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TEMA 50 : EL TRATAMIENTO DE IMÁGENES Y EL PROCESO ELECTRÓNICO DE…

- - - - En materia de archivos se introduce como novedad la obligación de cada AP de mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, así como la obligación de que estos expedientes sean conservados en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento
      - También se regula el régimen de validez y eficacia de las copias de los documentos, y se definen los requisitos necesarios para que una copia sea auténtica, ñas características que deben reunir los documentos emitidos por las AAPP para ser considerados válidos, así como los que deben aportar los interesados en el procedimiento
      - Se establece con carácter general la obligación de las AAPP de no requerir documentos ya aportados por los interesados, salvo las excepciones contempladas en la Ley
    - - El ENS define la política de seguridad en la utilización de medios electrónicos, establece los principios básicos y requisitos mínimos que permitan una protección adecuada de la información en cualquier soporte, incluyendo el documental
    - - El ENI establece los criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones.
      - Regula también las condiciones de recuperación y conservación del documento electrónico, haciendo hincapié en las medidas organizativas y técnicas que deben garantizar las AAPP para garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida
      - Establece que las AAPP crearán repositorios electrónicos, complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los archivos convencionales.
      - En relación con el formato de los documentos, se conservarán en el formato en que haya sido elaborado, enviado o recibido y preferiblemente en un formato de estándar abierto que preserve a lo largo del tiempo la integridad del contenido, de la firma electrónica y de los metadatos que lo acompañan
      - Normas Técnicas de Interoperabilidad
        
        Norma Técnica de Política de Gestión de documentos electrónicos
        
        Tiene por objeto establecer las directrices para la definición de políticas de gestión de documentos electrónicos.
        
        Definición y ámbito de aplicación
        
        Roles de los actores involucrados
        
        Directrices para la estructuración y desarrollo de los procedimientos de gestión documental
        
        Acciones de formación
        
        Actuaciones de supervisión y auditoría
        
        Proceso de revisión del contenido de la política a fin de garantizar su adecuación a la evolución de las necesidades de la gestión de documentos
        
        Norma Técnica de Catálogo de Estándares
        
        Tiene por objeto establecer un conjunto de estándares que satisfagan lo previsto en el RD 4/2010, en cuanto a interoperabilidad técnica, haciendo uso de estándares abiertos y que sean de uso generalizado por los ciudadanos
        
        Norma Técnica de documento electrónico
        
        Tiene por objeto establecer los componentes del documento electrónico, contenido, en su caso, firma electrónica y metadatos, así como la estructura y formato para su intercambio
        
        Norma Técnica de Procedimiento de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos
        
        Tiene por objeto establecer las reglas para la generación de copias electrónicas auténticas, copias papel auténticas de documentos públicos administrativos electrónicos y para la conversión de formato de documentos electrónicos
        
        Norma Técnica de Digitalización de documentos
        
        Tiene por objeto establecer los requisitos a cumplir en la digitalización de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización a través de medios fotoeléctricos
    - - Se crea el Sistema Archivístico Valenciano (SAV) del que forman parte
        
        El Archivo de la Corona de Aragón, el Archivo del Reino de Valencia, el Archivo Histórico Provincial de Castellón, Alicante y Orihuela
        
        El Arxiu Històric de la CV, que actúa como cabecera del Sistema Archivístico Valenciano
        
        Los archivos de las instituciones que integran la Generalitat y su administración
        
        Los archivos de los entes locales de la CV
        
        Los archivos de las universidades públicas de la CV
        
        Los archivos de las academias científicas y culturales, los colegios profesionales, las cámaras de comercio, industria y navegación...
        
