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Gestão de processos
Etapas e métodos
Primeira etapa: é realizada a capacitação intensiva das equipes, por meio da exposição dos conceitos da gestão de processos e dos papéis e atribuições do gestor de processos, além do treinamento em métodos e ferramentas inerentes às fases de estruturação, gerenciamento e monitoramento de processos. Essa capacitação tem um caráter conceitual e prático, caracterizando o “treinamento em serviço”.
Segunda etapa: é feito um inventário de processos existentes, com base em formulários padronizados ou por meio de entrevistas com os envolvidos com os macroprocessos.
Terceira etapa: tem como objetivo a escolha e priorização dos processos estratégicos, ou seja, aqueles que estabelecem uma correlação com a missão da organização
Quarta etapa: envolve apenas o conjunto de processos estratégicos priorizados, ocorrendo um detalhamento expedito, com o propósito de ampliar o conhecimento e a disponibilidade de informações sobre o processo, de modo a permitir a execução das fases seguintes: elaboração dos planos de melhoria e monitoramento dos processos.
Quinta etapa: acontece a elaboração dos planos de melhoria para os processos priorizados, com aplicação de métodos de identificação, análise e solução de problemas. Desta forma, o grupo de trabalho pode passar pelas fases de identificação das causas-raiz de um problema, análise de alternativas de solução, priorização de soluções e detalhamento de planos de ação.
Etapa final: é o monitoramento dos processos, por meio da operação assistida para apoiar a implantação das ações de coordenação do dia a dia e indução de melhorias. Neste momento, são concebidas ferramentas para a realização destas atividades e são feitos “treinamentos em serviço” para capacitar as equipe na utilização das mesmas.
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Conceito
É um conjunto de atividades interdependentes, ordenadas no tempo e espaço de forma encadeada, que ocorrem como resposta a eventos e que possui um objetivo, início, fim, entradas e saídas bem definidos. Essas atividades são geralmente interfuncionais ou interorganizacionais que trabalham juntas para criar um produto ou serviço final.
VISÃO TRANSVERSAL
Qualquer alternativa que apresente visão vertical, funcional ou hierárquica, deve ser tomada como incorreta. Isso porque a visão dos processos é transversal, permitindo que a organização seja analisada como um todo. Logo, os processos rompem as barreiras limítrofes e perpassam diversas áreas, setores e departamentos; cada atividade é executada por diferentes atores.
ATIVIDADES ESTRUTURADAS
Todo trabalho realizado nas organizações faz parte de algum processo, no entanto, essa sequência lógica não significa rigidez. As atividades de um processo são repetitivas, recorrentes, estruturadas e desenhadas para produzir um produto ou serviço para determinados usuários. Ocorre que essas ações devem vir acompanhadas de ajustes pontuais. James Harrington diz que o gerenciamento de processos tem como objetivo tornar os processos eficazes (produzir os resultados desejados), eficientes (minimizar o uso dos recursos) e adaptáveis (acompanhar a variação das necessidades dos clientes). Essa estruturação prévia de atividades reduz o tempo entre a identificação de um problema de desempenho e a implantação de soluções necessárias.
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SELEÇÃO
Será que a gestão de processos alcança todos os processos de uma organização? A resposta é não! Dado o grande número de processos existentes nas organizações, é necessário uma priorização, de modo a direcionar as ações de monitoramento e melhoria para os processos mais estratégicos, ou seja, aqueles que estabelecem uma correlação com a missão da organização.