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VL 8 - Projektmanagament - Monitoring & Controlling (Monitoring &…
VL 8 -
Projektmanagament
- Monitoring & Controlling
Situation und Ziele
Situation
Wir befinden uns in einem Projekt oder einer Projektphase
Ziele
Das Projektziel innerhalb der gegebenen Rahmenbedingungen zu erreichen
Motivation
Projektmanagement heißt Verantwortung übernehmen
Monitoring & Controlling
als Zyklus
Stand erheben
Analysieren, Trends ableiten, bewerten
Aktionen ableiten
Monitoring & Controlling heißt Annahmen über den Projektstand abprüfen und steurnd eingreifen!
Wo stehen wir?
absolute Aussagen über den Stand und Messpunkte zur Trendanalyse
Reporting
Bedeutung
Berichtswesen
Regelmäßiges Erheben und Dokumentieren der zur Projektsteuerung notwendigen Informationen
Erfolgsfaktor für erfolgreiche Projektsteuerung!
Report (Bericht)
Projekt relevante Informationen
Verfolgt ein bestimmtes Ziel
wohldefinierter Inhalt in standisierter Form
eindeutiger Berichtsweg
Erfolgt regelmäßig
kann schriftlich, mündlich, manuell, automatisiert erfolgen
Kann auf anderen Berichten aufbauen
Nur dann wertvoll, wenn klar ist, an wen sie sich richten, welche Informationen nötig sind, so dass sie im Zweifelsfall auch gelesen werden!
konkreter Informationsbedarf
Quantitative Aussagen über Projektfortschritt
Das IST erheben
Qualität (Maßnahmen und deren Ergebnisse)
Kosten (Stand des Budgets und ggf. Einnahmen)
Quantitativ vs. Qualitativ
Zahlen sprechen nicht für sich alleine!
Ohne Kontext werden Reports irgendwie interpretiert
daher komplentieren dieser durch qualitative Aussagen
Erst Kombination bringt sinnvolles Reporting!
Informationsquellen
Standardberichte
Meetings
Qualitative Informationen und "Gerüchte"
4 more items...
Wer liefert Informationen?
4 more items...
Wie komme ich an meine Informationen?
3 more items...
80:20 Regel und Konsequenzen
Frühe Fertigstellungsgrade erzeugen ein Gefühl falscher SIcherheit
Qualität, nicht nur Quantitöt
Anforderung an Plan
Kritische Aufgaben (20% Planelemente) im Projekt möglichst früh
neue kritische Aufgaben möglichst früh einplanen
Detaillierungsgrad
Informationen werden auf allen Planungsebenen erhoben und ggf. über Ebenen hinweg verdichtet
Richtige Balance finden zwischen Detail-Level und Häufigkeit
meistens reicht es bis auf Arbeitspaketebene zu gehen und 1 wöchentlichen formalen Report abzuholen
Je länger das Projekt und je höher der Aufwand, desto niedriger kann die Berichtsfrequenz sein
Micro Controlling kostet Zeit, bringt wenig und demotiviert. Maßgeblich ist, was uns hilft unsere Aufgaben zu erfüllen
Wie wird es sich entwickeln?
Trendanalysen
Einflussfaktoren auf Plan
Änderungen
Risiken
Menschen
Natur
Politik etc.
Ableitung daraus
Nichts, wenn alles im Plan, sonst
Sonst
Steuernd eingreifen
Aktionen anstossen, die M&C unterliegen
ggf. Planung ändern!
Erkennung des Planungsbedarfs für Planänderungen
Wohin entwickelt sich das Projekt?
Reporting: Analyse und Bewertung
Reporting (s.o.)
Liefert aktuellen Stand
Liefert Informationen auf die wir ggf. sofort reagieren müssen
Liefert Messpunkte über die Zeit
Analysen und Bewertung der Reporting Informationen
Lässt uns über Vergleiche Projektabweichungen erkennen
Liefert uns über regelmäßige Reporting Messpunkte Trends & Prognosen
Werden wir das Projektziel unter den gegebenen Rahmenbedingungen erreichen?
SOLL (Planning) - IST (Reporting) - Vergleiche von
Fertigstellungsgrad
Aufwand
Qualität
Kosten
Soll - Ist = Planabweichung
simpelste aber mächtigste Form des Projekt Controlling
Um Planabweichungen zu prognostizieren
Auf Basis der Reporting Messpunkte Trends berechnen
Fertigstellungsrate
Team-Geschwindigkeit auf Basis von abgeschlossenen Anforderungen pro Messeinheit gegen Gesamtzahl der Anforderungen pro Messeinheit
Team-Geschwindigkeit auf Basis von Aufwandseinheiten pro Messeinheit gegen geschätzter Gesamtaufwand pro Messeinheit
Um Team-Geschwindigkeit zu kennen und daraus auf Fertigstellung zu schließen bieten sich Meilensteine an!
Entwicklung des Qualitätsstands
Rate der erfolgreich durchgeführten qualitätssichernden Maßnahmen
Steigungsrate der Architekturschulden - d.h. ausstehender Refactorings
Kostenentwicklung: Abbaurate des Budgets
Verantwortlichkeit
Project Verantwortlicher
Unterstützt - falls vorhanden - durch PM-Team oder Projektbüro
Was fange ich mit den Informationen an?
Stand des Projekts in der Projektakte festhalten
Quantitative Daten als Messdaten sammeln
Agieren
Sofort bei Risiken
Analysieren (Soll Ist Abgleich)
Bewerten (z.B. Auswirkungen, Abweichungen)
Ggf. Aktionen umsetzen z.B. Eskalation starten, umplanen