        Archivo de las universidades privadas de la CV
        
        Archivos diocesanos y capitulares de la Iglesia católica y de otras confesiones
        
        Archivos privados que se integren por resolución de la Consellería de Cultura
- - - - Imagen raster : matrices de píxeles o elementos de imagen que se ordenan mediante filas y columnas
      - Imagen vectorial :se componen de fórmulas matemáticas y se pueden manejar sin perder la calidad de la imagen
    - - Conversión de formatos
        
        Los formatos más comunes
        
        BMP, TIFF, GIF, PNG, MNG, JPG, JPEG 2000
      - Escalado : se cambia el tamaño sin variar la resolución
      - Cambio de resolución : lo habitual es pasar de mayor a menor, ampliando su tamaño. Si es de menor a mayor se hace mediante proceso de resolución por interpolación que da una imagen de mayor calidad pero ya no se corresponderá fielmente al original
      - Crear miniaturas :creas una nueva imagen más pequeña, variando o no su resolución
      - Operaciones de retoque :eliminación de puntos, de oblicuidad, aumento de nitidez, uso de filtros, ajuste de profundidad de bits
      - Optimización de la imagen :se usan utilidades que permiten aplicar la máxima compresión a un archivo gráfico
      - Creación de metadatos :proceso de agregado de texto que ayuda a describir, rastrear, organizar o mantener una imagen
  - - - 1. Preparación del documento original :un conservador los examina y determina si es necesario realizar un tratamiento previo para correegirlos
      - 2. Adquisición del documento digital o escaneado: el dispositivo cuenta con un sensor fotoeléctrico, y y un conversos de señal analógica a digital
      - 3. Procesado o tratamiento del documento digital :el documento digital puede presentar deformaciones y , con técnicas y algoritmos matemáticos se mejora
      - 4. Almacenamiento y gestión :se almacena en un formato que permita su lectura posterior por diversos programas
      - 5. Presentación del documento digital :en el monitor o impresora
    - - Tipos de escáneres : planos, de trayectoria (para libros), con alimentador de hojas, de tambor, cámaras digitales, para diapositivas..etc
      - Parámetros de prestaciones de un escáner
        
        Zona de barrido
        
        Resolución óptica y resolución por interpolación expresada en ppp
        
        Profundidad de color en bits por pixel
        
        Velocidad de barrido
        
        Tiempo medio entre fallos
        
        Tipo de dispositivo
        
        Tipo de controladora
        
        Software incluido..
        
        Precio y fiabilidad de la marca
    - - La calidad del documento original
      - La resolución del escaneado del dispositivo
      - El factor de ampliación de la imagen
      - El área de imagen o escaneado
      - La profundidad de bit o color
      - Tono, saturación o brillo
    - - OCR presenta muchos errores. La tecnología ICR (Intelligent Character Recognition) permite al ordenador aprender nuevos caracteres y formatos mediante el uso de redes neuronales, reduciéndose los errores
- - - - Combina diferentes unidades de información
      - Son legibles por máquinas y no por personas
      - Su contenido puede cambiar de soporte con el tiempo
      - Permite establecer relaciones con otros documentos
      - La estructura física carece de importancia
      - Su contenido puede ser modificado rápidamente
      - Fácilmente reproducible, dando lugar a infinitas réplicas
      - Admite múltiples formatos de lectuira
      - Son contenedores dinámicos de información
    - - Bloque de datos :formado por los datos de contenido e identificación del documento.
        
        Datos de contenido informativo : fichero que soporta el contenido
        
        Datos de identificación para la autenticación y validación del documento : firma electrónica o firmas asociadas al fichero de contenido
      - Bloque de metadatos :asociados al contenido, estructura e identificación del documento. de acuerdo con la NTI de documento electrrónico
    - - 1. Captura :que incluirá el tratamiento de los metadatos mínimos obligatorios definidos en la NTI de Documento Electrónico
      - 2. Registro :atenderá la posibilidad de digitalizar documentos recibidos en soporte papel según la NTI de Digitalización de Documentos
      - 3. Clasificación :incluirá los criterios de formación de expedientes y agrupaciones de documentos electrónicos según la NTI de Expediente Electrónico
      - 4. Descripción de documentos
      - 5. Acceso : que contemplará la posible regulación institucional de dicha práctica así como la trazabilidad de las acciones que se realizan sobre ellos
      - 6. Calificación
        
