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Controle e gerenciamento de documentos (INSTALAÇÃO WEB (Requisitos…
Controle e gerenciamento de documentos
ENCERRAMENTO
Controle de Licença de uso
A empresa prestadora de serviços fez um contrato de prestação de serviços com validade de um ano. Após esse período para validar a licença de uso de software a empresa prestadora enviará um Termo Aditivo de Contrato com o índice de reajuste da mensalidade e a renovação da prestação de serviços,
Termo de entrega
Documento onde o Projeto é considerado finalizado em sua totalidade, com suas entregas conforme escopo e informações de questões em aberto (caso tenha) seu responsável e data de prevista para solução.
Deve conter a data e assinatura dos participantes autorizando o encerramento do projeto.
IMPLANTAÇÃO
Instalação
Hardware
Software
Treinamento
Requer ensinar aos usuários finais os mecanismos do sistema conforme sua alçada.
Treinamento deve ser no local de trabalho.
Cada grupo de usuários deve receber instruções necessárias para assegurar conforto com o novo sistema GED.
O tempo de treinamento necessário irá depender do perfil dos usuários em utilizar aplicações
Participação do RH da instituição no planejamento e administração os treinamentos.
Disponibilizar
Manual para Operação do Sistema pelo Administrador.
Manual para Operação do Software: captura e digitação.
Manual para Operação do Sistema para o Usuário Final.
Critérios de Aceitação
Treinamento dos operadores de suporte
Treinamento a usuários que utilizarão o sistema apenas para consulta de documentos
Treinamento de usuários que efetivamente vão trabalhar no sistema
Piloto II
Testes
Testes de estresses do aplicativo;
Testes de estresses da rede;
Teste de software
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos;
Hardware
Testes de estresses da Web.
Analise de resultados
Qual o número máximo de transações realmente possível?
Se a plataforma de execução se degradar, como o sistema se comportará?
O sistema consegue atingir o objetivo?
Acompanhamento
De 5 dias úteis, das 7:30hr ás 17:00hrs
Seguida também por analista de suporte do cliente para aquisição do conhecimento.
Critérios de Aceitação
Será considerado finalizado após toda e qualquer incidência tenha sido regularizada.
CONSULTORIA
Digitalização
Identificação;
Organização (arranjo, descrição e indexação);
Seleção;
Observar os tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação, além das características físico-químicas de cada tipo de documento;
Tratamento arquivístico;
Deve se feito nas instalações da instituição detentora do acervo documental;
Critério de aceitação
Será considerada finalizada a fase de digitalização com a confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação.
Requisitos
Instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Definição e contratação da empresa especializada em guarda física dos documentos;
Definição do local de armazenamento;
Será adotado o modelo SaaS modelo de negócio para softwares;
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados;
Indexação
A definição do equipamento de captura digital a ser utilizado só poderá ser realizada após o minucioso exame do suporte original
Escâneres de mesa (flat bed :)
A dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento
Caso aprovado pela mesa à consultoria deve seguir com os procedimentos propostos;
Caso seja recusado pela mesa, a consultoria deve reavaliar e retornar com outras alternativas e sugestões até que a mesa aprove.
Requisitos :
Avaliação da dimensão do item documental que não poderá exceder a área de escaneamento.
Ampliações fotográficas contemporâneas devem estar em bom estado de conservação.
Os documentos planos em folha simples podem ser escaneados.
Os documentos encadernados, não utilizam este dispositivo.
Premissas
Treinamento às pessoas indicadas pelos gestores sobre a nova ferramenta de GED, assim como equipamentos que suportem o software para a execução das atividades.
Critério de aceitação
Confirmação que os documentos selecionados constem no servidor conforme foi especificada sua identificação.
MAPEAMENTO INICIAL
Processamento do projeto
Coletagem de requisitos
Definição de metodologia
Levante de documentos
INSTALAÇÃO SERVIDOR
Software
classificar os tipos de documentos existentes
definir a forma legal e/ou ideal de armazená-los
tempo de arquivamento
Características
Estabelecer trilhas eletrônicas de autoria além de relatórios de gerenciamento gerados para a revisão do andamento do trabalho.
Permitir a definição de referências cruzadas para os documentos
Os documentos sensíveis ao tempo podem receber uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema.
Recuperar documentos de um disco óptico enquanto o usuário acessa simultaneamente os dados
Gerenciamento do fluxo de papéis, as pessoas devem ser avisadas automaticamente sobre quando devem iniciar o próximo procedimento;
Velocidade de transmissão
Requisitos
Mapeamento dos processos, dos tipos de documentos relacionados no inventário.
O cliente utilizará o software via internet, pagando um valor recorrente pelo uso.
O cliente deverá ter uma política de backup, já estruturada.
O sistema deverá ser customizado e integrado aos nossos aplicativos existentes.
O cliente deverá ter uma política de segurança, já estabelecida.
Integração com ERP e CRM.
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados.
