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Comptabilité / Gestion associative (Comptabilité (Notions (Valorisation…
Comptabilité / Gestion associative
Comptabilité
Outils
Comptes annuels
Bilan
Etat des lieux fidèle du patrimoine à une date donnée
Ce que nous possédons, ou possèderons = ACTIF
Tout ce que nous devons ou risquons de devoir = PASSIF
Ecart = notre patrimoine = nos fonds propres
Plus on descend dans le document, plus c'est du liquide
Annexes
Infos complémentaires, précisions
Compte de résultat
Récapitulatif des dépenses et recettes d'une année
Produits = recettes de la structure
Charges = toutes les dépenses engagées par la structure
Objectif : montrer bénéfice ou déficit
Plan Comptable Général (PCG)
Numérotation des comptes (tiers, charge, produit...)
C'est LE texte de référence en matière de comptabilité
Existe des plans adaptés aux secteurs d'activités avec des intitulés plus précis (spectacle vivant par exemple...)
Grand livre
Détail de tout
Balance
Liste tous les comptes par ordre croissant, balance ventes/recettes pour chaque client
Ecritures comptables
Pièces comptables
Dépenses
Fiche de paye
Bordereaux de cotisation
Notes de frais
Grouper les frais sur un mois, sur une note mensuelle (pour bénévole comme pour les salariés) - Dater/Signer par salarié et directrice ou CA
Dissocier remboursements de frais et fiches de paie (+ pratique)
Si pas de ticket (pourboires, plus de ticket dans la machine) : faire une déclaration sur l'honneur
Si bénévole refuse son défraiement : écrire sur un papier le refus, le montant => sera valorisable par ailleurs dans les comptes
Photocopier les tickets de caisse
Factures reçues
Chèque repas du bénévole
Recettes
Notification de subvention
Factures émises
Devis signé (considéré comme une recette qui va rentrer)
Reçu
Convention de financement, ou notification de subvention
On y trouve
Date de l'opération
Identification des parties en présence
Caractéristiques et montant de l'opération
Codification pour le traitement
Système de numérotation
Numéroter l'ensemble des pièces
Soit perso (2017D21 pour Dépense n°21 de 2017)
D pour Dépense / R pour Recette
Soit généré par logiciel, qu'on reporte sur la pièce
Fiche de caisse pour tenir la caisse de l'asso : untel à ouvert la caisse avec Xeuros pour tel évènement, on a vendu pour autant de ça, fermeture de caisse à Y euros
Considérer le chapeau comme du don => créer une pièce (cahier à souche pour faire des reçus pour ce qu'on vend)
Relevé de compte
Journaux
Journal des ventes
Journal des charges
Journal de caisse
Journal de paye
Rapprochement bancaire
Permet de détecter charges ou ventes qui auraient pû être oublié
Quoi ?
Tâches
Enregistrement d'informations
Classer
Ensemble de méthodes visant à écrire et à analyser toutes les entrées et les sorties d'argent d'une entreprise
La bonne gestion informe sincèrement les adhérents , actionnaires ou investisseurs potentiels
Crucial pour savoir quoi payer, à qui, combien
Obligations légales
Pas d'obligations par la loi 1901
A prendre en compte
Dépend des statuts
Présentation des comptes en AG, ...
Nature de l'activité
Obligatoire pour certains secteurs
Utilité publique ou d'intérêt général
Asso exerçant une activité éco
Taille de l'association
Asso dépassant 2 des 3 seuils
'+ de 50 salariés
'+ de 3 100 000e de ressources
'+ de 1 550 000e au bilan final
Modes de fonctionnement
Minimum : suivi des dépenses et recettes des 3 années passées
A faire si on rentre dans les critères d'obligation
Le plan comptable général avec spécificités associatives
Comptes annuels avec
bilan
, compte de résultat,
annexes
Contrôle par un commissaire aux comptes selon certains seuils et publication au journal officiel
Certaines spécificités supplémentaires par secteur
Au-delà de la règle, les bonnes pratiques
Le plus pertinent pour votre association ?
Pour sa gestion ?
Son avenir ?
Son fonctionnement démocratique ?
