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Tramitación de documentación (Expurgo en los archivos de gestión (Los…
Tramitación de documentación
Archivos y carpetas digitales
Definición
La REA define archivo, en referencia a un archivo informático, cono el <<espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar porciones de información>>
Ventajas e inconvenientes del archivo digital
Ventaja
Elimina el extravío físico de documentos.
Permite un acceso rápido y fácil a la información.
Elimina los procesos de impresión y gastos de papel.
Agiliza el servicio a los clientes
Inconvenientes
Desgaste y riesgos de rotura o pérdida por la manipulación
Control de fiabilidad y autenticidad
Necesidad de depurar los archivos frecuentemente.
Cambios en la tecnología digital.
Tipos de archivos informáticos
Según su uso
De movimiento
De trabajo o maniobra
Permanentes
De situación
De información
Constantes
Según la función para la que se crearon
Archivo de reporte o noticias
Archivos de trabajo
Archivo de transacciones
Archivos de programas
Archivo maestro
De textos
Según los datos almacenados
Ejecutables
No ejecutables
Requisitos y elementos de los archivos electrónicos
Un documento electrónico está compuesto por los siguientes elementos:
Firma
Metadatos
Archivo
Creación de un archivo digital
Las tecnologías de la información(TIC) Permiten la creación de archivos digitales que se guardará en la memoria del ordenador
Si un archivo en formato PDF resulta muy pesado y difícil de manejar por un usuario, la solución es seleccionar el archivo PDF del documento
La creación de un archivo digital trae consigo la necesidad de organizar y almacenar la información recopilada
Operaciones con los archivos digitales
Las operaciones más habituales son las siguientes:
Eliminar
Calificar
Consultas o lectura
Unir
Actualizar, escribir o modificar
Dividir
Proteger
Importar
Asignar
Exportar
Cerrar
Respaldar
Abrir
Cambiar propiedades
Expurgar
Criterios de codificación y clasificación de los documentos digitales
La clasificación de documentos es la operación que se realiza en el archivo
Organización de los archivos informáticos en las oficinas
En la organización de los archivos de oficina se tendrá en cuenta:
Hay que eliminar los documentos de apoyo informativo si no forman parte del documento principal
Si se tiene documentación que acompaña al documento principal es aconsejables crear una subcarpeta para la documentación anexa
No se borrar carpetas ni documentos integrantes de estas sin autorización
Se debe evitar archivar documentos en varias carpetas
Las carpetas serán individualizadas para cada asunto
Que los originales se reproducirán según el procedimiento establecido para ello
Quién o quiénes son responsables del archivo de oficina
Las carpetas pueden ordenarse bajo distintos criterios:
Orden cronológico
Orden alfabético de nombres de personas u organismos
Orden numérico
Combinación de varios(ejemplo: crológico y alfabéticos)
Correspondencia electrónica en la empresa
Los correos electrónicos que no formen parte de ningún asunto
Cada correo se une a su respuesta
La correspondencia remitida o recibida durante la tramitación
Ventajas de una buena organización del archivo
Asunto
Fecha de inicio
Archivo
Relación de documento
Una organización con metadatos tiene efecto muy positivo
Facilita al acceso a la documentación por múltiples campos de recuperación
Facilita realizar las transferencias de forma automatizada
Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente dentro de la carpeta
Permite buscar un documento no dentro de la carpeta principal o departamento
Conservación de archivos digitales
Los soportes para conservar archivos digitales, dependiendo de su tecnología
Magnéticos
ópticos
Recomendaciones
Evitar campos magnéticos y proximidad con transformadores eléctricos
Mantener una temperatura ambiente de alrededor de 20 grados centígrados y una humedad del 40%
Proteger de la luz y el polvo
Guardar los discos de forma que no se doblen
Inconvenientes en la conservación del archivo aigital
Dependencia del software
Deterioro del soporte de almacenamiento
Obsolescencia de hardware
Expurgo en los archivos de gestión
Los archivos de datos
Archivos múltiples que se han producido de forma interna en la organización para comunicarse
Los borradores de los archivos
Los archivos establecidos por la organización
Los archivos de apoyo informativo
El registro digital de documentos
Para poder utilizar el DNIe se necesita
Un hardware
Un software
Registro telemático de documento ORVE-SIR
ORVE-SIR es la Oficina de Registro Virtual de Entidades
Cualquier persona puede registrar documentos con destino a las administraciones adheridas al proyecto ORVE
La seguridad del archivo digital
La seguridad informática tiene como principios los siguientes
Factores ambientales
Factores humanos
Factores tecnológicos
Factores impredecibles
Disponibilidad
Encriptación y cifrado de datos
Integridad
Instalación de software antivirus
Confidencialidad
Plan de contingencias
Respaldo de los datos