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ARQUIVAMENTO e GESTAO DE DOCUMENTOS (Gestão de Documentos (GD) (Um…
ARQUIVAMENTO e GESTAO DE DOCUMENTOS
Arquivamento
= Acondicionamento (embalagem) + Armazenamento (mobiliário)
Operações (rotinas) de Arquivamento
IECCOG
CODIFICACAO
Literalmente colocar o cofigo (vai representar a classificacao escolhida)
ORDENACAO
Agrupamento / Disposição de documentos de acordo c/ a classificação/ codificação
Junta tudo c/ mesmo codigo p/ so depois guardar
CLASSIFICACAO
Escolha do método adotado
Ex: Classificação funcional, procedencia, data
OBS:
No mapa das IDADES, fala que classificação no Arquivamento = ARRANJO
Definição Arranjo:
"Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à ORGANIZACAO dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro PREVIAMENTE ESTABELECIDOS" (ou seja, tipo a classificação mesmo)
Ver Q952175. Confirma exatamente isso!
Dúvida: Classificação aqui é a mesma do plano de classificação ? É a mesma do protocolo ?
Pq tipo, pelo proncipio da ordem natural, os documentos arquivados tem que respeitar a ordem utilizada na fase corrente, então pq classifica de novo ?
Obs: Questão que eu vi do Cespe certa:
A classificação é a ação intelectual de elaboração de esquemas para o agrupamento de documentos; a ordenação é a forma de disposição dos documentos dentro desses esquemas; e o arquivamento é a ação física de armazenar e acondicionar os documentos conforme as atividades anteriores.
GUARDA
Guardar o documento em caixas, pastas
ESTUDO
Verificar a existencia de outros documentos semelhantes (se já, ai guarda junto na mesma pasta)
INSPECAO
Verificar se o doc deve ser arquivado
P/ arquivar tem que ta escrito "Arquivar-se" a lapis
Obs: Esse COG = COA (que eu vejo nos comentarios do QC)
Métodos de Arquivamento
A escolha baseia-se em 2 criterios
2)
Estrutura Organizacional
(Entender como setores organizam e guardam os documentos)
1)
Natureza dos documentos
(caracteristicas)
Obs: A
ordenação padrão
para os documentos de arquivo é a
cronológica
,
Outra pode ser adotada quando mais bem atender a busca pelos documentos.
Ver Q1017635
Categorias
I) Padronizados
Variadex (Letras e cores)
A cada 4 letras, 1 cor (cor da pasta/ caixa/etiqueta..)
Ex: ABCD - Preta / EFGH - Ouro
É uma variante do método alfabético
Ordem Alfabética + Cores
Obs: Se falar número + cores tá errado
Automático
Soundex
Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela semelhança da pronúncia, apesar da grafia ser diferente.
II) Básicos
A) Alfabético
Nome (em ordem alfabetica)
B) Geografico
Local / Procedencia
Por
País
País-Capital-D+ CIDADES na ordem alfabetica (cidades, nao estados)
Procedimento
2 more items...
Cidade
Cidades em ordem alfabetica,
sendo colocado no final delas o estado entre parenteses
Estado
Seguinte Hierarquia: Estado-Capital-Demais Cidades (Seguidas em ordem alfabetica)
Procedimento:
2 more items...
C) Numérico
Cronológico
Data do documento ou numero + data
Ex: 190/2018 (numero + data)
único método de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelânea.
Aqui numera-se o DOCUMENTO! Ver Q903819
Dígito-Terminal
<----------- (34)(32)(59)
Ou seja, é lido DA DIREITA PRA ESQUERDA EM DUPLAS
Ex: 554433 e 654433
1) 554433 ; 654433 (até a ultima dupla tava empate)
Vantagem:
Maior agilidade no arquivamento de documentos cujo numero seja formado por
VARIOS algrarismos
Simples
Documentos são numerados
qnd entram na instituição ou arquivo e são
ordenados pelo número que receberam
D) Ideográfico
Documento ordenado por ASSUNTO / Ideia
Ideográfico - Ideia
Assunto em ordem alfabetica ou numerico
Numerico
Duplex
Expansão ILIMITADA de classes
Ex: 2-1-1 Cursos / 2-1-1-1 Extensão...
Unitermo (Indexacao coordenada)
Criam-se FICHAS. Assuntos cadastrados em fichas
Decimal
Expansao LIMITADA de classes (10) em cada nível.