Processos
Definição dos prazos de circulação;
Definição dos prazos da tabela de temporalidade;
Análise e implantação do fluxo dos documentos no sistema;
Definição do perfil dos usuários;
Definição dos tipos de licença;
Definição dos níveis de acesso;
Definição da política e do software de backup;
Definição da política de mudança de fornecedor, para a disponibilização da base de dados.
Integração com o sistema de ERP da empresa;
Critérios de Aceitação
Será considerada finalizada a fase de instalação quanto todos da instituição tiver acesso sistema de documentos implantado.
INSTALAÇÃO WEB
Requisitos
Desempenho em rede
Realização de testes de estresses e conexões de rede.
Integração com o ERP
Interface amigável
Critério de aceitação
Será considerada finalizada a fase requisitos após a decisão e aprovação das partes interessadas e do patrocinador da aquisição do hardware especificado.
Hardware
Implatação
Estações de trabalho
Servidores de bancos de dados
Hardware para armazenagem física para os documentos que serão gerados e armazenados em forma de papel;
Scanners
Impressoras
Nobreaks
Sistemas de backup
Sistema de climatização;
Sistemas de segurança física;
Requisitos
Inventário, classificação e definição dos documentos físicos a serem digitalizados.
Definição dos softwares necessários.
Estrutura e arquitetura de rede que comporte o número de acessos.
Análise da infraestrutura necessária, onde ficarão lotados os servidores;
Definição do tempo de resposta do sistema pelo cliente.
Área geográfica dos usuários relacionados no item três.
Número de usuários que utilizarão o sistema.
Premissa
Espaço físico disponível para estrutura de hardware.
Critério de aceitação
Será considerada finalizada a fase hardware após a aquisição e testes dos sistemas da instituição e de acordo do gerente da área de TI confirmando o funcionamento conforme especificado.
Piloto I
Testes
Teste de software (sistema GED) no servidor e nas estações clientes;
Testes de estresses do aplicativo;
Hardware
Testes de estresses da rede;
Testes de estresses dos hardwares de apoio envolvidos;
Testes de estresses da Web.
Analise dos resultados
O sistema consegue atingir o objetivo?
Qual o número máximo de transações realmente possível?
Se a plataforma de execução se degradar, como o sistema se comportará?
Se necessário, definição de ajustes de software e/ou hardware.
Critério de aceitação
Consideramos finalizada a fase após o de acordo do gerente de TI atestando a conformidade dos testes e todo evento corregido nesse primeiro piloto.
Cadastro de usuários e perfis
Perfis dos usuários
Usuário Redator
Usuário de Comitê Fixo
Usuário Leitor Privado
Usuário de Comitê Variável
Usuário Administrador de Documentos
Usuário Administrador de Centro de Administração
Campos obrigatórios
Palavras chaves
Comentário Adicional
Data;
Tipo de acessos
Processo de Alerta
Critérios de Aceitação
Será considerada finalizada a fase quando todos os usuários forem cadastrados no sistema com seus respectivos perfil.
Suporte
Critérios de Aceitação
Será considerado finalizado após testes e treinamento com os usuários que darão suporte ao sistema após a finalização da implantação e entrega do projeto pela consultoria.
OBJETIVO DO PROJETO
Fácil localização dentro da estrutura de publicação
Apoio na implantação de uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
Obter recursos de indexação de conteúdo
Parâmetros de publicação e organização
FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO
Comunicação e colaboração de todos os membros do projeto.
Conscientização dos usuários finais sobre a importância do sistema.
Apoio dos executivos da instituição.
Servidor e hardware compatíveis para o funcionamento do sistema GED.
REQUISITOS
Inventário do volume, qualidade e tipos de documentos existentes na Instituição;
Tratamento, definição da chave de indexação e digitalização de todos os documentos físicos;
Coletar requisitos para iniciar o planejamento do projeto efetuando entrevistas, reuniões, workshops com as partes interessadas;
Identificação e análise do fluxo das informações, hoje existentes;
Definir a ordem dos processos que estarão sendo incluídos no projeto;
Utilização de uma metodologia, para o acompanhamento do tráfego e padronização das informações em todos os setores.
NECESSIDADES DE NEGÓCIO
Localizar e acompanhar o documento de forma rápida e segura.
Conhecimento seja compartilhado
Arquivos sejam armazenados de forma patronizada e que estejam integrados.
Manter sua integridade
PREMISSAS
Disponibilidade de 2 horas diárias das áreas durante o levantamento.
Sensibilização dos setores para a importância da participação no projeto.
Disponibilidade de 2 horas semanais dos membros do projeto para posicionamento da situação, apontamento de dificuldades, sugestões de soluções e decisões futuras.
O projeto deve ser acompanhado pelos seus membros que avaliarão cada fase.
RESTRIÇÕES
O investimento não pode ser superior a R$ 4 milhões.
O tempo de alocação dos participantes no projeto não poderá ser excedido há um ano.