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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA (MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO) (Método Alfabético: o…
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA (MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO)
Métodos de Arquivamento são as diferentes maneiras utilizadas para colocar documentos em ordem em um arquivo. Os métodos mais comuns e mais utilizados são: alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.
M
étodo Alfabético:
o nome é o principal elemento. O Variadex é uma variação desse método e combina cores para uma melhor localização.
Nomes de pessoas físicas: primeiro último sobrenome, e depois o prenome: Araújo, Marcos Pereira.
Sobrenomes iguais: a ordenação é feita pelo prenome: Ferreira, André; Ferreira, Juliano.
Sobrenomes compostos (substantivos e adjetivos/ligados por hífen) não são separados: Bom Tempo, Cláudia; Santos-Dumont, Alberto; São Tiago, Bernardo Oliveira.
As iniciais abreviativas de prenomes devem preceder os nomes que iniciam com a mesma letra: Pereira, M.; Pereira, Marcelo.
Artigos e preposições não devem ser considerados: Anjos, Milton Sousa dos; Costa, Severino Pereira da.
Sobrenomes estrangeiros, a partícula que acompanha o nome pode ou não ser considerada (facultativo). O mais comum é considerá-la, quando esta iniciar com letra maiúscula: Mc Cain, John; O´Brian, Paul; Van Gogh, Vincent.
Sobrenomes de parentesco, como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem vir para o início junto ao sobrenome anterior: Carvalho Júnior, Lucas Tavares; Ferreira Neto, Maria Souza; Vasconcelos Sobrinho, Luís dos Santos.
Títulos que acompanham os nomes não devem ser considerados, mas sim colocados no final, entre parênteses: Alves, José Silva dos (Presidente); Barbosa, Lucas Moreira (Ministro).
Nomes estrangeiros, a organização será feita pelo último sobrenome, com exceção dos nomes orientais e de países de língua espanhola: Newton, Isaac; Shakespeare, William.
Nomes de espanhóis ou de qualquer país de língua espanhola, a ordenação deverá ser feita pelo penúltimo sobrenome e, para tanto, os dois últimos sobrenomes deverão ser transpostos para o início. Bolaños Fuentes, Pablo; Gutierrez Salazar, Juan.
Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou árabes deverão ser organizados da mesma forma como se apresentam, sem alteração: Al Jahzir; Kim Il Sung.
Nomes de Instituições são mantidos da mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do início para o final, entre parênteses. Quando não há artigo no início, não deve ser feita qualquer alteração: Bi-ba-bô Shopping; Boticário (O).
Nomes de Eventos, o numeral do início deve ser colocado no final, entre parênteses. A ordenação será pelo nome do evento e não pelo numeral, que servirá para ordenar eventos com o mesmo nome: Congresso de Medicina (Segundo); Encontro de Arquivistas (I); Encontro de Arquivistas (II).
Método Geográfico:
Ordenação por Estado ou País, será alfabética, contudo, a capital deverá estar no início por ser geralmente a mais procurada: Bahia; Salvador; Ilhéus; Itabuna; Porto Seguro;
Ordenação por Cidades, será meramente alfabética com o detalhe de que o Estado deverá estar no final entre parênteses: Anápolis (Goiás); Crato (Ceará).
Método Numérico (3 formas): numérico simples, cronológico ou dígito-terminal.
Numérico Simples: a organização é feita pelo número do documento ou da pasta em que este foi arquivado. É lento e trabalhoso. Indicado arquivos pequenos.
Numérico Dígito-Terminal: ordenação é feita pelos dois últimos dígitos, o que torna o arquivamento mais rápido e eficiente. Quanto estes são iguais, a ordenação se dará pelos dois dígitos anteriores (penúltimos): 14-25-01; 78-44-10; 22-26-28; 99-15-44; 36-27-44.
Numérico Cronológico: utilizado para organizar os documentos por data. Utilizado na organização de fotografias, documentos financeiros e outros em que a data seja o principal elemento na busca da informação.
Método Ideográfico:
ordenação dos documentos é feita por assunto. Na organização por assunto, estes podem ser ordenados de forma alfabética ou numérica. A ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita em um único nível (método dicionário) ou em vários níveis hierarquizados (enciclopédico). A ordenação numérica não importa a ordem alfabética, e pode ser decimal (número de classes limitado a 10) ou duplex (número de classes ilimitado).
Ordenação Alfabética:
Dicionário: Aposentadoria; Contas a pagar; Contas a receber; Empréstimos bancários; Empréstimos rurais; Férias; Frequência; Licença maternidade; Licença médica.
Enciclopédico:
Financeira: Contas a pagar; Contas a receber; Empréstimos bancários; Empréstimos rurais.
Pessoal: Aposentadoria; Férias; Frequência; Licença maternidade; Licença Médica.
Ordenação Numérica
2 Financeira: 2-1 Empréstimos 2-1-1 Bancários 2-1-2 Rurais; 2-2 Contas 2-2-1 Contas a receber 2-2-2 Contas a pagar
1 Pessoal: 1-1 Férias; 1-2 Licenças 1-2-1 Licença Médica 1-2-2 Licença Maternidade; 1-3 Aposentadoria.
Métodos diretos/indiretos:
Direto: busca no próprio local que o documento está a arquivado sem necessitar de índice. Característico dos métodos por nome (alfabético, geográfico, dicionário e enciclopédico).
Indireto: para localizar o documento no arquivo, é necessária a adoção de um índice por nome. Característico dos métodos por número (número simples, cronológico, dígito-terminal, decimal e duplex).
Método Horizontal/Vertical:
Horizontal: documentos são acondicionados uns sobre os outros. Só é indicado para documentos de grande dimensão como mapas, plantas etc.
Vertical: documentos são acondicionados lado a lado. Método comum, indicado para arquivos concorrentes e intermediários, onde o acondicionamento é feito em caixas, pastas ou gavetas.
A escolha do método de arquivamento a ser adotado em um arquivo deverá ser precedida de uma análise minuciosa dos documentos a serem arquivados e da estrutura da instituição que está sendo organizada. Um mesmo arquivo pode utilizar, em seu acervo, vários métodos de arquivamento simultâneos, de forma a bem organizar sua documentação.