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Estructura organizativa y de gestión del proyecto
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Para ello, conviene hacer figurar en el diseño del proyecto las siguientes funciones :
Funciones del personal del proyecto
quién es responsable y de qué parte del trabajo
Existen 3 formas de estructurar proyectos :!!:
Consiste en crear una unidades administrativa/operativa para cada proyecto, que desaparece cuando éste se termina. En este caso, existe un responsable general del proyecto y la unidad organizativa se estructura de acuerdo con las necesidades de gestión y administración de trabajo
ventajas :check:
Las responsabilidades se concentran en la realización del proyecto
Mayor unidad de dirección y coordinación de actividades
desventaja :red_cross:
Riesgo de una utilización inadecuada de los recursos humanos, ya sea porque los técnicos se contratan por más tiempo del necesario, o porque se duplican tareas de otras unidades administrativas
Cada proyecto es dirigido por un director, el resto del personal pertenece a unidades administrativas del organismo responsable. Cada persona depende de una doble jefatura: del director del organismo y director del proyecto. Este último solo tiene autoridad sobre los técnicos.
Se pretende contar con las ventajas de las dos modalidades anteriores y se procura atenuar a las debilidades de ambas
ventajas :check:
La experiencia adquirida en las realización de proyectos es una forma de mejorar la capacidad operativa del organismo
Se puede contar con mayor número y variedad de especialistas
Utilización más flexible de los recursos humanos
desventajas :red_cross:
La duplicación de mando conlleva un elevado riesgo de conflictos de jefaturas
Dificultad de contar con los especialistas del organismo en tiempo oportuno y con la dedicación adecuada
es cuando la gestión del proyecto se lleva a cabo dentro de un organismo ya existente y en el que participan los funcionarios, profesionales y técnicos del mismo
desventajas :red_cross:
El proyecto no se concibe como unidad organizativa, sino como "algo" dentro de una organización
El personal asignado al proyecto, si está realizando otras actividades puede descuidar las que conciernen directamente al proyecto
Puede que se subordinen los objetivos del proyecto a los del organismo
ventajas :check:
Integra adecuadamente el proyecto a los propósitos generales del organismo responsable y a sus objetivos funcionales
Permite mejor aprovechamiento de los recursos humanos del organismo
Manual de procedimientos
se indica cómo desempeñar el trabajo y cuáles son las normas y procedimientos de carácter técnico y administrativo, para llevar al cabo actividades y tareas
Relaciones e interacciones del personal
Determinar los niveles de autoridad y jerarquía, las relaciones de comunicación e información, las relaciones de consulta y asesoría, etc
Organigrama
donde aparezca señalado el proyecto dentro de la organización
Modalidades y mecanismos de coordinación
del proyecto, tanto externa como interna
Sistemas de evaluación interna y seguimiento
en cuanto a responsabilidades y funciones, incluyendo la determinación de las formas y mecanismos de control operacional y supervisión de técnica del personal
Canales de información
a quién hay que informar, qué tipo de información se le debe facilitar, en qué soporte, con qué objetivo y con qué frecuencia
En el diseño del proyecto quedar presentada la estructura de gestión para la ejecución del mismo
Organización funcional
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Organización por proyecto
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Organización matricial
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