de travail
- améliorer constamment la qualité de sa production
- assurer sa pérennité par l'éducation permanente de ses membres
- Un cercle est maître du pilotage, de l'exécution et de la mesure de ses processus
- Chaque cercle choisit un facilitateur qui anime les réunions selon les méthodes sociocratiques, et un secrétaire qui rédige les comptes rendus et maintient l'historique du cercle
Objectifs
- vision : l'impact positif souhaité sur le monde extérieur à l'organisation
- mission : ce qui est fait globalement pour contribuer à la concrétisation de la vision
- objectifs : les mesures concrètes prises pour mettre en œuvre la mission
- Fixer les résultats à obtenir
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Raison d’Être, Redevabilités, Domaines) n'existent pas en sociocratie et celui de tension n’est pas aussi abouti
Problématique
- Comment maintenir une capacité à innover ?
- Comment préparer l'ouverture d'esprit de tous face aux changements ?
- Comment faire évoluer sans perdre en agilité ?