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GESTÃO DE DOCUMENTOS (programa de gestão documental) (São procedimentos e…
GESTÃO DE DOCUMENTOS (programa de gestão documental)
Finalidade
modernização
aperfeiçoamento
eficiência
de procedimentos relacionados ao tratamento
dos documentos correntes e intermediários
faz-se necessário o planejamento do sistema de
administração dos arquivos.
3 fases básicas da Gestão de Documentos
2 Utilização
inclui as atividades de protocolo de organização e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária
elaboração de normas de
acesso à documentação, recuperação de informações
1 Produção
Elaboração dos documentos em decorrência
das atividades de um órgão
Evita-se a criação de documentos inúteis ou de duplicatas
3 Destinação
mais complexa
das três fases
determina quais documentos serão permanente e os que
deverão ser eliminados
desenvolve-se mediante a análise e avaliação
dos documentos acumulados
São procedimentos e operações
técnicas referentes:
tramitação
uso
produção
avaliação
arquivamento de documentos
foco na fase corrente e intermediária,
obtenção de economia no gerenciamento de arquivos
visa a eliminação ou seu recolhimento para guarda permanente dos documentos
eficiência no gerenciamento de arquivos
Avaliação
estabelece os prazos
de guarda e a destinação
Processo de análise de documentos de arquivo
Instrumentos de gestão arquivística
Plano de Classificação de
Documentos
Tabela de Temporalidade
Gestão de Documentos Intermediários
geralmente são centralizados.
a economia é a razão principal da criação
os documentos em arquivo intermediário continuam
sendo propriedade do departamento que os gerou
Métodos de Arquivamento
direto
a busca é feita direitamente no local
Alfabético
ordenação a partir de nomes existentes nos
documentos
Fichas ou pastas de documentos
dispostas na ordem alfabética
por meio de guias divisórias
com as respectivas letras
geográfico
ordenação de acordo com o local de produção do
documento
em caso de organização de nomes de cidades, esta
seja realizada iniciando-se pela capital
no caso de cidades de estados diferentes, colocadas, entre parênteses, as siglas dos estados respectivos
indireto
necessita consultar um índice ou um código
numérico
numérico simples
(ordenação de acordo com um número relativo ao documento)
para cada documento é atribuído um número, a partir do
qual serão organizados os documentos
exige a adoção de um
índice alfabético, também chamado de onomástico
cronológico
(de acordo com a data do documento)
documentos são organizados a partir de uma data,
dígito-terminal
(de acordo com os dois últimos dígitos de um número de documento)
para o arquivamento de grandes
volumes de documentos
Os documentos são numerados sequencialmente
os números são lidos da direita para a
esquerda, formando pares
é o caso da utilização de fichário
Ideográfico
ordenação de acordo com o assunto do documento
divide-se em alfabético
subdivide
dicionário
enciclopédico
Dividi-se em numérico
subdivide, por decimal
duplex (tem por eixo a distribuição dos
documentos em grandes classes por assunto, numeradas consecutivamente)
exige a interpretação dos documentos
e grande conhecimento das atividades empresariais.