        Determinación de los documentos esenciales
        
        Valoración de documentos y determinación de plazos de conservación
        
        Dictamen de la autoridad calificadora
      - 7. Conservación :en función de su valor y su calificación
      - 8. Transferencia :incluirá las consideraciones para la transferencia entre repositorios y las responsabilidades de su custodia
      - 9. Destrucción o eliminación :atenderá a la normativa aplicable en materia de eliminación de Patrimonio Documental y contemplará las medidas de seguridad definidas en el ENS
  - - - El uso del ordenador en la gestión documental se inicia a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, en los años 60. creando programas de bbdd o catalogación leible por ordenador.
      - Con la evolución de las TIC, surgió la necesidad de capturar y conservar documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico
      - En las primeras etapas en los años 80 se basaba en la digitalización por escáner, aplicando la tecnología OCR
      - En la actualidad, coexisten los más diversos Sistemas de Gestión Documental, desde el simple registro manual de correspondencia, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan la documentación electrónica y controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación del expediente, enlazan el contenido de archivos, bibliotecas, etc., realizar búsquedas y recuperar información
      - Al entenderse la gestión documental como un proceso global, corporativo e integral, han surgido también otros sistemas, los GED (Gestión Electrónica de Documentos) , que son una evolución de los tradicionales sistemas de gestión documental
      - Para el futuro, ya se habla de la Gestión de Contenidos Empresariales para representar la integración de las tecnologías descritas anteriormente y otras relacionadas como los portales integrados o aplicaciones web.
    - - Diseño normalizado de los documentos
      - Controlar el uso y circulación de los documentos
      - Evitar documentos innecesarios, duplicidades y versiones caducadas
      - La conservación e instalación de los documentos a bajo coste en los archivos intermedios
      - Organizar, clasificar, ordenar y describir los documentos para su adecuada explotación al servicio de la gestión y la toma de decisiones
      - Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que carezcan de valor para la gestión y el futuro
      - Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de crisis o emergencia
      - Permitir la recuperación de la información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta
      - Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino también para la cultura, la transparencia y la reutilización de la información en el sector público
    - - Responden de forma corporativa a las necesidades y problemas de gestión de la información
      - Tienen un carácter abierto y dinámico
      - Aportan soluciones que incluyen todo el ciclo de vida de los documentos
      - Contemplan y gestionan los diferentes soportes documentales de la organización
      - La gestión de la documentación se incluye dentro de la gestión de la calidad de la organización (ISO 9000)
      - Permiten establecer métodos seguros de distribución de documentos interna o externamente a la organización
      - Permiten gestionar millones de registros y recuperarlos en pocos segundos
      - Permiten compartir documentación con otros profesionales o colaboradores
      - Permiten el envío de documentos por faz o e-mail de forma directa
    - - Ventajas
        
        Disminución de tiempo de localización y recuperación de documentos
        
        Disminución del tiempo en tratamiento y gestión
        
        Disminución del coste de distribución
        
        Disminución de costes administrativos
        
        Drástico recorte en el espacio de almacenamiento
        
        Eliminación de documentos duplicados
        
        Drástica reducción del material del archivo
        
        Mayor control y seguridad
        
        No existen documentos extraviados o perdidos
        
        Mejora de calidad del servicio ofrecido
        
        Aumento de productividad y rendimiento en la consulta
      - Inconvenientes
        
        Longevidad : los soportes de almacenamiento duran menos que el papel
        
        Cambio cultural : es el mayor obstáculo a vencer
    - - Captura de los documentos
        
        Escaneado
        
        Importación de documentos electrónicos
        
        Conversión de documentos electrónicos
      - Indexación de los documentos
        
        Indexación de texto completo o indexación de cada palabra
        
        Campos índices
        
        Estructura de carpetas y ficheros
      - Distribución de los documentos
        
        Acceso al mismo fichero al mismo tiempo por varios usuarios
        
        Distribución de documentos a usuarios autorizados dentro y fuera de una organización
        
        Salvaguarda de copia inalterable
      - Archivo de los documentos
        
        Compatibilidad con todos los sistemas de almacenamiento existentes.
        
