El Equipo Base RHM, a través de su Secretaría Técnica, llevará registro escrito de sus reuniones, en actas fechadas. En cada acta se dejará constancia de:
El tipo de sesión.
La ciudad, el lugar, la fecha y hora (inicio y finalización) en la que se desarrolla la sesión.
Orden del día.
Desarrollo de los temas trabajados, con una síntesis de lo ocurrido en la reunión.
De cada tema, recomendación, sugerencia o concepto se indicará la decisión tomada y el número de votos con que fue aprobada o no.
Los compromisos adquiridos y los responsables.
Registro de asistentes a la sesión.
Para la aprobación del acta se seguirá el siguiente procedimiento:
La Secretaría Técnica elaborará el acta de la sesión y la remitirá al Presidente para su revisión, previo a la citación de la siguiente sesión. Recibidas las observaciones y realizados los ajustes respectivos, el acta se remitirá a los demás integrantes del Equipo Base RHM, al menos ocho días calendario antes de la realización de la sesión siguiente, en la cual tendrá lugar su aprobación.
Buscando la memoria y organización, se hará el registro de audio, video y/o fotografía de cada una de las sesiones del Equipo Base RHM.