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VL 7 - Projektmanagement - Umsetzung - Executing (Kommunikation (Wie…
VL 7 -
Projektmanagement
- Umsetzung - Executing
Situation und Ziel
Situation
Wir haben eine Projektplanung
Ziele
Projekt bzw. Phasenziel erreichen
Übersicht
Projekt Manager
Kommunikation
Teamführung
Qualitätsmanagement
Beschaffungen
Team
Umsetzung
Quality Process ausführen
Kommunikation
Kommunikation
Kommunikation als Erfolgsfaktor
Kommunikation als Eisbergmetapher
Unbewusste Kommunikation überwiegt oft
Bewusste Kommunikation nur Spitze des Eisbergs
Sachebene vs. Beziehungsebene
funktioniert durch abwechselndes Senden & Empfangen
Projekterfolg verknüpft mit dem Vermögen und der Bereitschaft effektiv zu kommunizieren
Inhaltliches kören
Information
Entscheidungen herbeiführen
Stimmung und Wahrnehmung des Projekts steuern
Transparente und proaktive Kommunikation schafft Vertrauen
Ziele der Kommunikation
Informationsaustausch
Entscheidungsvorbereitung
Information
Dokumentation z.B. von Entscheidungen
Informationsmanagement
Zugang zu Informationen aller Beteiligter
Informationen einfordern
Transparenz herstellen
Stakeholder Management
Wer mit wem?
Stakeholder
Projektverantwortliche
ggf. Team
ggf. Lenkungsausschuss
Lenkungsausschuss
Stakeholder
Projektverantwortlicher
Projektverantwortlicher
Stakeholder
Partner, Zulieferer
Lenkungsausschuss
Projektbüro
Team
Projektbüro
Projektverantwortlicher
Team
Team
Projektverantwortlicher
Team
Ansprechpartner in den Fachbereichen
Wie kommunizieren wir?
Gezielt
Regelmäßig
Häufig genug aber wohldosiert
Transparent und offen
Vertraulich wo nötig
Verbindlich
KISS
Keep it simple and short
Wann?
Teil der normalen Arbeit
als Resultat aus Vorgehen / Prozessen
wird eingefordert
Status Reports z.B.
On Demand
Exception Handling
Eskalationen
Klärungsbedarf
Abstimmungsbedarf
IMMER
explizit und implizit
Kommunikationsmittel
Direktes Gespräch
Formelle Meetings
Regelmäßig (on Demand)
Haben Ziel, Agenda etc.
Werden protokolliert und versandt
informeller Kaffee Plausch
als Teil der regulären Arbeit
Asynchron
für Informationsaustausch
Reports, Memos, Mails, Aushänge, Filesystem
gezielt für Stakeholder Management
Reports, Memos, Mails..
für Informationsaustausch
Blog, Wiki, Microblog, Filesystem...
Wie dokumentieren?
Protokolle, Memos, Reports
Mindestens Name, Ziel, Verteiler
Protokolle/Reports: Teilnehmer, protokollant, Agenda etc.
Memos/Reports: Management Summary, Fakten, Empfehlungen
Attachements
Tools
Wird der Projektakte zugefügt!
Planbar?
inhaltlich nicht
Rahmen kann gesetzt werden
Meeting Struktur
Informationsmanagement und Infrastruktur definieren
Tools z.B.
Regelmäßig entrümpeln -> auf SInnhaftigkeit, Effektivität, Alternativen prüfen!
Stolpersteine
Annahmen nicht abgeprüft
Gesagt bedeutet nicht gehört
Gehört bedeutet nicht verstanden
Verstanden bedeutet nicht einverstanden
Zu viel, zu wenig, zu empathisch
Attention Crash -> Informationsüberflutung
Auf Need to know Basis arbeiten
Vergessen, dass auch nur Menschen gegenübersitzen
Team führen
Bedeutung
Steuernd und orientierungsgebenf auf Handeln dritter einwirken
Ziele geben
Motivierung und Begeisterung erzeugen
Erfolg und Fortschritte verfolgen
Positives wie negatives Feedback geben
Konflikte ansprechen und lösen
Team Commitment einfordern
Entscheidungen herbeiführen
Wechsel zwischen Führen und Folgen!
Wie?
Eng
Pro: Schnelle Entscheidungen, gut bei Krisen
Contra: Entscheidungen maximal so clever wie Entscheider
Negatives Extrem: Mikro Management in Folge von "Not my Job"
Partizipativ bis Selbstorganisation (Kern von agilem Vorgehen)
Pro: Hohe Qualität der Entscheiungen
Contra: Mehr Kommunikationsbedarf -> längere Dauer
Negatives Extrem: Anarchie
Der Situation anpassen
Wer?
Alle führen
Manager seine Mitarbeiter
Mitarbeiter ihre Manager
PM seine Stakeholder
Wer fragt, führt
Ein bewusst einsetzbares und einzusetzendes Mittel!
Arbeitsfähigkeit sichern (Prozessgruppe Execution)
Warum?
Zur Ziellerreichung müssen wir
Minimal Arbeitsfähig sein
Idealerweise unsere Produktivität kontinuierlich steigern
Wie sicherstellen?
Inspect and Adapt
Engpässe analysieren
und dann abstellen
Lieber falsche Entscheidungen als keine
lassen sich im Zweigelsfall korrigieren
Details
Qualitätsmanagement und -Sicherungsprozesse durchführung
Project Management, sicherstellen, dass
Qualitätssichernde Prozesse verstanden sind
Zeit für Qualitätsprozesse eingeplant ist
Zeit für QS nicht als Puffer verwendet wird oder optional angesehen wird
Wirtschaftlichkeit in der QS beachten
Es gilt, dass die Details Teil der Umsetzungsdisziplin sind
Beschaffungswesen (Procurement)
Projektverantwortlicher verantwortlich für Budget
sonst eskalieren
Typische Beschaffungen
Beratung, Coaching, Traning
Rechner, Material, Tools
Reisekosten
Ganz ohne Geld wird kein Projekt auskommen, also einplanen!
Beschaffungen können schnell zu Hindernis werden
Umsetzung
Aufgabe der jeweiligen fachlichen Disziplin
In unserem Fall
Greift die SE Practice
Erfahrene Teams können auch ihre eigenen SWE Prozesse einpassen
Tools
SE Tools
Komplement zu PM Tools
SPreadsheets Excel
Ticketingsysteme
Taskboards (physisch)