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¿QUÉ ES GESTIÓN Y CÓMO SE GESTIONA UN PROCESO? (CARACTERÍSTICAS DE UN…
¿QUÉ ES GESTIÓN Y CÓMO SE GESTIONA UN PROCESO?
EL CICLO DE LA GESTIÓN
Ciclo previo: comprobar si las cosas mencionadas se pueden gestionar
ejemplo: gestión de ventas, los elementos del ciclo son:
Identificación
Medición
Control
Otras variables que históricamente no se gestionaban
gestión de personas
gestión de la satisfacción del cliente
gestión de procesos
Descripción
El ciclo se desencadena porque existe un objetivo a conseguir o un problema a solucionar
adecuadamente formulado el objetivo que sea medible o evaluable, se desencadena la etapa de la planificación
concluye con la elaboración de un plan con las acciones a tomar y de la determinación de los recursos disponibles
no programarlo en un sencillo diagrama de barras
La fase de ejecución
se refiere asegurar la implantación de las acciones previamente planificadas
La eficacia de esta fase depende mucho de la calidad con la que se ha hecho la planificación
un buen plan de acción garantiza en tal medida que los costes de los recursos, se traducirán en valor
Etapa de comprobación
se verifica si las acciones implantadas han aportado los resultados esperados
Actuar: etapa final
revisar optimizar, industrializar, explotar o transversalizar las acciones de mejora
GESTIÓN
Hacer adecuadamente las cosas, previamente planificadas, para conseguir objetivos
Gestión de Procesos
Identificación
mapa de procesos
medición
control
Explotación del ciclo
sin objetivos no hay gestión
el ciclo de la gestión no finaliza con la medición, sino que para cerrarlo hay que utilizar la información recogida (mejorar)
la frecuencia de rotación del ciclo coincide con las de las actividades de medición
la eficiencia está muy relacionada con la fase de ejecución (nivel operativo)
la eficacia está asociada con la fase de planificación(gestor)
APLICACIÓN DEL CICLO: LA GESTIÓN ES CUESTIÓN DE HERRAMIENTAS
Gestión de 1 día de la vida profesional
la herramienta más utilizada para algunas de las fases del ciclo es la agenda (papel o electrónica)
Gestión de un proceso
mapa de procesos y procedimientos serían las herramientas de planificación
evidencias, registros, auditoría, autoevaluación, cuadro de mando, etc, serían las herramientas de medición y seguimiento
Gestión de un proyecto
formalización del proyecto, equipo de proyecto,presupuestos y riesgos
Gestión estratégica
las herramientas son básicamente el DAFO, el planing, el presupuesto y el cuadro de mando para el seguimiento de la implantación
Gestión y Técnicos
Una buena comprensión del ciclo de la gestión deben permitir ver muy claro que tanto la planificación como el control solo pretenden aumentar la eficacia de la ejecución, posteriormente proporciona información para la mejora continua
cuando existe el conflicto puede ser debido a tres razones
conflicto personal en la mente del técnico
carencias de información y formación
sistema de gestión mal diseñado o implantado
¿CÓMO SE GESTIONA UN PROCESO
Pasos para gestionar un proceso
Acciones preliminares
comprender el concepto de procesos
comprender el concepto de gestión
La gestión de un proceso Etapas
asignar y comunicar la misión de un proceso y los objetivos de calidad, tiempo, servicio
fijar los límites del proceso
planificar el proceso, representarlo graficamente en un diagrama
comprender las interacciones con el resto de procesos
asegurar la disponibilidad de recursos
durante la etapa de ejecución del proceso y cuando el responsable no sea el ejecutor directo, el gestor del proceso se involucra en la solución
medición y seguimiento
acometer las correcciones pertinentes
si hubiera desviaciones sobre los objetivos, proponer medidas correctoras
desencadenar el proceso de mejora continua del proceso
CARACTERÍSTICAS DE UN PROCESO BIEN DIRIGIDO Y GESTIONADO
Tener identificados a sus proveedores y clientes siendo conocidos
tener una misión claramente definida en términos de su contribución al desarrollo de la misión y política de la empresa
disponer de objetivos cuantitativos y cualitativos
contar con un propietario responsable del proceso
tener límites concretos de comienzo y final
tener asignados con claridad unos recursos y ser realizables con aquellos disponibles. uso adecuado de la tecnología de la información
incorporar un sistema de medidas de control de su eficacia, eficiencia y flexibilidad
mínimos puntos de control, revisión y espera
operar "bajo control estadístico"
estar normalizado y documentado
mostrar con claridad las interrelaciones con otros procesos internos y del cliente
contribuir al desarrollo de ventajas competitivas propias, sostenibles y duraderas
ser lo más sencillo y fácil de realizar
Evolución de la madurez del enfoque basado en procesos
propone considerar las siguientes evidencias para evaluar la madurez del enfoque
nivel 1. sin aproximación formal
nivel 2. aproximación reactiva
nivel 3. aproximación del sistema formal estable
nivel 4. énfasis en la mejora contínua
nivel 5. desempeño de mejor en su clase
COHERENCIA DE LOS REQUISITOS DE "MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA"
Analizar la lógica y la secuencia de los requisitos del Capítulo 8 de ISO 9001-2000, ayuda a comprender mejor el concepto de gestión
Medición toma de datos
Análisis, proceso de datos
Mejora
en función de los resultados obtenidos procederá
acometer una simple corrección
tomar una acción correctora o preventiva
desencadenar el proceso de mejora continua
Lecciones aprendidas
Gestionar es hacer cosas previamente planificadas para conseguir objetivos
la palabra gestión tiene mucho de tópico
gestión está mas asociado con la capacidad de planificar
el gestor deberá justificarse por la consecución de objetivos
gestión es una capacidad y como tal se puede desarrollar
supuesto el cumplimiento de la ejecución la fase de mayor valor añadido es la de mejora
una cosa es la gestión por procesos que es un enfoque de la empresa
gestión de calidad, recogida de datos,análisis de los mismos para obtener información y toma de las decisiones pertinentes
