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CAPÍTULO 4 ¿CUÁNTOS HAY EN MI EMPRESA? HERRAMIENTAS DE NORMALIZACIÓN (1.-…
CAPÍTULO 4
¿CUÁNTOS HAY EN MI EMPRESA? HERRAMIENTAS DE NORMALIZACIÓN
1.- EL TRABAJO SISTEMÁTICO: PLANIFICADO
Hacer adecuadamente las cosas previamente planificadas para conseguir los objetivos perseguidos
a)
la asignación de objetivos para todos
b)
la diferencia entre un objetivo y un deseo es que los segundos no se suelen planificar mientras que es indispensable hacerlo para alcanzar los primeros
Lo que da credibilidad a los objetivos son las acciones que vamos a tomar para conseguirlos
La planificación es mejor en equipo
c)
Hacer lo planificado, evitando la improvisación
d)
Conocer los resultados de todo lo que hacemos, evaluar y medir
2.- REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE LOS PROCESOS
Existe una serie de símbolos normalizados que se utilizan para la presentación formal de los diagramas
Los diagramas son herramientas para facilitar la comunicación, ejecución y análisis
Diagrama de bloques
proporciona una visión clara, sencilla y rápida de un proceso complejo
pueden incorporar un abreve información sobre cada actividad en figuras conectadas
Diagrama de flujo funcional
muestra la secuencia de las actividades de un proceso a través de las diferentes áreas organizativas o departamentos implicados
es una herramienta adecuada cuando se pretende analizar un proceso
Para que estos diagramas sean la herramienta gráfica básica de comunicación, han de ser fácilmente manejables, comunicables y comprensibles
el uso de diagramas requiere que los usuarios hayan sido instruidos en su elaboración e interpretación
3.- NORMALIZACIÓN DE PROCESOS: HERRAMIENTAS
Extensión de la documentación
Fácil de usar
Mayor nivel de detalle que el proceso sobre el que la empresa tiene menos doinio
Tener en cuenta:
necesidades específicas de la empresa
mercado al que sirve
requisitos reglamentarios
tamaño y complejidad de la organización
características de los productos y de los procesos
riesgos de cumplimiento
competencias del personal
Normalización de procesos y entorno
Es siempre un mecanismo de coordinación
Su eficacia en los siguientes casos:
cuando el producto final sea repetitivo
cuando el entorno externo sea bastante predecible
Normalización de procesos: la hoja de procesos
Procedimiento ISO 9000:2000
Forma específica para llevar a cabo un proceso
Formalización de hoja de procesos partes:
encabezado
diagrama de flujo del proceso
breve descripción de las actividades operativas y de control de proceso
ejecutor de cada actividad
anexos
Para ser una eficaz herramienta, intentar que no ocupe más de una hoja
Otras herramientas para la normalización de procesos
Diagrama de flujo funcional
Es adecuado para procesos largos
se recomienda documentar el proceso
Mapa de comunicaciones
Para procesos cuya secuencia de actividades sea simple
Planing del proceso
En proceso de ejecución periódica y con fechas objetivo críticas, puede ser de ayuda par el seguimiento la herramienta del diagrama de barras
La norma ISO 9001:2000 deja muy abierto al criterio de la empresa, el número de procesos a normalizar
Dos fases a la hora de formalizar procesos:
las cosas las hace el que sabe
para normalizar algo, es algo debe ser normalizable