Ex: 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10 (primeiro nível)
1 more item...
Obs: A biblioteca utliza esse método (só tem 10 níveis)
Ex: 211 Cursos /211.1 Extensão
Obs: Decimal x dupex --- Deci= subdivisao por PONTOS / Duples=subdivisao po rTRACOS)
Obs:
Os códigos aqui vao ser de acordo com o
plano de classificação do órgão
Não precisa ta em ordem alfabetica aqui
Alfabetico
Enciclopedico
Sistemas
de bibliotecas
de processamento de dados
de arquivos
Venda de publicações
Dicionario
Ex:
Sistema biblioteca
Sistema de processamento de dados
Sistema de arquivos
Venda de publicções
é considerado DE APLICACAO DIFICIL
Imagina um cara que acabou de chegar na empresa e vc pede pra ele organizar com o metodo ideografico? Ele nao vai conseguir
Se fosse numerico simples, ele conseguiria
Tem que ler, interpretar, e guardar o documento no assunto correto
Sistemas de Busca
Indireto
I de Indice
A busca adota índices
Indireto pq primeiro tem que consultar o indice
Ex:
Cespe......5
FGV........285
BB......190
Esses numeros sao das pastas
No sistema indireto, estão todos os métodos numéricos
Semi-Indireto
Metodo ALFA-NUNERICO: Vai ter letras e numeros e compoe o sistema de busca semi-indireto (é isso que precisa saber)
Direto
A busca NAO adota índices
Métodos Alfabético / Geográfico
Gestão de Documentos (GD)
"Conjunto de procedimentos que visa ao gerenciamento de docs
DESDE A PRODUCAO ATE A DESTINACAO FINAL
"
Etapas: PUD
UTILIZACAO
Protocolo (e suas rotinas)
Arquivamento
Ver Q292386
Pensar: Produção não tem nada ve (racionalizar...), e destinação não pode ser, pq pra aplicar destinação, esses planos já devem estar prontos
(
Plano de Classificação / Métodos de Arquivamento
)
Plano de Classificação é aqui é pra arquivar tem que classificar
Obs:
Nas fases corrente e intermediária
Normas de Acesso (acesso restrito,...)
Obs: Alguns livros fala: Utilização e Conservação
DESTINACAO
Tabela de Temporalidade
Rotinas de Eliminação
Plano de Destinação
Obs: Alguns livros falam: Avaliação e Destinação
PRODUCAO (não produz nada)
Gestão de Formulários ( Ideia é formatar e reduzir num de formularios)
Racionalizar a criação de docs
Repensar o procedimento para evitar fazer documento demais
Obs: Achei outra definição:
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação
, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Ver Q1038340
Somente acontece em fase CORRENTE e INTERMEDIARIA
Obs: Se ligar que praticamente tudo que foi visto até agora, se encaixa em alguma das etapas do PUD
Um programa de GD pode ser desenvolvido nos seguintes NIVEIS
Nível Mínimo Ampliado:
complementa o primeiro, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário;
Nível Intermediário:
2 primeiros + adoção de programas básicos que consistem geralmente, em elaboração e gestão de formulários, elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de correspondência e documentos vitais etc.;
Nível Mínimo:
O governo deve contar, AO MENOS, com
Formas de Juntar papelada para 1) eliminar ou 2)Guardar
:
Programas de retenção e eliminação de documentos
Procedimentos para recolhimento ao arquivo público daqueles de valor permanente
Nível Máximo
3 primeiros + gestão de diretrizes administrativas, de correspondência e telecomunicações, de máquinas copiadoras, uso de recursos de automação etc.
Compreende (pela E-arq)
Designacao de Responsabilidades
Planejamento do programa de Gestao (envolve pessoas tbm)
Definicao da Politica Arquivistica
Implementacao do Programa de Gestao
Obs: GD diferente de Descrição Arquivistica (DA)
DA
Somente em arquivos PERMANENTES
O que se faz ?
Catálogos
Índices
Guias
Repertório
OBS
Instrumentos de Pesquisa
CATÁLOGO
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico
Finalidade: Agrupar documentos em comum.
Ex: que versem sobre um mesmo assunto, produzidos na mesma época, digam respeito à mesma pessoa, etc.
Inclui todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma pormenorizada ou sumária.
INVENTÁRIO
Usado para descrever as UNIDADES DE ARQUIVAMENTO de um fundo ou de uma de suas divisões.