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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA (CICLO VITAL, AVALIAÇÃO E PROTOCOLO) (PROTOCOLO:…
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA (CICLO VITAL, AVALIAÇÃO E PROTOCOLO)
Ciclo Vital dos Documentos = Teoria das 3 idades: concorrentes (1ª idade), intermediários (2ª idade) ou permanentes (3ª idade).
Para analisar sua idade, é necessário analisar o valor do documento, que é sua importância e justificativa para preservação, podendo ser classificado como VALOR PRIMÁRIO OU VALOR SECUNDÁRIO.
Valor Secundário: são os documentos de 3ª idade, permanentes, que possuem caráter histórico e por isso são importantes para a memória da instituição, sendo definitiva sua preservação.
Valor Primário: são os documentos de 1ª e 2ª idades, concorrentes e intermediários, que possuem caráter administrativo-funcional e seu valor pode desaparecer (prescrição do documento). Todo documento nasce com valor primário.
Arquivo Concorrente: de 1ª idade, é constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, localizados nos próprios setores que os receberam ou produziram (setoriais) ou em dependências de próximas de fácil acesso (gerais).
Arquivo Intermediário: de 2ª idade, é constituído de documentos que embora não sendo de uso frequente pelos setores que os produziram, podem ser solicitados por terem relação de conteúdo com outros arquivos. São exclusivos do setor que os utiliza, mas não precisam ser conservados em suas dependências. Aguardam sua prescrição, destinação final, onde serão devidamente eliminados ou recolhidos para guarda permanente se houver valor histórico.
Arquivo Permanente: de 3ª idade, documentos que já desempenharam seu função administrativa, são preservados permanentemente por seu caráter definitivo e valor secundário ou histórico que apresentam à instituição.
Avaliação dos Documentos: desenvolvida por um comissão de pessoas que conhecem a estrutura e o funcionamento da instituição avaliada, onde são analisadas as características dos documentos e sua finalidade administrativa (valor primário) ou histórica (valor secundário)
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Todos os documentos deverão conter prazo de guarda para a fase concorrente, pois é onde em sua origem.
A fase intermediária não é obrigatória, sendo que alguns documentos são eliminados ainda na fase concorrente ou recolhidos diretamente para a fase permanente.
Vantagens da Avaliação para a Instituição - definir os prazos de guarda e a destinação final trazem: ganho de espaço físico; facilidade na organização e recuperação da informação; economia nos gastos com recursos humanos e financeiros.
PROTOCOLO: durante a fase concorrente, os documentos são consultados com frequência e possuem grande tramitação (movimentação). O protocolo controla a tramitação e localização desses documentos através das seguintes tarefas:
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Classificar o documento de acordo com seu assunto, buscando identificar o setor competente (destinatário);
Efetivar o registro (cadastro dos dados básicos do documento em um sistema de controle ou ficha de protocolo);
Efetivar a autuação dos processos (inserção da capa, onde serão registrados os dados básicos do processo);
Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinatários internos (distribuição) ou externos (expedição);
Controle de Movimentação ou Tramitação, feito normalmente através de sistema informatizado ou livros de protocolo.