        Almacenamiento en formatos no propietarios como ASCII o TIFF
  - - - Tecnologías de gestión y almacenamiento de imágenes digitales
      - Tecnologías OCR
      - Tecnologías de almacenamiento óptico
      - Gestión electrónica de documentos
      - Trabajo en grupo o groupware
      - Control de los flujos de trabajo o workflow
    - - Alfresco (open source)
      - Documentum
      - Nuxeo
      - Athento
      - NavegaDoc
      - En las AAPP
        
        Inside (DTIC) cumple con el ENI
    - - ISO 15489 : Información y documentación. Gestión documental. Provee un marco para gestionar documentos describiendo las buenas prácticas, procesos y controles documentales que deberían implementarse
      - UNE-ISO 30300 :sustituye a la ISO 15489 . Unifica los fundamentos y vocabulario para toda la gestión de documentos.
      - MoReq2 y MoReq2010 :Modelo de Requisitos para la gestión de los documentos electrónicos, desarrollado en el marco de la UE. Enfoque operacional de la norma ISO 15489
- - - - Servidor de Gestión de Contenidos : es el núcleo del sistema y proporciona la plataforma para el resto de elementos.
        
        Captador de contenidos
        
        Gestión de usuarios
        
        Gestión del árbol de navegación
        
        Workflow
        
        Editor de contenidos
        
        Previsualización
        
        Gestor de distribución
      - Servidor de contenidos : obtiene los contenidos requeridos, teniendo en cuenta políticas de caché y personalización , y se los envía al módulo de presentación
      - Gestor de caché: mantiene la sincronización entre la BD de contenidos, la estructura de contenidos estáticos y los contenidos mantenidos en caché
      - Buscador de contenidos: capacidad de búsqueda de contenidos en la base de datos
      - Servidor de presentación: detecta y ajusta los contenidos a cada dispositivo en concreto.
    - - Servidor de personalización : es el núcleo y su cometido es proporcionar la plataforma para el resto de elementos
      - Servidor de observación : encargado de gestionar los puntos de observación (zonas identificadas para recoger información sobre los hábitos y acciones de los usuarios)
      - Servidor de segmentación : proporciona al sistema mecanismos para poder realizar una correcta segmentación de los usuarios que acceden al sistema
      - Gestor de reglas de negocio: gestiona y facilita la definición de reglas de negocio que permitan establecer criterios de personalización
      - Motor de recomendaciones : proporciona la lógica que permite particularizar y adaptar los contenidos a presentar a cada usuario
      - Gestor de informes : proporciona al personal de marketing informes que son utilizados para plantear reglas de negocio y orietación de políticas de personalización
      - Gestor de datos de personalización : proporciona acceso a la información registrada en la BD
    - - Contenidos estáticos : dependen directamente del servidor web o el de presentación
      - Contenidos estáticos reutilizables : afectados por políticas de personalización o requieren una composición previa con otros contenidos antes de la presentación
      - Contenidos dinámicos : contenidos almacenados en la BD, por lo que la elección del mismo a mostrar en cada momento podrá variar en función de la lógica de la aplicación, la política de personalización o la acción del usuario
- - - - Permite la validación y visualización de los documentos y expedientes para su uso en papel y la gestión de las firmas de cada fichero gestionado. Está disponible en la nube SARA como producto distribuible e instalable
    - - No almacena nada, sólo se puede usar como modo de conversión a documentos y expedientes electrónicos para su almacenamiento en otro sistema.
- - - - Regular el sistema general de gestión de la documentación de la Administración de la GV
      - Determinar los criterios básicos de organización y funcionamiento de los archivos que custodian esta documentación en sus diferentes fases
      - Regular las condiciones generales de utilización, acceso y conservación que garanticen los derechos de las personas físicas y jurídicas y la mejora de la gestión administrativa
  - - - Archivos de oficina -> Archivos centrales de las Consellerías -> Arvhivo Intermedio -> Arxiu Històric de la CV
      - En los archivos de oficina se conserva la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas unidades de gestión u oficinas
      - Desde los archivos centrales de las Consellerías se coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de oficina y reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante
      - En el Archivo Intermedio se conservan los documentos que se han transferido desde los archivos centrales de las Consellerías y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico
      - En al Arxiu Históric de la CV se deposita la documentación que se ha transferido desde los archivos centrales de las consellerías o desde el archivo intermedio que se ha dictaminado que se debe conservar permanentemente o que aún no ha sido objeto de dictamen de eliminación