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UD 6 Organización del trabajo (Organización del entorno físico del área de…
UD 6 Organización del trabajo
Es necesaria una adecuada organización de tareas y de la zona de trabajo.
La
organización
de cualquier puesto de trabajo tiene distintas fases
Organizar el tiempo
Programar la actividad
Planificar el proceso
Planificar el proceso de grabación de datos: antes de la grabación de datos, debe estar familiarizado con el espacio donde va a desarrollar sus tareas.
Herramientas utilizadas en el proceso de grabación de datos
Herramientas informáticas
Equipo informático
Software
Escáner: digitalizar documentación
Impresoras
Fax y fotocopiadora
Herramientas físicas
Lupas
Material de papelería
Otras (apoyamuñecas, reposapiés, atriles)
Actividades que se deben realizar
Planificar las tareas: qué se ha de hacer
Programar tareas: cuándo se van a hacer
Deberán desarrollarse a través de un
plan de trabajo
. Hacerlo a través de un
plan diario
.
Se garantiza la efectividad, eficacia y eficencia
Organización del tiempo de actividad, área de trabajo y documento que grabar: Planificar las tareas y los tiempos asignados
Para prevenir la fatiga y el estrés se recomienda realizar
la curva de actividad y fatiga
(evalúa la evolución cuando se realiza una tarea en la que la concentración pasa por diferentes periodos)
Planificación del tiempo: debe tenerse en cuenta el tiempo.
Planificar las tareas
Programar las tareas
Pérdida de tiempo:
<<ladrones de tiempo>>
Causas
Falta de organización, el teléfono, interrupciones, etc.
Organización del entorno físico del área de trabajo
Sistema de bandejas: Organizada la documentación. Se extraen y encajan unas con otras.
Clasificadores: Archivo. Gran capacidad en poco espacio.
Gavetas: Capacidad y organización al espacio de trabajo. Fácilmente ampliables
Ficheros verticales: Muebles que constan de gavetas.
Área de trabajo desorganizada
Errores
Esfuerzo físico y mental
Pérdida de tiempo
El aspecto físico del puesto debería cumplir
Espacio adecuado
Archivos
Ordenación de muebles e iluminación adecuados
Evaluación del equipo técnico
Confidencialidad de la información (
Ley orgánica de protección de datos de carácter personal
)
Disponibilidad de los datos
Procedimiento identificativo informático del usuario a través de claves de acceso: situarse en el
Panel de control
del
botón Inicio
y hacer clic en
Cuentas de usuario y protección infantil.
Restricciones a documentación por parte de empleados
Firma de cláusulas por personal.
Procedimiento sancionador
Sanciones leves, graves y muy graves