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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA (PRESERVAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS) (Dicas Gerais:…
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA (PRESERVAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS)
Preservação de documentos: medidas que visam proteger, conservar e restaurar os documentos armazenados em um arquivo.
Na conservação dos documentos, alguns elementos devem ser evitados:
Elementos Químicos:
poluição ambiental (principalmente a do ar, diminui a longevidade dos documentos), a poeira (contém substâncias químicas cristalinas a amorfas. Sua restauração deve ser com material de baixa acidez e PH neutro e com a utilização de clipes ou colchetes de plástico evitando o metal), objetos metálicos (oxidam o papel, por isso, devem ser usadas materiais arquivistas de acides baixa) e elementos com alto grau de (colas e fitas adesivas).
Elementos Biológicos:
insetos, microorganismos, ratos e o próprio ser humano (com o suor e a gordura das mãos).
Elementos Físicos:
relacionados ao local onde estão os documentos, como luminosidade (tanto a luz artificial como a luz solar amarelam e danificam os documentos), temperatura (se desequilibrada, proliferam-se os fungos, bactérias e roedores) e umidade (se desequilibrada, facilita a degradação ácida ou o ataque de agentes biológicos).
Dicas Gerais:
Deve-se evitar a entrada de água/fogo no ambiente de arquivo, pois os mesmos tendem a danificar os documentos;
A limpeza do ambiente, sempre que possível, deve ser feita a seco (aspirador de pó) ou com a utilização de panos úmidos nas estantes e no chão;
Deve-se evitar a utilização de saliva ou umedecedor de dedos ao passar as páginas dos documentos;
Fotografias e negativos devem ser manuseados com luvas de algodão;
Ao fazer anotações nos documentos, como o código de classificação, por exemplo, deve-se utilizar lápis;
O arquivo deve controlar umidade e temperatura do ambiente, de acordo com a documentação mantida em seu acervo (normalmente, a umidade ideal gira em torno de 45 a 58% e a temperatura entre 20 e 22º);
A restauração de documentos deve ser realizada com material de baixa acidez (pH neutro);
Na utilização de clipes ou colchetes, deve-se dar preferência para os de plástico, evitando os de metal.
A lei 8.159/1991 regula o funcionamento dos arquivos no Brasil e define Gestão de Documentos como: "conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam controlar a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
A Gestão de Documentos divide-se em 3 fase (produção, utilização e destinação):
Produção:
deve-se evitar a criação de documentos que não sejam realmente necessários à Instituição, além de busca a implementação de sistemas informatizados para otimizar esse processo;
Utilização:
envolve o controle da tramitação de documentos (protocolo, acesso, empréstimo e consulta) e a organização nas fases concorrente e intermediária;
Destinação:
após o cumprimento do prazo de guarda, é feita uma avaliação (já tratada) onde se define o destino do documento (eliminação devida ou recolhimento à guarda permanente.