Comunicación grupal.

Conceptos y elementos de una reunión.

Eficacia de las reuniones.

Tipos de reuniones.

Fases de una reunión.

Algunas técnicas o estrategias de trabajo en una reunión.

Definición.

  1. Es un encuentro de personas en un espacio común, donde se toman decisiones consensuadas.

Miembros o asistentes a la reunión.

La participación de los miembros que asisten
a una reunión dependerá de:

  1. Número de asistentes:
  1. Características del grupo:
    a. Nivel de participación e implicación.
    b. Grado de madurez.
    c. Grado de cohesión del grupo.
    d. Libertad en la constitución del grupo.
    e. Grupo constituido por imperativo legal­-profesional.

a. En torno a cinco o siete personas, la reunión consigue gran eficacia y participación. Duración: entre 45 minutos y una hora.

b. Entre cinco y diez miembros: grupo de trabajo eficaz. Duración: entre una hora y hora y media.

c. Más de diez y menos de veinte: creación de subgrupos de poder e influencia. Grupo no eficaz para la toma de decisiones. Duración: entre una hora y hora y media.

d. Más de veinte: grupo poco eficaz para el trabajo en reuniones. Duración adecuada: una hora.

Tiempo o duración de las reuniones.

Es conveniente y necesario conjugar, a la hora de plantear una reunión, el número de personas, el tiempo disponible y el objetivo o la finalidad de la reunión.

Tema de la reunión.

El tema o temas de la reunión deben aparecer
en el orden del día, que contiene los puntos
que se tratarán.

Finalidad de la reunión.

Hay que distinguir perfectamente entre el tema y el objetivo o finalidad, pues según estos, las reuniones se pueden clasificar en: informativas, consultivo-deliberativas, formativas y decisorias.

Técnica de la reunión.

Se seleccionará la técnica más adecuada para la consecución de los fines propuestos.

Requisitos.

  1. Que su convocatoria y celebración sean
    necesarias.
  1. Estar preparada, tanto por la persona que va a dirigir la reunión como por los participantes.
  1. Terminar en un plan de actuación que posibilite la puesta en práctica de los acuerdos y el seguimiento de las decisiones tomadas.
  1. Si se quiere que una reunión y las posteriores sean eficaces es necesario que se ejecuten las decisiones tomadas y los acuerdos consensuados.

Por su objetivo o finalidad.

  1. Informativas. El objetivo de la reunión
    es transmitir a un grupo una información
    que es necesaria o conveniente.
  1. Consultivo-deliberativas. La finalidad de este tipo de reuniones es estudiar o analizar propuestas o soluciones a temas o problemas planteados por un equipo o un grupo.

a. Comunicación de la información por
parte del director o responsable de la
reunión.

b. Rueda de presentación de dudas y
preguntas

c. Contestación a las diferentes cuestiones planteadas

  1. Formativas. El objetivo de estas reuniones es crear opinión y transmitir ideas. También se aprovechan para formar a los miembros de un equipo o una comisión sobre un tema acerca del cual necesitan información y forjar un criterio.
  1. Decisorias. Las reuniones decisorias son las que tienen como objetivo tomar una decisión colegiada .

a. La decisión debe ser de calidad y siempre se corre el riesgo de
o acertar.

b. El proceso de la toma de decisiones es complejo. Hay en los miembros del grupo análisis distintos de la misma realidad, diferentes intereses, objetivos diversos, etc.

Por el número de miembros participantes.

  1. Reuniones de grupo pequeño (de 3 a 7 miembros). Estas reuniones son propias de equipos directivos.
  1. Reuniones de grupo mediano (de 8 a 20 miembros). En estos
    casos la acción de los grupos es lenta y se requiere un líder con gran influencia y ascendencia en el grupo.
  1. Gran grupo (de 20 a 40 miembros). Este tipo de reuniones son muy lentas y necesitan una gran labor de coordinación o conducción de la sesión.
  1. Asamblea (más de 40 participantes). La asamblea únicamente debe tener un objetivo informativo.

Análisis y estudio de su necesidad.

  1. Necesidad técnica:
    a. Existe necesidad de comunicar o informar sobre algún aspecto de la organización y el funcionamiento del centro.
    b. Es conveniente y necesaria una reunión para pedir la opinión, las sugerencias o las propuestas a un grupo de personas.
    c. Es preciso tomar una decisión y esta es responsabilidad de un equipo o un órgano del centro.
  1. Necesidad de interrelación o comunicación. En ocasiones, la reunión también puede ser necesaria para:
    a. Fomentar la participación e implicación de los profesionales en la organización y el funcionamiento del centro.
    b. Propiciar y fomentar un buen clima y ambiente de trabajo.
    c. Potenciar las relaciones entre los diferentes miembros.

Fase de preparación.

  1. Condiciones materiales
    *Preparar convenientemente la sala de reuniones.
    *Condiciones necesarias y ambiente de trabajo.
    *Recursos materiales.
  1. Fijación del orden del día y determinación de las personas que deben asistir.
    *Cuestiones relativas al tiempo de preparación.
    *Orden del día.
    *Elección de los participantes.
    *Conocer el grupo.
    *Anunciar la sesión a los participantes.
    *Prever un acta de la reunión.
  1. Análisis, antes del comienzo de la reunión, de los posibles aspectos problemáticos del tema.
  1. Determinación del objetivo de la reunión.
    *Orden de urgencia de las cuestiones que hay que discutir.
    *Duración prevista para cada tema que haya que tratar.
    *Grado de participación del grupo en cada tema.
  1. Dirección y coordinación de la reunión.
    *La convocatoria de una reunión debe realizarse siempre que sea posible con un plazo suficiente.

El cuerpo de la reunión.

Inicio de la reunión.
La reunión ha de comenzar a la hora indicada. Cinco o diez minutos de cortesía son suficientes para respetar posibles eventualidades

Desarrollo de la reunión.
Actuación del moderador o moderadora:

  1. La consecución de los objetivos de la reunión.
  2. La aplicación de la técnica planificada.
    Presentar un problema en grupo.
    a. Hay que defnir bien los conceptos.
    b. Estar bien seguros de que todos los participantes comprenden los conceptos de la misma manera.

Conclusión o cierre.
Una forma de preparar al grupo para dar por concluido un tema es recapitular; así los asistentes tienen tiempo de ordenar sus ideas, decir su última palabra y tomar decisiones

Principales técnicas.

Estudio de documentos.
La reunión se basa en un documento que previamente ha sido analizado por cada uno de los componentes del equipo, y de cuyo análisis y debate en común se obtendrán unas conclusiones o decisiones de equipo.

Estudio de casos.
El proceso de la reunión se basará en unos datos o hechos

Análisis de anteproyectos.
La reunión consistirá en el análisis, debate y toma de postura de un equipo, grupo o claustro ante una propuesta o anteproyecto que uno o varios miembros del equipo o del claustro proponen al gran grupo.

Discusión guiada.
Es aconsejable para una discusión abierta o poco preparada en la que un grupo de trabajo de departamento analice un problema o un tema profesional.

Torbellino de ideas.

Puesta en común de los grupos de trabajo.
Estas reuniones no deben tener un carácter decisorio, sino únicamente de información y confrontación de ideas o actitudes.
Si fuera necesario tomar decisiones, se haría en una reunión posterior y con una técnica diferente.