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LOS DOCUMENTOS (DEFINICION (Del latín documentum, un documento es una…
LOS DOCUMENTOS
DEFINICION
Del latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia
Se conoce como documento de identidad, documento nacional de identidad (DNI) o cédula de identidad al documento que emite el Estado para posibilitar la identificación personal de cada ciudadano
Es importante resaltar que además existen múltiples tipos de documentos dentro de lo que sería el ámbito del Derecho
Por ejemplo:“Tengo un documento que prueba la malversación de fondos realizada por el gobernador”, “Esta carta no constituye un documento que avale su inocencia”.
También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo.
En este sentido, un documento informático puede ser un texto, una imagen, un sonido, una animación o un video: “Ayer tuve que formatear el disco rígido y perdí todos mis documentos”, “Necesito que me envíes por correo electrónico el documento que elaboramos esta mañana junto al licenciado”, “Acabo de eliminar el documento, ¿quieres que trate de recuperarlo?”
ELEMENTOS QUE CONFIGURAN UN DOCUMENTO
Los documentos en el campo archivístico se denominan como la evidencia de una transacción o acción que resulta de una actividad de una persona natural o jurídica y posee estructura, contenido, formato y contexto.
ESTRUCTURA: Trata de identificar y conocer cada una de las partes que componen el documento, la disposición de estas partes de forma ordenada refleja un documento estructurado
CONTENIDO: El contenido se ve representado por la información que contiene el documento. En el caso de un documento digital, el contenido esta en bits
FORMATO: Es como se visualiza el documento
CONTEXTO: Bajo este aspecto se considerara todo lo que rodea el documento e influye en el, es una visión extrínseca para obtener una perspectiva mucho más clara del documento.
CARACTERISTICAS DE UN DOCUMENTO
Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta (esto es lo que se denomina hacer un manuscrito) o por un proceso mecánico (mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser).
El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle
Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte, sea un disco compacto (CD), un disco versátil digital (DVD), papel, papiro o incluso una piedra o trozo de madera. Los documentos pueden clasificarse de acuerdo a:
Al soporte material usado para consignar la información.
A las características informacionales que conlleva.
Desde el punto de vista de la informática, es un archivo, pero con determinados atributos ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora -o dispositivo móvil, por ejemplo- mediante un programa
TIPOLOGIA DE LOS DOCUMENTOS
Por su parte, dentro de las Ciencias de la Información, se conoce como Tipología Documental a los distintos formatos y tipos de documentos que una entidad específica elige y desarrolla, para ser aplicados en las tareas de producción o recepción documental, a fin de generar a su vez una dinámica homogénea para todos los departamentos y fuentes de alimentación de archivos
En consecuencia, la Tipología Documental puede ser entendida como un producto directo de la Gestión de Archivos, pues aunque tiende a ser universal, cada Empresa o entidad es la responsable de elegir sus propios formatos, según sus necesidades
Los datos contenidos en las obras de consulta y referencia pueden ser numéricos, estadísticos, sobre cosas, hechos, personas, lugares, conceptos, palabras, etc., o referirse a documentos