Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Planowanie i zarządzanie systemem informatycznym (Tworzenie harmonogramu w…
Planowanie i zarządzanie systemem informatycznym
Struktura Podziału Pracy
Projekt składa się z etapów
Etap składa się z zadań
Zadania mogą zostać podzielone na podzadania
Do jakiego stopnia szczegółowości dzielić pracę?
Zasada 8-80 godzin
Projekt wieloletni - 2 tygodnie (80 godzin)
Projekt roczny - tygodnie (40 godzin)
Projekt miesięczny - dni (8 godzin)
Tworzenie harmonogramu w programie MS-Project
Rozpoczęcie projektu
Tworzenie SPP w programie MS-Project
Tryb ręczny i automatyczny
Tryb ręczny stosujemy, gdy chcemy mieć pełną kontrolę nad czasem trwania zadań
Tryb automatyczny wykonuje jednak 50% pracy za nas
Kalendarz pracy w projekcie
Wykres Gantta
Pokazuje rozkład zadań, których wykonanie jest niezbędne do ukończenia fazy projektu w czasie
Określenie kamieni milowych w projekcie
Kamień milowy (ang. milestone) – końcowy punkt, który podsumowuje określony zestaw zadań, bądź daną fazę projektu
Współzależność zadań
Analiza powiązań między zadaniami
które zadania są poprzedzające
które zadania są następujące
Zależność między zadaniami
Zadania typu RPZ (rozpoczęcie po zakończeniu). Zadanie musi zakończyć się, zanim rozpocznie się realizacja zadania następującego.
Zadania typu RR (równoczesne rozpoczęcie). Zadania zaczynają się w tym samym czasie, ale kończyć się mogą w innym momencie.
Zadania typu RZ (równoczesne zakończenie). Realizacja zadań kończy się równocześnie.
Zadania typu ZPR (zakończenie przed rozpoczęciem). Odwrotność RPZ.
Zasoby
Wszystko, co jest potrzebne do wykonania projektu, a czego brak spowodowałby niewykonanie planu.
Zasobami są np. pracownicy, narzędzia, materiały
W MS Project wyróżniamy zasoby
Work (ludzie lub komputery)
Material (np. energia)
Cost (np. koszt podróży)
Ścieżka krytyczna
Ścieżka krytyczna to najdłuższa ścieżka z wiodących od startu do zakończenia projektu.
Zadania leżące na ścieżce krytycznej nazywają się zadaniami krytycznymi.
Jeśli realizacja jakiegokolwiek zadania krytycznego opóźni się, to opóźni się cały projekt.
Zalety i wady wykresu Gantta
Zalety
przedstawia następstwo zdarzeń
uwzględnia zadania wykonywane równolegle
dobrze sprawdza się dla niewielkich projektów
Wady
nie zawiera szczegółowych opisów zadań
wymusza podanie konkretnych dat
nie pokazuje najkrótszej drogi do ukończenia prac
Zarządzanie harmonogramem
Ograniczenia, czyli o czym należy pamiętać przy planowaniu
Ograniczenia to czynniki, które zawężają pole manewru przy pracy.
Ograniczenia to aspekt, o którym należy pamiętać przy planowaniu pracy
Ograniczenia czasowe
Ograniczenie czasowe całego przedsięwzięcia często wymusza „planowanie od tyłu”.
Ograniczenia techniczne
Współpraca z innymi przedsiębiorcami
Opóźnienia w dostawach sprzętu
Ograniczenia organizacyjne
Zależności pomiędzy kilkoma projektami realizowanymi w jednym zespole
Wnioski
Planując harmonogram bierz pod uwagę ograniczenia, które mogą wpłynąć na opóźnienia
Dobrym pomysłem jest dodanie na końcu planu rezerwy kierowniczej (zadania, które widzi tylko kierownik projektu)
Zadania o podwyższonym ryzyku należy wydłużyć w harmonogramie
Prawo Parkinsona
Praca będzie się rozrastać, aby wypełnić cały czas na nią przewidziany.
Obliczanie zapasu czasu
Zapas czasu to rezerwowy czas, o który może opóźnić się realizacja zadania leżącego poza ścieżką krytyczną.
Zapas cząstkowy - dopuszczalne opóźnienie pojedynczego zadania, nie wpływające na moment startu zadania następującego
Zapas całkowity – dopuszczalne opóźnienie pojedynczego zadania, nie wpływające na terminowość ukończenia projektu
Zapas dodatkowy – dopuszczalne opóźnienie w realizacji całego projektu nie przekraczające oczekiwanego terminu zakończenia projektu
Zarządzanie projektem – wskazówki dla lidera
Analiza zadań z zespołem projektowym
Członkowie zespołu powinni być zaangażowani w planowanie i weryfikowanie planu. Ale:
Każdy powinien koncentrować się na własnych zadaniach, własnej odpowiedzialności
Członkowie zespołu powinni ze sobą współdziałać – wtedy, gdy jest to konieczne. Ale:
Każdy powinien wiedzieć, z czego może być osobiście dumny
Komunikacja kierownika z zespołem
Formalna: raporty, aktualizacje planu, notatki
Nieformalna – pogawędki na korytarzu
Pośrednia – regularne zebrania
Potrzeba regularnych zebrań
Umożliwiają członkom zespołu składanie sprawozdań z własnych prac
Podkreślają wizję projektu
Pozwalają zespołowi na rozwiązanie problemu
Stwarzają poczucie współuczestnictwa w projekcie
Stwarzają poczucie współodpowiedzialności za projekt
Ułatwiają kierownikowi prowadzenie zespołu
Polecany porządek zebrania
Omówienie celów osiągniętych od ostatniego zebrania
Dyskusja na temat spraw dotyczących całego zespołu (terminy, sprzęt, oprogramowanie)
Wyrażenie uznania dla członków zespołu za główne osiągnięcia
Określenie ogólnego stanu realizacji projektu (dobry, zły)
Analiza zagrożeń
Analiza nierozstrzygniętych kwestii
Określenie celów do osiągnięcia przed następnym spotkaniem
Śledzenie postępów
Raporty o wykonaniu kamieni milowych
Cotygodniowe raporty o wykonanych zadaniach
Dokumentacja na stronie wiki
Komunikacja mailem w określonych dniach
Śledzenie postępów na wykresie Gantta
Sposoby radzenia sobie z problemem braku czasu
Przydzielenie dodatkowych osób
Wykorzystanie rezerwy kierowniczej
Przydzielenie zadania komuś innemu
Ryzyko związane z przydzieleniem dodatkowego czasu na wykonanie zadania
Wpływ na inne zadania w siatce zadań
Inne, niezależne zadania, ale wykonywane przez tą samą osobę
Wpływ na ścieżkę krytyczną
Zwiększenie budżetu
Opóźnienie ukończenia projektu
Zmniejszenie rezerwy kierowniczej
Konieczność przydzielenia dodatkowych zasobów