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PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (EL TRABAJO SISTEMÁTICO: Planificación (Evaluar…
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
EL TRABAJO SISTEMÁTICO: Planificación
Hacer adecuadamente las cosas previamente planificadas para conseguir los objetivos perseguidos
Asignar Objetivos
Empresa
Áreas de la organización
Equipos integrantes
Diferencia
Objetivos (Personal, profesional o empresarial)
Se planifican
Deseo
No se planifican
Hacer lo planificado
Evitar la improvización
Rigor en el trabajo diario
Información, formación y disciplina de las personas
Disponibilidad de recursos
Evaluar los objetivos
Conocer resultados
Proporciona información
Probabilidad de alcanzar los objetivos
Acciones de aprendizaje
Mejora la Gestión
Procedimentar Procesos operativos
Sistematizar procesos de control
Análisis de la Información
Normalizar Gestión de Recursos
Sistematizar la Responsabilidad del equipo de Dirección
REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE LOS PROCESOS
Símbolos Normas ANSI
Ventaja: Comunicación amplia y Única interpretación
Inconveniente: requiere que todos conozcan de su significado
Herramienta gráfica
Réctangulo
Actividad
Rombo
Dos alternativas
Elipse
Input
Output
Diagramas
De Bloques
Comunicación Interna
Visión clara, sencilla y rápida de un proceso complejo
Incorpora información en cada actividad en figuras conectadas
De Flujo funcional
Secuencia de actividades de un proceso
Herramienta para analizar un proceso
Ventajas de uso:
Tangibles, impacto visual y visibles
Análisis profundo y riguroso del proceso
Identifica áreas de posibles mejoras
Potencia la capacidad personal
Proyecta sensación de dominio del proceso
Facilitan la formalización y sistematización
Lenguaje común
Única Interpretación
Sistema de información (precisa y oportuna)
Inputs racionaliza la información
Efectividad valor añadido al cliente
Cuantificar el impacto de la variable tiempo
Iniciativa de los empleados
Identifican actividades para asignar responsabilidad
NORMALIZACIÓN DE PROCESOS: Herramientas
Extensión de la documentación
Necesidades específicas
Mercado al que sirve
Requisitos reglamentarios
Tamaño y complejidad de la Org.
Características productos y procesos
Incumplimiento o funcionamiento
Competencias del personal
Normalización de procesos y entorno
Producto final repetitivo
Entorno externo predecible
Contribución de la normalización de procesos
El funcionamiento sistemático
Predecible el resultado
Qué operación y gestión realizar
Asignar responsabilidad
Procesos formalizados
Comunicación y relación interpersonal
Eficacia en la organización
Funcionamiento de la organización
Crecimiento de la empresa
Normalización de procesos: la Hoja de Proceso
Procedimiento (según ISO 9000:2000)
Hoja de Procesos partes:
Encabezamiento, objeto y alcance
Diagrama de flujo del proceso
Descripción de actividades operativas y de control de procesos
Ejecutor de procesos interfuncionales
Otras herramientas para la normalización de procesos
Diagrama de flujo funcional
Útil para el análisis de procesos
Procesos largos
Mapa de comunicaciones
Secuencia de actividades simple
Chequeo de los datos de entrada
Cantidad de datos o información
Planing del proceso
Procesos de ejecución periódica
Fechas objetivo críticas
Diagrama de barras (de Gantt)
¿CUÁNTOS PROCESOS FORMALIZAR?
Son numerosos los procesos
Cuales documentar?
Esquema en función de importancia
ISO 9001:2000 dice que:
Los documentos necesitados por la organización para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.
La empresa ha de identificar los procesos necesarios para el Sistema de Gestión
Único proceso - Hoja del Proceso