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PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ¿CUÁNTOS HAY EN MI EMPRESA? HERRAMIENTAS DE…
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ¿CUÁNTOS HAY EN MI EMPRESA? HERRAMIENTAS DE NORMALIZACIÓN
EL TRABAJO SISTEMÁTICO: PLANIFICACIÓN
PYMES: "Hacer adecuadamente las cosas, previamente planificadas para conseguir los objetivos perseguidos"
asignación de objetivos para todos
objetivos de empresa
de cada área de la organización
de los diferentes equipos que la integran
la diferencia entre un objetivo (personal profesional o empresarial
la esencia de la gestión es la planificación
lo que da credibilidad a los objetivos son las acciones que vamos a tomar para conseguirlos
una planificación integrada y coordinada garantiza que " todos atacan o todos defienden"
la planificación mejor en equipo es una de la asignaturas pendientes en muchas empresas
la planificación sistemática pasa por formalizar los procesos de trabajo de todos los procesos
Hacer lo planificado
evitar en lo posible la improvisación
resultado del trabajo (calidad, retrasos y extracostes del producto del proceso)
rigor en el trabajo diario
hacer adecuadamente las cosas que inicialmente se dijo que se iba hacer
La evaluación
medir el nivel de consecución de los objetivos, es decir los resultados obtenidos
proporciona una información de gran interés para desencadenar acciones de aprendizaje y mejora de la gestión
De los diferentes tipos de proceso:
procedimentar todos los procesos operativos
sistematizar todos los procesos de control
formalizar los procesos de análisis de la información proporcionada por los procesos de control
normalizar los procesos de gestión de recursos
sistematizar la responsabilidad del equipo de Dirección
REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE LOS PROCESOS
Normas ANSI
Se utiliza para la presentación formal de los diagramas
DIAGRAMA : herramienta gráfica para facilitar la comunicación, la ejecución y análisis de los procesos, se puede reducir a lo siguiente
Rectángulo: para presentar una actividad
rombo: de decisión, generando dos secuencias de alternativa en las secuencias
input y output, se representa mediante una elipse
DIAGRAMA DE BLOQUES
"comunicación interna", proporciona una visión clara, sencilla y rápida de un proceso complejo. Nuevo requisito de la ISO 9001: 2000
DIAGRAMA DE FLUJO FUNCIONAL
muestra la secuencia de las actividades de un proceso a través de las diferentes áreas organizativas, o departamentos implicados
herramienta adecuado cuando se pretende analizar un proceso
Ventajas del uso de los diagramas
permiten hacerlo más tangibles
ayudan a realizar un análisis profundo y riguroso del proceso
potencia la capacidad personal para comprender situaciones complejas
facilita la formalización y sistematización de procesos
facilitan la comunicación al proporcionar un lenguaje "común"
la precisión de la secuencia de actividades: evita malos entendidos y falsas interpretaciones
ayudan a definir el adecuado sistema de información
proporciona inputs para racionalizar la organización
permiten cuantificar el impacto de la variable tiempo
anima a los empleados a tomar iniciativas
permite la identificación de varias actividades
ventaja: permite una comunicación en un perímetro amplio
inconveniente: requiere que todo el mundo esté familiarizado con su significado
NORMALIZACIÓN DE PROCESOS: HERRAMIENTAS
Extensión de la documentación
necesidades específicas de la empresa
mercado al que sirve, requisitos de los clientes, grado de demostración de cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión
requisitos reglamentarios
tamaño y complejidad de la organización
características de los productos y procesos
los riesgos de incumplimiento o funcionamiento no predecible
competencias del personal
Normalización de procesos y entornos
cuando el producto final sea repetitivo
cuando el entorno externo sea bastante predecible
Hojas de Proceso
procedimiento "forma especificada para llevar a cabo un proceso" consta de las siguientes partese
Encabezado (título del proceso, objetivos y alcance)
diagrama de flujo de proceso
breve descripción de las actividades operativas y de control de procesos
Ejecutor de cada actividad
Caso práctico
HERRAMIENTAS PARA LA NORMALIZACIÓN DE PROCESOS
¿CUÁNTOS PROCESOS FORMALIZAR?
Iso 9001 - 2000 dice que:
el sistema de gestión ha de incluir los documentos necesitados por la organización para asegurarse de la eficaz planificación
la empresa ha identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión
Diseños de Procesos: Check List
Output
herramientas
actividades
justificar el valor añadido de cada actividad
justificar y caracterizar los puntos de control y decisión
identificadas las actividades críticas
¿se pueden cambiar los controles por actividades de aseguramiento
identificadas medidas de resultados e indicadores
definida las actividades de seguimiento y medición
determinados los registros necesarios
definida la interacción con los procesos de mejora
elaborado el plan de implantación
