Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Dokumentide arhiveerimine (Arhiiviväärtusega dokumendid (alatine, igavene)…
Dokumentide arhiveerimine
Lühiajalise tähtajaga dokumendid (kuni 10 a.)
ei pea sorteerima, järjestama
sobivad kõik ümbrised, neid ei pea tähistama kuid soovitav on
Võib hoida kontoris, kabinetis
Lehti pole vaja nummerdada
Pikaajalise tähtajaga dokumendid (üle 10 a.)
võib hoida kontoris või arhiiviruumis
kahjustatud lehti vajadusel parandada
Mõistlik oleks sorteerida
Lehti pole vaja nummerdada
toimikud võiksid olla tähistatud
säilikud võib hoida vertikaalselt või horisontaalselt
Arhiiviväärtusega dokumendid (alatine, igavene)
Hoida arhiivi ruumis mis vastab hoiustamise tingimustele
dokumendid tuleb sorteerida ja järjestada
eemaldada nt topelt koopiad
dokumendid puhastama ja eemaldama mittearhiiviainese
eemaldama kilekaaned, klambrid jne.
puhastama tolmust pintsliga, mikrokiudlappiga, hepa filtriga tolmuimeja
Ise parandada niipalju kui vaja ja nii vähe kui võimalik
Lehed nummerdada pehme grafiitpliiatsiga , ülesse paremasse nurka. ( tühje lehti ei nummerda)
Kinnituskirje märgitakse säiliku lõppu lisatud nummerdamata paberilehele
lehtede arv numbrite ja sõnadega ning järjekorranumbrid, literaga ja vahele jäänud numbrid, kirje koostaja nimi, allkiri ja koostamise aeg.
Lehed kinnitada paelaga, säiliku paksus 3 cm, karbis 2cm vaba ruumi.
kasutada arhiivipüsivaid karpe, mappe.
säilik tuleb tähistada
kaanele või ümbrikule märkida arhiivimoodustaja nimi, struktuuriüksuse nimi, sarja tähis, säiliku nr, pealkiri, piirdaatumid
säilikud hoiustada horisontaalselt, laudil max 3 karpi.
Arhiivi moodustamine algab dokumentide loetelu koostamisega ja dokumentide säiliustähtaegade määramisega.