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Archiviazione (FISICA (Riservatezza (L’accesso agli archivi contenenti…
Archiviazione
FISICA
Riservatezza
L’accesso agli archivi contenenti documenti rilevanti per il Gruppo deve essere consentito solamente al personale autorizzato tramite apposita lettera d’incarico.
E' vietato lasciare incustodite stampe presso fotocopiatrici, stampanti o fax
In caso di stampe multiple, particolare attenzione deve essere posta alla verifica della coda di stampa, al fine di evitare che parti di documenti inviati in stampa siano rimaste in sospeso
In caso di necessità di trasporto di documenti ritenuti “rilevanti” per il Gruppo Montepaschi all’esterno delle sedi delle Società del Gruppo questi non devono essere lasciati incustoditi
La documentazione non più necessaria deve essere eliminata ricorrendo a pratiche che garantiscano l’impossibilità, per un soggetto terzo, di ricostruire il contenuto della medesima con uno sforzo “ragionevole”
Disponibilità
I documenti archiviati devono essere protetti adeguatamente da rischi di sottrazione, o danneggiamento degli stessi, causati in particolare da infiltrazioni d’acqua, umidità, incendio, luce o radiazione solare eccessiva
Integrità
I documenti archiviati devono essere protetti adeguatamente da rischi di sottrazione, o danneggiamento degli stessi, causati in particolare da infiltrazioni d’acqua, umidità, incendio, luce o radiazione solare eccessiva
ELETTRONICA
Disponibilità
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L’archiviazione di documentazione di progetto o afferente un tema condiviso fra più persone deve essere effettuata tramite team site dedicati che garantiscono il mantenimento della documentazione, consentono l’accesso a tutti gli utenti abilitati e limitano il pericolo di perdita o cancellazione errata della documentazione da postazioni di lavoro singole
Riservatezza
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L’archiviazione di documentazione di progetto o afferente un tema condiviso fra più persone deve essere effettuata tramite team site dedicati che garantiscono il mantenimento della documentazione, consentono l’accesso a tutti gli utenti abilitati e limitano il pericolo di perdita o cancellazione errata della documentazione da postazioni di lavoro singole
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Non è permesso utilizzare le soluzioni di cloud storage per archiviare materiale inerente la propria attività lavorativa a meno di documentazione classificata ad “uso interno”
Integrità
L’archiviazione di documentazione di progetto o afferente un tema condiviso fra più persone deve essere effettuata tramite team site dedicati che garantiscono il mantenimento della documentazione, consentono l’accesso a tutti gli utenti abilitati e limitano il pericolo di perdita o cancellazione errata della documentazione da postazioni di lavoro singole