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Ciclo Vital Arquivístico (DEFINIÇÕES (Arquivo corrente: guarda documentos…
Ciclo Vital Arquivístico
CONCEITO
Quanto ao grau de frequência de uso dos documentos, podemos classificar os arquivos em: correntes, intermediários e permanentes. As três idades são complementares. Todos os documentos de arquivo nascem com uma finalidade administrativa.
DEFINIÇÕES
Arquivo corrente: guarda documentos consultados com frequência, devido ao seu uso funcional/administrativo/jurídico (ligado à finalidade dos arquivos). Dentre as atividades realizadas no âmbito da fase corrente, podem ser destacadas as de Consulta, Expedição, Protocolo, Arquivamento e Empréstimo de documentos (MM: CEPAE).
Arquivo intermediário: guarda documentos que não são consultados mais com tanta frequência, e que aguardam a sua destinação final em depósito de armazenamento temporário, ou seja, se serão guardados permanentemente ou se serão eliminados após determinado tempo. Também chamado de pré-arquivo, os documentos ficam alocados geralmente distantes dos escritórios de trabalho. Apesar de menos consultados, quando houver necessidade precisam estar acessíveis para o administrador (órgão produtor).
Obs.: O prazo precaucional (discricionários) e prescricionais (legais) dos conjuntos documentais deverá ser cumprido nos arquivos intermediários (pressupõe a garantia de direitos).
Arquivo permanente (os arquivos propriamente ditos): guarda documentos que devem ser conservados definitivamente, por terem valor histórico ou documental (probatório e informativo) para o Estado e a sociedade. Tais documentos perderam todo o valor administrativo.
Obs.: Os arquivos correntes podem ser eliminados já nesta fase ou recolhidos diretamente para o arquivo permanente, sem a necessidade de passarem pela fase intermediária.
Localização física
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Arquivos intermediários: devem estar em locais afastados dos órgãos que produziram ou receberam os documentos, devido à manutenção ser mais barata.
Arquivos permanentes: os pesquisadores são o seu principal público. Devem estar localizados junto aos centros culturais ou próximos às universidades, com salas de consultas bem espaçosas.
Acesso aos documentos
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Arquivos intermediários: acesso ao documento pelo público apenas quando a sua fonte geradora autorizar.
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Valor dos documentos
Valor primário (ou imediato, ou administrativo): uso dos documentos pelo órgão de origem (produtor), baseando-se nos fins de sua criação. Arquivo corrente e intermediário.
Valor secundário (ou permanente, ou de arquivo, ou mediato): uso dos documentos pelo órgão produtor e por terceiros, baseando-se em fins diversos daqueles para os quais eles foram gerados. O documento é utilizado como fonte de pesquisa e informação. Arquivo permanente.
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