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(5) PROTOCOLO DE DOCUMENTOS (FASES DO PROTOCOLO (AUTUAÇÃO (ABERTURA DO…
(5) PROTOCOLO DE DOCUMENTOS
PROTOCOLO
O QUE É?
É O CONTROLE DA TRAMITAÇÃO
PERMITE ACOMPANHAR ANDAMENTO
É TÍPICA DA IDADE CORRENTE
EX: CADERNO DE CORRESPONDÊNCIA
ATIVIDADES
CONJUNTO DE OPERAÇÕES
VISA CONTROLE DE DOCUMENTOS
ASSEGURA A
LOCALIZAÇÃO :pushpin:
RECUPERAÇÃO :recycle:
ACESSO :door:
FASES
RECEBIMENTO :moneybag:
REGISTRO / CATALOGAÇÃO :memo:
AUTUAÇÃO
(ABERTURA DO PROCESSO)
:open_hands::skin-tone-3:
CLASSIFICAÇÃO :!!:
EXPEDIÇÃO (
EXTERNA)
/ DISTRIBUIÇÃO (
INTERNO)
:mailbox:
CONTROLE / MOVIMENTAÇÃO :video_game:
NÃO DEVE SER ABERTO OU REGISTRADO
:red_cross:
DOCUMENTO PARTICULAR
DOCUMENTO SIGILOSO
DEVEM SER ABERTOS OS DOCS. OSTENSIVOS
:warning:
OBS: TAIS DOCS DEVERÃO SER ENCAMINHADOS
DIRETAMENTE AOS DESTINATÁRIOS
SEM A NECESSIDADE
DE REGISTRO
OU AUTUAÇÃO
SÃO DE ACESSO RESTRITO :red_flag:
TRAMITAÇÃO
CAMINHO QUE O DOCUMENTO PERCORRE
É UMA CARACTERÍSTICA COMUM DA IDADE CORRENTE
SEQUÊNCIA DE ETAPAS
FASES DO PROTOCOLO
RECEBIMENTO :moneybag:
RECEBE OS DOCS
QUE ENTRAM NA INSTITUIÇÃO
OU AQUELES PRODUZIDOS
NOS PRÓPRIOS SETORES DOS ÓRGÃOS
PARA QUE SEJAM FORMALIZADOS
REGISTRO / CATALOGAÇÃO :memo:
CADASTRA OS DADOS BÁSICOS DO DOCUMENTOS
EM UM SISTEMA DE CONTROLE :computer:
INFORMATIZADO :desktop_computer:
OU MANUAL :writing_hand:
DADOS SERÃO UTILIZADOS
P/ LOCALIZAÇÃO DO DOC
AUTUAÇÃO
(ABERTURA DO PROCESSO)
:open_hands::skin-tone-3:
É QND OS DOCS SÃO TRANSFORMADOS EM PROCESSOS
INSERÇÃO DE CAPA
NUMERAÇÃO
DAS PÁGINAS
ATRIBUIÇÃO DE UM
NUMERO
DE ID
CLASSIFICAÇÃO :!!:
ID
ASSUNTOS
DOS DOCS
CLASSIFICANDO
DE ACORDO
COM OS CÓDIGOS NO
PLANO DE CLASS.
EXPEDIÇÃO (
EXTERNA)
/ DISTRIBUIÇÃO (
INTERNO)
:mailbox:
✉️ ENVIA O DOC. AO DESTINATÁRIO
DSITRIBUIÇÃO
ENVIO P/ MSM ÓRGÃO
EXPEDIÇÃO
ENVIO P/ OUTRO ÓRGÃO
CONTROLE / MOVIMENTAÇÃO :video_game:
ID OS SETORES
PELOS QUAIS :mag:
OS DOCS PASSAM
DE FORMA A
RECUPERA-LOS COM
RAPIDEZ
QND FOR NECESSÁRIO
ID ATRASOS
NAS TRMITAÇÕES DOS DOCS
A MOV. É REALIZADA
ATRAVÉS DE SISTEMAS
INFORMATIZADOS :computer:
OU CONTROLE MANUAIS :writing_hand:
LIVROS :book:
FICHAS :bookmark_tabs:
GESTÃO DE DOCS
OBJETIVOS
🎯
ASSEGURAR
:!:
A PRODUÇÃO
A ADM
A MANUTENÇÃO
E DESTINAÇÃO
DOS DOCS DE FORMA EFICIENTE
GARANTIR
:red_flag:
QUE A INFO GOVERNAMENTAL
ESTEJA
DISPONÍVEL
QND E ONDE
SEJA NECESSÁRIO
ASSEGURAR
A ELIMINAÇÃO DOS DOCS🗑
QUE NÃO TENHAM VALOR :no_entry:
ADM FISCAL
LEGAL
OU P/ PESQUISA CIENTÍFICA
ASSEGURAR
O USO ADEQUADO DA
MICROGRÁFICA
O PROCESS.
AUTOMATIZADO DE DADOS
CONTRIBUIR PARA
ACESSO
E PRESERVAÇÃO
DOS DOCS QUE MEREÇAM
GUARDA PERMANENTE
🗃🗄
POR SEUS VALORES
HISTÓRICOS
E CIENTÍFICO
3 FASES
1ª FASE (PRODUÇÃO)
🛠⚙
É O ATO DE ELABORAR DOCS
EM RAZÃO
DAS ATIVIDADES ESPECÍFICAS
DE UM ÓRGÃO OU SETOR
DEVE-SE OTIMIZAR A CRIAÇÃO DE DOCS
EVITANDO OS NÃO ESSENCIAIS
GARANTINDO
O USO ADEQUADO DOS RECURSOS
DE REPROGRAFIA
E DE AUTOMAÇÃO
2ª FASE (UTILIZAÇÃO)
É O FLUXO PERCORRIDO DOS DOCS
NECESSÁRIO AO CUMPRIMENTO
DE SUA FUNÇÃO ADM
BEM COMO
A SUA GUARDA
APÓS CESSAR SEU TRÂMITE
ESSA FASE ENVOLVE
METODOS DE CONTROLE
PROTOCOLO
CLASSIFICAÇÃO
ORGANIZAÇÃO
ELABORAÇÃO
ARQUIVAMENTO
GESTÃO DOS ARQUIVOS
CORRENTES
E INTERMEDIÁRIOS
E A IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS
DE ARQUIVO
E DE RECUPERAÇÃO DA INFO
3ª FASE (AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO)
:mag:
ENVOLVE ATIVIDADES
ANÁLISE
SELEÇÃO
E FIXAÇÃO
DE PRAZOS DE GUARDA DOS DOCS
QUAIS DOCS SERÃO
ELIMINADOS
OU PRESERVADOS (PERMANENTE)