Utile pour les associés
Connaître la situation financière, le patrimoine... (santé/pilotage)
Rendre compte de l'utilisation de l'argent (enregistrement/preuve)
Pour les partenaires
Information / garantie... = transparence
Notions
Evènement comptable
Compter la facture émise, et créer une nouvelle pièce comptable une fois l'argent arrivé sur ton compte
Dissocier la dépense du décaissement
Amortissement
Obligatoire pour tous les investissement = achats de matériel d'une valeur > à 500 euros
Durées
Matériel informatique : 3 ans
Voiture : 5 ans
Logiciel : 1 an
Différents types
Linéaire
Dégressif
Provisions
Pour dépréciation : constation comptable de la diminution de valeur d'un bien
Pour risques et charges
Exemple : contrôle URSSAF, on provisionne le risque de devoir payer
Subventions
De fonctionnement
D'investissement
D'activité
Fonds dédiés
Dans le bilan, permettent de représenter les sommes de subvention non dépensées encore sur l'année (pour une action à cheval sur 2 exercices)
Valorisation
Prêt de salle
Présence de personnes
Ecrit en produit ET en charge - 2 lignes identiques (bien pour les subventionneurs)
Des frais kilométriques
Comptabilité analytique
Raisonner par type d'activité (ateliers / expositions / spectacle vivant / fonctionnement)
Règles
Permanence des méthodes
Travail "quotidien"
Avoir des vérifications
Systématiser
Trouver son rythme... et le garder
Travail périodique
Vérifier et synthétiser l'information
A anticiper
A partager
Image fidèle
Prudence
Si argent pas sûr d'être perçu : le préciser sur le bilan
Si risque de ne pas être payé : va sur une ligne particulière dans le bilan (20% seulement et 80% ailleurs, ...)
Séparation des exercices
Gestion
Outils
Plan de financement
Budget prévisionnel (= "compte de résultat prévisionnel")
Permet d'anticiper les charges et produits / pari sur l'avenir
= "compte de résultat prévisionnel"
Budget financier
= "bilan prévisionnel"
Plan de trésorerie
Encaissements et décaissement prévus, mois par mois. Calcul des soldes mensuels et cumulés
Tableaux de bord
Pilotage de l'activité selon les objectifs fixés, informations utiles synthétisées, alertes si nécessaire
Quoi ?
Anticipation et pilotage
Non obligatoire mais conseillée
Flux financiers importants ? Subventions ?
Principes
Appliquer une unité de mesure unique, monétarisation
Séparer les exercices, tenir compte des temporalités
Adopter des méthodes stables, permanentes
Faire preuve de prudence
Veiller à la qualité d'information
Fonctions
Production
Collecte et organisation des infos
Direction / Equipe / Bénévoles / Comptable (prestataire/interne) / Expert comptable
Pilotage
Analyse, prise de décision
Dirigeants bénévoles / Equipe / Direction
Contrôle
Vérification, transparence
Contrôleur/vérificateur (membre de l'association ou tiers) / Commissaire aux comptes
Notions
Soldes Intermédiaires de gestion
Marge commerciale
Production d'exercice
Excédent brut d'exploitation
Valeur ajoutée
Besoin en Fonds de Roulement (BFR) = réserves
Rôles et responsabilités
Acteurs
Les salariés
Chefs de projet / Responsable d'activité
Directrice
Les associés
CA
Trésorier
Président
Assemblée Générale
Organismes tiers
Prestataires
Commissaire au compte
Comptable
Banque
Financeurs
Obligations
Préparation (technique, interne/expert comptable)
Débat et vote du CA
Commissaire aux comptes (selon les cas)
Présentation en AG (pédagogie, analyse), et vote en AG
Publication des comptes JO (selon les cas)
Demande de financement
Production de la situation financière, projections
Mise en place des outils de pilotage
Bilan de l'action
Responsabilités
Personne morale : aucune responsabilité individuelle / C'est le CA qui est responsable
En cas de difficulté financière
La gestion a-t-elle été sincère : décisions en actes adaptées à la situation et aux informations en mains
Le problème ne vient pas d'un acte de gestion anormale (au regard de l'objet par exemple)
La transparence a été respectée sur la situation (CA, associés, AG, financeurs...)
Dépôt au tribunal de grande instance (TGI)
Réseaux
Comptable
L'engagement Simone
Mécénat de compétence
Passerelle et compétence
Business story
Réseau de comptable qui donne des rdv gratuits pour formation
Cabinets spécialisés dans la comptabilité associative (très conseillé !)
Logiciels
Compta
CIEL compta
Pas mal utilisé
Paye
Déclaration Simplifiée Numérique
Net entreprise
Association
Filage
Ressources
Solfia.org
Associathèque du Crédit Mutuel
Associations.gouv.fr
Maison des associations d'Amiens